Jak stanowią przepisy każde biuro rachunkowe ma do wykonania określone zadania. Do jednych z nich będzie należeć weryfikacja własnych procedur oraz zasad związanych ze zgłaszaniem naruszeń ustalonych na potrzeby wdrożenia przepisów ustawy AML/CFT zgodnie z wymogami ustawy o ochronie sygnalistów. Biura rachunkowe zostaną zobowiązane do wprowadzenia przepisów ustawy o ochronie sygnalistów. Nowy obowiązek będzie dotyczył każdego biura niezależnie od ilości zatrudnianych osób. Jakiekolwiek zaniedbanie w tym zakresie będzie wiązało się z nałożeniem sankcji.
Kim jest sygnalista? Ustawa o ochronie sygnalistów
Osoba, która zgłasza lub ujawnia w sposób publiczny informacje na temat naruszenia prawa w związku z wykonywaną pracą nazywana jest sygnalistą. Może nim być osoba fizyczna, jak: pracownik, funkcjonariusz, zleceniobiorca, przedsiębiorca, wspólnik, praktykant, osoba ubiegająca się o zatrudnienie itp. Sygnalista zajmuje się wskazywaniem nieprawidłowości występujących w jednostce, w której jest zatrudniony. Takie działanie z jego strony może spotkać się z nieprzychylnością ze strony pracodawcy, dlatego osoby te powinny być chronione przez przepisy prawa. W związku z powyższym na obszarze Unii Europejskiej została wydana Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, której celem było ujednolicenie rozwiązań prawnych na całym obszarze UE. Polska razem z innymi państwami członkowskimi została zobowiązana do dostosowania polskich przepisów do wymienionej Dyrektywy. W kraju ustawa o ochronie sygnalistów zacznie obowiązywać z dniem 25 września 2024 roku i będzie nakładała określone obowiązki między innymi na właścicieli biur rachunkowych.
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (ustawa o ochronie sygnalistów)
Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku (Dz. U. poz. 928) wejdzie w życie 25 września 2024 roku. Zostanie wprowadzona w oparciu o przepisy Dyrektywy PE i Rady UE. Nowe przepisy wprowadzają wiele ważnych zmian do biur rachunkowych i innych pracodawców, co wiąże się z nałożeniem na nie dodatkowych obowiązków. Do ich stosowania zobowiązani zostaną pracodawcy z sektora prywatnego i publicznego zatrudniający co najmniej 50 pracowników oraz biura rachunkowe niezależnie od ilości zatrudnionych osób. Wskazanym limitem nie zostają objęte podmioty prawne działające na rynku finansowym w zakresie usług, produktów oraz wykonujące działalność polegającą na przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.
Ustawa o ochronie sygnalistów – cel jej ustanowienia
Powołana do życia ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 roku chroni sygnalistów, którzy podjęli decyzję o zgłaszaniu osób naruszających prawa Unii Europejskiej. Stworzenie ustawy na poziomie unijnym miało na celu powołanie do życia wspólnych przepisów obowiązujących w całej Unii Europejskiej, które będą zapewniać ochronę sygnalistom i będą stanowić dla nich zachętę do składania informacji o naruszeniu prawa bez obawiania się o konsekwencje ze strony osób naruszających to prawo. Zgłoszenia sygnalistów mają ogromne znaczenie przy zapobieganiu różnym naruszeniom prawa. Takie działania w konsekwencji mają przyczynić się do ochrony wspólnego dobra i pozwalają skutecznie wykrywać wszelkie nieprawidłowości oraz pomagają w prowadzeniu postępowań wyjaśniających podczas ścigania podejrzanych o dokonanie czynów zabronionych.
Ustawa o ochronie sygnalistów reguluje:
warunki obejmujące ochroną sygnalistów zgłaszających bądź ujawniających publicznie informacje o naruszeniu prawa
podejmowane środki ochrony sygnalistów zgłaszających bądź ujawniających publicznie informacje o naruszeniu prawa
zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych
zasady zgłaszania informacji o naruszeniach prawa organowi publicznemu
zasady publicznego ujawniania informacji o naruszeniach prawa
zadania dla Rzecznika Praw Obywatelskich związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa
zadania organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa, a także związane z podejmowaniem działań następczych.
