Decyzji podatnika pozostawione jest, czy będzie on przechowywał faktury w wersji papierowej, czy też zdecyduje się na wersję elektroniczną. Przepis ten odnosi się nie tylko do faktur wygenerowanych w formie elektronicznej, również te papierowe mogą zostać zeskanowane, a następnie przechowywane w formie elektronicznej, a oryginały mogą zostać zniszczone. Na potwierdzenie tego stanowiska może posłużyć interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, która została wydana w dniu 21 marca 2017 roku, ze znakiem 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG.
Nie można jednak zapominać o przesłankach, które towarzyszą przechowywaniu faktur (wśród których zaliczamy: zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralność treści, a także czytelność).
Obie formy faktur muszą zostać przechowywane (chodzi tutaj o zakupowe oraz sprzedażowe), dokładniej ujmując faktury, które zostają wystawione przez podatnika, jak również te faktury, które zostały dostarczone przez kontrahentów (zaliczają się do nich duplikaty faktur).
Istnieją również wymogi odnośnie ich przechowywania, a mianowicie chodzi o podział w oparciu o okresy rozliczeniowe, co znacznie ułatwia odszukanie konkretnych faktur (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). W myśl ustawy dowiadujemy się, że podatnik ma obowiązek zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury, a owe przesłanki dotyczą czasu wygenerowania faktur, albo otrzymania ich, aż do momentu w którym nastąpi przedawnienie zobowiązania podatkowego.
Czym jest autentyczność pochodzenia faktury oraz integralność treści?
Autentyczność jest przekonaniem, iż tożsamość osoby wystawiającej fakturę jest prawdziwa, z kolei integralność treści faktury jest przekonaniem, że w konkretnej fakturze nie zostały zmienione żadne informacje, które muszą wchodzić w jej skład (art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Wymagania o których mowa są bardzo istotne, jeśli przedsiębiorca podjął decyzję o przechowywaniu faktur w formie elektronicznej. W tej sytuacji istnieje szansa na wykonanie różnorodnych zmian odnoście treści znajdujących się na fakturach. Istnieją jednak metody pozwalające na sprawdzenie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury, chociażby dzięki procedurom kontroli biznesowych, albo skorzystania z opcji podpisu kwalifikowanego (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). Procedury o których mowa przysłużą się do chociażby udowodnienia związku, który występuje pomiędzy fakturą a wyświadczoną usługą, czy też wykonaną dostawą towarów.Kwestia terminów, która odnosi się do przechowywania ewidencji oraz dokumentów (wśród których zaliczamy również faktury) opiera się na przepisach art. 112 ust. 1 ustawy o VAT). Dowiadujemy się, że podatnicy mają obowiązek przechowywać ewidencje tworzone dla celów rozliczania podatku, a także wszystkie inne dokumenty z tym związane (a przede wszystkim faktury), które odnoszą się do owego rozliczenia do momentu, w którym kończy się termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sięgnijmy po ordynację podatkową (art. 709 ust. 1), z której wynika, że zobowiązanie podatkowe zostaje przedawnione wraz z minięciem 5 lat, które liczone jest od końca roku kalendarzowego, kiedy to zakończył się czas na opłacenie podatku.
Posłużmy się przykładem:
Faktura służy udokumentowaniu dostawy towarów, która miała miejsce w maju 2017 roku, w tym samym czasie powstał również obowiązek podatkowy, w związku z tym dnia 25 czerwca 2017 roku minie termin płatności kwoty podatku, który odnosi się do owej faktury. W związku z tym, zobowiązanie odnośnie zapłaty owego podatku przedawni się ostatniego dnia 2022 roku. Dzięki temu w dniu 01.01.2023 roku podatnik nie musi już dłużej przechowywać tej faktury.
Warto wziąć pod uwagę, że w Ordynacji podatkowej jest również mowa o sytuacjach, kiedy okres przedawnienia podatkowego jest dłuższy niż tradycyjne 5 lat, co oczywiście zobowiązuje podatnika do przechowywania faktury dłużej.
Posiłkując się art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT wynika, że podatnik który jest właścicielem siedziby działalności gospodarczej na obszarze państwa ma obowiązek przechowywać te faktury na obszarze państwa, a wyjątkiem jest przechowywanie ich w formie elektronicznej na obszarze innego państwa, jednakże organizacja podatkowa, albo organy kontroli skarbowej muszą mieć dostęp on-line do tych faktur, dzięki użyciu odpowiednich środków elektronicznych.
W kilku słowach podsumowania można rzec, iż na podstawie przepisów prawa należy przechowywać faktury zgodnie z przesłankami i musi to dotyczyć całego okresu, który rozpoczyna się w momencie wystawienia faktury, aż do momentu przedawnienia obowiązku podatkowego. Przechowanie faktur jest niezbędne w sytuacji kontroli podatkowej, gdyż na ich podstawie będzie można udowodnić, iż podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego z konkretnych faktur. Dobrze jest pamiętać, że w sytuacji kontroli skarbowej, podatnicy zobowiązani się do udostępnienia faktur, a jeśli faktury przechowywane są w wersji elektronicznej należy je pobrać oraz umożliwić przetwarzanie danych, które wchodzą w ich skład.
Data publikacji: 2018-08-18, autor: FakturaXL
