Czy biuro rachunkowe może zatrzymać dokumenty klienta za brak zapłaty?
Brak zapłaty za świadczenie usług księgowych stanowi dla biura rachunkowego podstawę do wypowiedzenia umowy księgowej i niewykonywania usług na rzecz klienta będącego dłużnikiem. Czy w takim przypadku biuro rachunkowe ma prawo nie wydać klientowi jego dokumentacji? A co w sytuacji, kiedy urząd skarbowy zażąda wydania dokumentów przedsiębiorcy w ramach przeprowadzanej kontroli podatkowej?
Umowa o prowadzenie usługi księgowej – co ją charakteryzuje?
Umowa o prowadzenie księgowości:
ma charakter umowy starannego działania – umowa powinna być wykonywana w sposób należycie staranny i opierać się na zaufaniu do wykonawcy bez jakiegokolwiek nadzorowania ze strony zlecającego
jest umową działającą zgodnie z zasadą swobody umów - w Kodeksie cywilnym brak jest szczegółowych uregulowań dotyczących takiej umowy, dlatego strony mają prawo w swobodny sposób ustalić między sobą różne zagadnienia. Ważne, żeby zapisy były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa
jest umową profesjonalnego działania - od obu stron umowy (przedsiębiorców) wymaga się profesjonalizmu
jest umową wzajemną – świadczenie jednej ze stron musi odpowiadać świadczeniu drugiej strony. Biuro rachunkowe w zamian za wynagrodzenie otrzymywane w sposób regularny zobowiązuje się do świadczenia usług księgowych.
Rozwiązanie umowy księgowej – co z dokumentami?
Przypadki, kiedy umowa o prowadzenie usług księgowych zostaje rozwiązana z powodu braku płatności są dość częstym powodem zakończenia współpracy biura z przedsiębiorcą. Czasami klient po wypowiedzeniu umowy nie chce w dalszym ciągu uregulować zaległości ani odebrać dokumentów, a dodatkowo urząd skarbowy w ramach przeprowadzanej kontroli żąda przekazania dokumentacji. Co w takich sytuacjach powinien zrobić właściciel biura rachunkowego?
Brak płatności za usługi księgowe - prawo do rozwiązania umowy przez biuro rachunkowe
W związku z tym, że umowa o świadczenie usług księgowych jest umową o charakterze wzajemnym to obie strony umowy mają względem siebie określone obowiązki. Biuro za otrzymane wynagrodzenie zobowiązuje się do prowadzenia ksiąg rachunkowych klienta. Jeżeli którakolwiek ze stron nie wywiąże się ze swojego obowiązku, to druga strona ma prawo zaprzestać wykonywania czynności określonych w umowie i może ją rozwiązać.
Przedsiębiorca przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym powinien zapoznać się z jej treścią, a w przypadku niezrozumienia jakiegoś jej punktu powinien zasięgnąć informacji od samego biura lub ewentualnie od prawnika. Podpisanie umowy oznacza, że przedsiębiorca zgadza się z jej zapisami i ma świadomość ponoszenia wszelkich kosztów związanych ze świadczeniem usługi księgowej przez biuro rachunkowe. Zgodnie z art. 490 par. 1 Kodeksu cywilnego:
Jeżeli jedna ze stron obowiązana jest spełnić świadczenie wzajemne wcześniej, a spełnienie świadczenia przez drugą stronę jest wątpliwe ze względu na jej stan majątkowy, strona zobowiązana do wcześniejszego świadczenia może powstrzymać się z jego spełnieniem, dopóki druga strona nie zaofiaruje świadczenia wzajemnego lub nie da zabezpieczenia.
Natomiast par. 2 wymienionego wyżej przepisu wskazuje, że:
Uprawnienia powyższe nie przysługują stronie, która w chwili zawarcia umowy wiedziała o złym stanie majątkowym drugiej strony.
Podsumowując, jeżeli przedsiębiorca zalega z płatnościami, to biuro rachunkowe może zawiesić dalsze świadczenie usług, a także ma prawo do rozwiązania zawartej umowy pod warunkiem, że umowa nie stanowi inaczej.
Brak płatności za usługi księgowe, a wydanie dokumentów klientowi
Jak wspomniano wcześniej konsekwencją niepłacenia za usługi księgowe jest zaprzestanie świadczenia usług przez biuro rachunkowe, a w ostateczności nawet rozwiązanie zawartej umowy. W przypadku rozwiązania umowy biuro rachunkowe nie ma prawa nie wydać klientowi dokumentów księgowych nawet wtedy, jeżeli zaległość nie została uregulowana. W zasadzie biuro może przechowywać dokumenty klienta tylko wtedy, kiedy istnieje ważna umowa na świadczenie usług księgowych. Rozwiązanie takiej umowy zobowiązuje biuro do wydania klientowi jego dokumentów. W żadnym razie nie powinny one być przechowywane przez biuro, nawet jeżeli klient wyrazi na to zgodę. Właściciel biura rachunkowego nie ma też prawa uzależnić wydania dokumentów od tego, czy klient spłaci zaległość. Takie działanie zgodnie z art. 276 Kodeksu karnego zagrożone jest karą.