Czego nie będzie dotyczyć ustawa?
Ustawą nie są objęte informacje, dla których zastosowanie mają przepisy o ochronie informacji niejawnych oraz informacji niepodlegających ujawnieniu z mocy przepisów powszechnie obowiązującego prawa z uwagi na:
bezpieczeństwo publiczne
tajemnicę zawodową zawodów medycznych i prawniczych
tajemnicę narady sędziowskiej z postępowaniem karnym na poziomie tajemnicy postępowania przygotowawczego
tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
Ochrona sygnalistów – na czym będzie polegać?
Zgodnie z przepisami sygnalista będzie chroniony przed podjętymi wobec niego działaniami odwetowymi ze strony podmiotów naruszających prawo. Chodzi głównie o stosowanie mobbingu, brak awansu lub premii. Sygnalista, który doświadczy działań odwetowych będzie mógł wystąpić o zadośćuczynienie lub odszkodowanie, którego wysokość nie może być niższa od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za poprzedni rok. W ubiegłym 2023 roku jego wysokość została określona na kwotę 7 155,48 zł. Zgłoszenie naruszenia prawa nie jest obowiązkiem. To do sygnalisty będzie należała decyzja czy chce dokonać zgłoszenia, czy też nie. Sygnalista, który dokona zgłoszenia nie może zostać pociągnięty do odpowiedzialności dyscyplinarnej ani do odpowiedzialności za szkodę dotyczącą naruszenia praw innych osób. W tym przypadku chodzi głównie o prawa autorskie, przepisy o ochronie danych osobowych, a także obowiązek zachowania tajemnicy, np. tajemnicy przedsiębiorstwa.
Ustawa o ochronie sygnalistów – kary za nieprzestrzeganie przepisów, biuro rachunkowe w świetle nowych przepisów
Do działań odwetowych jakie może podjąć podmiot naruszający prawo w stosunku do sygnalistów należy między innymi:
wypowiedzenie stosunku pracy
obniżenie wynagrodzenia
mobbing w pracy
utrudnianie znalezienia nowej pracy w tym samym sektorze lub branży.
Podejmowanie powyższych działań objęte jest zakazem i dotyczy wszystkich podmiotów prawa zarówno w sektorze prywatnym jak i państwowym.
Za nieprzestrzeganie przepisów grozi odpowiedzialność karna taka jak:
kara pozbawienia wolności do lat 3
nałożenie dodatkowego obowiązku przez ustanowienie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podjęcia działań następczych.
Dotyczy to przede wszystkim podmiotów prawnych wykonujących działalność w zakresie usług, produktów, rynków finansowych, a w szczególności przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Powyższe kryteria doskonale spełnia biuro rachunkowe, które zobowiązane jest do ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników. Niedostosowanie się do tego wymogu zagrożone jest karą grzywny w wysokości do 5 000 zł.
Jak przedstawia się procedura zgłoszeń wewnętrznych?
Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadziła obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa przez podmioty działające w sektorze prywatnym zatrudniające przynajmniej 50 pracowników. Przy czym próg 50 pracowników nie dotyczy firm prowadzących działalność usługową w zakresie produktów i rynków finansowych, a także przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, które objęte są zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do Dyrektywy 2019/1937, czyli między innymi dotyczy biur rachunkowych. Od 31 lipca 2021 roku w katalogu instytucji, które zostały objęte ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu znalazły się biura rachunkowe nieprowadzące działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli świadczące usługi sporządzania deklaracji, prowadzenia ksiąg podatkowych, udzielania porad, opinii bądź wyjaśnień w zakresie przepisów prawa podatkowego lub celnego, które nie są innymi podmiotami obowiązanymi. Wynika z tego, że od 31 lipca 2021 roku każde biuro rachunkowe zobowiązane jest do stosowania wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa.
