Niebawem przedsiębiorcy będą zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Prace nad jego wdrożeniem trwają już kilka lat. System cały czas jest modyfikowany. Specjaliści z Ministerstwa Finansów udzielają wyjaśnień dotyczących najbardziej zawiłych kwestii, jak np. związanych z możliwością anulowania faktur wystawionych w KSeF.
Krajowy System e-Faktur ma służyć do wystawiania faktur w czasie rzeczywistym. W momencie, w którym KSeF zacznie być obowiązkowy, przedsiębiorcy zostaną zobligowani do wystawiania dokumentów tylko w systemie. Od tej chwili każda transakcja pomiędzy podmiotami gospodarczymi zostanie zarejestrowana w centralnej bazie danych zaraz po wystawieniu faktury. Każdy dokument będzie ustandaryzowany co oznacza, że każdy będzie posiadał taką samą strukturę danych, czyli będzie zawierał taki sam zakres danych jakie zostały przyjęte przez system centralny. Aby pobrać fakturę z KSeF podatnicy będą musieli posiadać specjalne pełnomocnictwo.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Data wdrożenia KSeF jest ciągle przesuwana. Obecnie wiadomo, że system na pewno nie zacznie obowiązywać w 2024 roku. Jak na razie nie wiadomo, kiedy dokładnie zostanie wprowadzony.
Anulowanie faktury
W obowiązujących przepisach prawa podatkowego, w ustawie o podatku VAT oraz w innych przepisach wykonawczych nie znajduje się wyjaśnienie na czym polega anulowanie faktur. Pomimo tego może zdarzyć się, że faktura w wyniku wystąpienia pewnych okoliczności może zostać anulowana. Taka czynność dopuszczalna jest tylko w sytuacji, w której dokument nie trafił jeszcze do obiegu prawnego, a dana transakcja nie miała miejsca, czyli mówimy tu o typowej pomyłce w trakcie wystawiania faktury. Taką zależność potwierdzają wydane interpretacje podatkowe, jak przykładowo interpretacja z dnia 14 czerwca 2023 roku, nr 0111-KDIB3-1.4012.282.2023.2.AMA wydana przez Dyrektora KIS, w której wskazał on, że anulowanie faktury jest czynnością wyjątkową i tak powinno być traktowane. Możliwość anulowania powinna być wykorzystywana w szczególnych przypadkach tylko wtedy, kiedy zaistnieje taka konieczność, a faktura powinna dokumentować czynność, do której nie doszło. W przypadku anulowania faktury sprzedawca zobowiązany jest do posiadania w dokumentach egzemplarzy faktury (kopia i oryginał) z adnotacją, że faktura została unieważniona. Dzięki temu taki dokument nie będzie mógł być powtórnie wykorzystany w obrocie gospodarczym.
Anulowanie faktury w KSeF
Mechanizm związany z anulowaniem faktur wskazany powyżej dotyczy dokumentów wystawianych poza systemem e-faktur. W KSeF dokument zostaje wprowadzony do obrotu gospodarczego od razu po jego wystawieniu. Obecnie na podstawie posiadanych informacji należy przypuszczać, że w systemie KSeF nie będzie możliwe anulowanie faktur. W zamian przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę korygującą. Na razie jest to tylko jedna z propozycji.
Ministerstwo Finansów cały czas pracuje i zbiera materiały odnośnie najbardziej problematycznych zagadnień. Między innymi ma być opracowane kompendium wiedzy o KSeF, którego zadaniem będzie rozwianie wszelkich wątpliwości związanych z funkcjonalnością systemu. Jednocześnie prowadzone są rozmowy i dyskusje w tym zakresie z zainteresowanymi stronami będącymi przedstawicielami organizacji biorącymi udział w konsultacjach dotyczących wprowadzenia KSeF. Wyniki rozmów mają zostać opublikowane na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.
Podsumowanie
Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami nie ma możliwości anulowania faktur wystawionych w KSeF. Przewiduje się, że takie przepisy w ogóle nie zostaną wprowadzone. Faktura sprzedaży wystawiona i przesłana do KSeF nie będzie mogła zostać anulowana. Rozwiązaniem ma być anulowanie jej do zera i ponowne wysłanie do KSeF. Dodatkowo przygotowywane są przepisy wykonawcze w postaci rozporządzeń. Przedsiębiorcy będą mogli wcześniej zapoznać się ze wszystkimi materiałami. Obecnie nie jest jeszcze wiadomo, kiedy system KSeF zostanie wprowadzony w życie.