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 9 sierpnia 2000 roku, sygn. akt V KKN 208/00 potwierdził, że przepis ten jak najbardziej odnosi się do przypadku zatrzymania dokumentów klienta w razie rozwiązania umowy księgowej:
…zaprzeczenie posiadania dokumentu i przetrzymywanie oraz niewydanie go, mimo żądania, osobie uprawnionej, może stanowić ukrywanie dokumentu w rozumieniu art. 276 KK
Podsumowując, biuro rachunkowe po rozwiązaniu umowy nie ma prawa zatrzymać dokumentacji rachunkowej klienta traktując tę czynność jako zabezpieczenie zapłaty należnego mu wynagrodzenia. W razie sporu, kwestię zaległego wynagrodzenia może rozstrzygnąć tylko sąd w ramach postępowania cywilnego.
Rozwiązanie umowy księgowej – wydanie dokumentów urzędowi skarbowemu
Czasami już po rozwiązaniu umowy z klientem z powodu powstałych zaległości, biuro rachunkowe może otrzymać z urzędu skarbowego wezwanie do wydania dokumentów byłego klienta.Biura rachunkowe często uważają, że w sytuacji, kiedy kontrolowany podatnik nie jest już ich klientem to nie mają prawa przekazywać urzędowi jego dokumentów. Natomiast zdaniem urzędów skarbowych, jeżeli biuro księgowe jest w posiadaniu dokumentów klienta za kontrolowany okres to właściciel biura powinien przekazać je na każde żądanie wystosowane przez organ podatkowy. Takie samo stanowisko potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 sierpnia 2019 roku o sygn. akt II FSK 2746/17, w którym wskazał co w takiej sytuacji powinien zrobić właściciel biura rachunkowego.
Sprawa, do której odniósł się NSA w wymienionym wyroku dotyczyła biura rachunkowego, które było w posiadaniu dokumentacji księgowej byłego klienta. Podatnik nie odebrał swoich dokumentów, pomimo że umowa z nim została rozwiązana. Biuro zostało wezwane przez naczelnika US do udostępnienia tych dokumentów. Właściciel biura odmówił ich wydania argumentując swoją decyzję tym, że współpraca z klientem została zakończona, a to, że nie odebrał on jeszcze dokumentacji, to jest wyłącznie jego winą. Kolejnym argumentem był brak posiadania upoważnienia byłego klienta do wydania dokumentów. Właściciel obawiał się poniesienia odpowiedzialności karnej za ich udostępnienie.
W ocenie sądu biuro rachunkowe nie ma prawa odmówić organowi podatkowemu wydania dokumentów księgowych klienta, który nie odebrał ich z biura już po rozwiązaniu umowy z powodu braku zapłaty za wykonaną usługę księgową. Sąd uważa również, że biuro rachunkowe nie może żądać, aby pracownicy urzędu skarbowego posiadali pełnomocnictwo od podatnika upoważniające do wydania dokumentów, ponieważ nie wynika to z przepisów o postępowaniu podatkowym. Niezależnie od sytuacji, biuro rachunkowe na wezwanie urzędu skarbowego ma obowiązek udostępnić dokumenty księgowe kontrolowanego podatnika. Odnosi się to też do sytuacji, kiedy strony rozwiązały umowę współpracy, ale cały czas łączą je niezapłacone zobowiązania. Sąd swoje stanowisko określił w następujący sposób:
między rachunkowością a prawem podatkowym istnieje jedynie związek techniczno-formalny, sprowadzający się do korzystania przez te dwa systemy prawa z tej samej ewidencji, tj. ksiąg rachunkowych. Bez znaczenia jest zatem formalne (wynikające z dokumentów zgłoszeniowych) miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej, skoro nie ulega wątpliwości, że faktycznie jest ona przechowywana u strony skarżącej (red. w siedzibie biura rachunkowego). Bez znaczenia jest również fakt zdekompletowania przedmiotowej dokumentacji (część została wydana już uprzednio córce prezesa kontrolowanej spółki – klienta biura). Biuro rachunkowe powinno – na wezwanie organu – wydać żądaną dokumentację w takim stanie, w jakim ją posiada.
Tym samym Naczelny Sąd Administracyjny zgodził się ze stanowiskiem organu podatkowego. Urząd skarbowy nałożył na biuro rachunkowe za niewywiązanie się z obowiązku administracyjnego karę pieniężną (art. 262 par. 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej). Przepis stosuje się również do:
osób, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach.
Kara za takie działanie może wynieść maksymalnie 2 800 zł. W 2022 roku została określona na 3 000 zł (obwieszczenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z 6 sierpnia 2021 roku - M.P. z 2021 roku poz. 735).
Podsumowanie
Biuro rachunkowe ma prawo do zaprzestania świadczenia usług księgowych na rzecz klienta, a także może rozwiązać z nim umowę księgową, jeżeli podatnik nie będzie regulował na bieżąco płatności za świadczenie usług. W takiej sytuacji biuro ma obowiązek niezwłocznego wydania klientowi dokumentacji księgowej. Nie ma prawa zatrzymać dokumentów do czasu uregulowania zaległości przez klienta. Taka czynność jest przestępstwem. Co więcej na wezwanie urzędu skarbowego biuro rachunkowe ma obowiązek do wydania dokumentów byłego klienta, z którym została zerwana współpraca z powodu powstania zaległości w zapłacie wynagrodzenia za świadczone usługi księgowe. Za odmowę wydania dokumentów do organu podatkowego, właścicielowi biura rachunkowego grozi kara administracyjna.