W przypadku procedury zgłoszeń wewnętrznych należy określić przynajmniej:
wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę bądź podmiot zewnętrzny, które są upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę ustnie lub pisemnie w formie papierowej lub elektronicznej. W zgłoszeniu powinien znaleźć się adres kontaktowy sygnalisty
wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych będące podmiotami bezstronnymi
tryb postępowania oraz informacje o naruszeniach prawa jakie zostały zgłoszone anonimowo
obowiązek podjęcia z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną
maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej
zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przekazywanych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych bądź do instytucji UE.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – obowiązki biur rachunkowych
Instytucje obowiązane jak np. biuro rachunkowe, zgodnie z art. 53 ustawy mają obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynność na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub mających nastąpić naruszeń prawa w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wynika z tego, że zgodnie z przepisami każde biuro rachunkowe powinno wprowadzić wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rachunkowego rzeczywistych lub mogących nastąpić naruszeń przepisów prawa w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Z uwagi na to, że biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną to zgodnie z ustawą AML/CFT ma ono obowiązek dostosowania się do przepisów ustawy o ochronie sygnalistów i w związku z tym musi zapewnić poufne kanały zgłoszeniowe oraz może, ale nie musi dopuścić kanały anonimowe. Zgodnie z ustawą AML/CFT sygnaliści muszą mieć zapewnioną ochronę przed podejmowaniem wobec nich działań mających charakter odwetowy w formie stosowanych represji lub mających wpływ na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub rzeczywistej bądź przed stosowaniem gróźb. W związku z powyższym biura rachunkowe po 24 września 2024 roku zostają zobowiązane do wypełnienia obowiązków wynikających zarówno z ustawy AML/CFT oraz z ustawy o ochronie sygnalistów. Obecnie każde biuro musi dokonać weryfikacji swoich procedur i zasad zgłaszania naruszeń ustalonych na potrzeby ustawy AML/CFT w oparciu o wymagania wskazane w ustawie o ochronie sygnalistów.
Biura rachunkowe mogą:
ustalić i stosować jedną wspólną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń prawa, która będzie odnosiła się do ustawy AML/CFT oraz ustawy o ochronie sygnalistów
ustalić i stosować dwie oddzielne procedury, gdzie jedna będzie spełniała wymagania z ustawy AML/CFT, a druga z ustawy o ochronie sygnalistów.
Rejestr zgłoszeń wewnętrznych – jak należy prowadzić?
Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych jest obowiązkowe. Wszelkie informacje zawarte w rejestrze jak i dane osobowe muszą być przechowywane przez okres 3 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały zakończone działania następcze bądź po zakończeniu postępowań, które zostały rozpoczęte przez te działania. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych muszą znaleźć się przede wszystkim informacje o rozpoczętych działaniach następczych oraz musi zostać wskazana data zakończenia każdej sprawy. W związku z powyższym od 25 września 2024 roku biura rachunkowe będą miały nowe obowiązki związane z zagadnieniem ochrony sygnalistów.
Do obowiązków biura będzie należało między innymi:
posiadanie i uruchomienie procedury zgłoszeń wewnętrznych
prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych
zapobieganie prowadzenia działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej, której wysokość nie będzie mogła być niższa od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za poprzedni rok. W 2023 roku wynagrodzenie to wynosiło 7 155,48 zł
dbanie o ochronę danych osobowych, a w szczególności o ochronę poufności tożsamości sygnalisty, a więc osoby, której dotyczy zgłoszenie, a także osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy danych, które pozwalają na bezpośrednią lub pośrednią identyfikację tożsamości tych osób • uruchomienie bezpiecznych kanałów składania zgłoszeń
weryfikacja zgłoszeń i podejmowanie działań następczych
terminowe odpowiadanie na zgłoszenia sygnalistów
zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym, jeżeli biuro rachunkowe zamierza powierzyć takiemu podmiotowi:
obsługę przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych
potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia
przekazywanie informacji zwrotnej
dostarczanie informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych za pomocą rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających ich zgodność z ustawą o ochronie sygnalistów.
Ochrona sygnalistów – kontrola w biurach rachunkowych
Każde biuro rachunkowe powinno podlegać weryfikacji pod kątem funkcjonowania ochrony sygnalistów. Oprócz stworzenia samej procedury ważne jest wdrożenie i utrzymanie systemu przyjmowania zgłoszeń, prowadzenia działań następczych i ochrony sygnalistów. Miejscem, w którym sygnaliści mogą składać zgłoszenia zewnętrzne w sprawie naruszenia przepisów z zakresu przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest Generalny Inspektor Informacji Finansowej.
