Czy zatrudnienie księgowego lub biura rachunkowego jest obowiązkowe?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wykonywaniem wielu różnych czynności. Do jednych z ważniejszych należą obwiązki wobec ZUS-u oraz Urzędu Skarbowego. W przypadku, kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracowników, to dochodzą jeszcze zobowiązania pracowników. Czy wobec tego przedsiębiorca przy dużej ilości różnych zobowiązań finansowych powinien zatrudnić księgowego lub biuro rachunkowe do obsługi firmy?
Przedsiębiorca, a obowiązki związane z rozliczeniami finansowymi w firmie
Wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą mają obowiązek dokonywania rozliczeń podatkowych. Nie ma znaczenia jak duża jest firma, nawet najmniejsza musi odprowadzać podatki. W tej kwestii bardzo ważne są terminy, w których należy naliczyć, pobrać oraz wpłacić zaliczki na podatek dochodowy należne w trakcie roku. Jeżeli firma zatrudnia chociaż jednego pracownika, to przedsiębiorca dodatkowo musi jeszcze prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie pracownika, jego urlop wypoczynkowy, nagrody, premie, dodatki do wynagrodzenia, inne ekwiwalenty pieniężne oraz odprowadzić za niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, a także zaliczkę na podatek dochodowy. Jest tego sporo.
Czy przedsiębiorca ma obowiązek zatrudnić księgowego?
Obecnie obowiązujące przepisy nie nakazują przedsiębiorcy zatrudniania księgowego lub zewnętrznego biura rachunkowego do prowadzenia jego rozliczeń finansowych. W związku z tym nic nie stoi na przeszkodzie, żeby przedsiębiorca samodzielnie prowadził księgowość i wykonywał czynności związane z zatrudnionymi pracownikami. Na samodzielne prowadzenie spraw księgowych jak i kadrowych mogą sobie pozwolić mniejsze firmy. W przypadku większych przedsiębiorstw, takich jak np. spółki, pomoc księgowego może okazać się niezbędna. W zależności od potrzeb przedsiębiorca może zatrudnić księgowego na cały lub część etatu. Zatrudnienie pracownika do księgowości wymaga podpisania z nim stosownej umowy o pracę lub zlecenia bądź umowy o dzieło, w zależności od uzgodnień zawartymi pomiędzy stronami.
Inną opcją jest skorzystanie z oferty zewnętrznego biura rachunkowego. Współpraca z takim biurem rozpoczyna się od podpisania umowy o współpracy, która swoim zakresem obejmuje zasady korzystania z pomocy księgowych, wynagrodzenie biura, zakres obowiązków, dyspozycyjność, czas na realizację wytyczonych zadań. Umowa współpracy z biurem rachunkowym może być zawarta zarówno na czas określony, jak i nieokreślony.
Zawód księgowy
Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się zatrudnić księgowego, to powinien sam sprawdzić kompetencje kandydata na to stanowisko. Dobry księgowy musi mieć odpowiednie kwalifikacje i powinien posiadać umiejętności prawidłowego zastosowania przepisów podatkowych w praktyce.
Zawód księgowego może wykonywać osoba, która:
posiada pełną zdolność do wykonywania czynności prawnych, czyli musi to być osoba pełnoletnia oraz nieubezwłasnowolniona
nie jest karana za określone przestępstwa, głównie o charakterze karno-skarbowym
posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.
Osoba, która chce zostać księgowym musi posiadać wykształcenie średnie lub wyższe w zakresie finansów, rachunkowości lub zarządzania.
Przedsiębiorca może też wybrać biuro rachunkowe, które na jego zlecenie będzie wykonywać zadania księgowe. Zwykle współpraca polega na tym, że przedsiębiorstwo otrzymuje księgowego, który prowadzi jej sprawy finansowe i podatkowe. W tej sytuacji wyborem kandydatów na pracowników księgowych zajmuje się biuro, które sprawdza ich kwalifikacje, a także doświadczenie jakie posiadają w związku z obsługą finansową przedsiębiorstw.
Sprawami księgowymi firmy może też zająć się sam przedsiębiorca lub członkowie jego najbliższej rodziny, którzy posiadają wiedzę z zakresu prawa finansowego i podatkowego oraz czują się na siłach, aby samodzielnie prowadzić sprawy finansowe w imieniu przedsiębiorcy.
Czym zajmuje się księgowy w firmie?
Praca księgowego w firmie obejmuje przede wszystkim obsługę podatkową. Czasami działalność może zostać rozszerzona na inne czynności, jak np. wyszukiwanie najbardziej korzystnych rozwiązań podatkowych dla danej firmy. W przypadku każdego przedsiębiorstwa duże znaczenie odgrywa optymalizacja podatkowa, czyli najlepsze rozwiązania finansowe, które wprowadzone pozwalają zaoszczędzić środki wydatkowane między innymi na zobowiązania publicznoprawne. Takie działania mogą być prowadzone tylko zgodnie z przepisami prawa podatkowego i karnego.
Podstawowe zadania księgowego w firmie
obliczanie, pobieranie oraz wpłata zaliczek na podatek dochodowy przedsiębiorcy i zatrudnianych przez niego pracowników
naliczanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych dla pracowników
udział w sporządzaniu sprawozdań finansowych firmy
dekretowanie oraz księgowanie dokumentów finansowych i związanych z pracownikami
księgowanie oraz wyliczenia rezerw, wycen walutowych i rozliczeń międzyokresowych kosztów
dokonywanie operacji księgowych na zlecenie przedsiębiorcy, jak np. przelewy wynagrodzeń dla pracowników.
Podsumowanie
W Polsce przedsiębiorca nie ma obowiązku zatrudniania księgowego lub podjęcia współpracy z biurem rachunkowym. Jeżeli jednak podejmie taką decyzję, to ma prawo wyboru (księgowy czy biuro rachunkowe). Przedsiębiorca może też samodzielnie lub z pomocą najbliższej rodziny prowadzić sprawy księgowe swojej firmy, a także samodzielnie wypełniać obowiązki finansowe i podatkowe wobec zatrudnionych pracowników oraz wobec państwa.
