Jak nadać uprawnienia dla biura rachunkowego w KSeF?
Z dniem 1 stycznia 2022 roku został uruchomiony system teleinformatyczny Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obecnie faktury ustrukturyzowane stanowią jedynie jedną z form dokumentowania transakcji. Do 31 grudnia 2021 roku obowiązywały tylko faktury papierowe i elektroniczne. Obowiązek posługiwania się e-fakturami wystawianymi i udostępnianymi za pomocą KSeF najprawdopodobniej zostanie wprowadzony najwcześniej z datą 1 kwietnia 2023 roku na okres 3 lat z możliwością przedłużenia. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych oznacza dla przedsiębiorców możliwość dokumentowania transakcji tylko za pomocą faktur KSeF. Faktury ustrukturyzowane będą mogły być wystawiane również przez uprawnione biuro rachunkowe oraz inne podmioty.
Faktura ustrukturyzowana to taka, która zostaje wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Każdej fakturze zostaje przydzielony numer identyfikujący ją w KSeF. Dokument ma format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA (1) jaka została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie e-PUAP. Faktury wystawiane do KSeF mają jeden wzorzec. Dzięki temu proces wystawiania i księgowania dokumentów jest łatwiejszy i sprawniejszy. Dokumenty przechowywane w KSeF są bezpieczne i zawsze trafią do adresata. Jednocześnie nie ulegają zniszczeniu i zaginięciu, co oznacza, że w ich przypadku nie ma konieczności wystawiania duplikatów. Dodatkowo wszelkie formalności w stosunku do organów podatkowych zostały ograniczone do wymaganego minimum. Podatnik nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów pliku JPK dla faktur JPK_FA, ponieważ organy podatkowe mają do nich dostęp za pośrednictwem KSeF. Faktury ustrukturyzowane podlegają automatycznej archiwizacji przez okres 10 lat.
Podmioty, które mogą korzystać z KSeF
Krajowy System e-Faktur dostępny jest dla:
czynnych podatników VAT
podatników zwolnionych z VAT
podatników zidentyfikowanych w Polsce do unijnej procedury szczególnej OSS, którzy posiadają polski numer identyfikacji podatkowej NIP.
Przypuszczalnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie dobrowolne przynajmniej do 31 marca 2023 roku. Przedsiębiorcy, którzy teraz zdecydują się na wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF mogą liczyć na dodatkowe preferencje, takie jak np. szybszy zwrot podatku VAT. Dostępny dla nich termin zwrotu zostanie skrócony z 60 do 40 dni po spełnieniu innych dodatkowych warunków, na które wskazuje art. 87 ust. 5b – 5d ustawy o VAT. Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą rozliczać faktury korygujące „in minus” w uproszczony sposób. Podatnik będący wystawcą faktury korygującej w KSeF nie musi być w posiadaniu dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania VAT. Oznacza to dla niego, że ma prawo pomniejszyć podatek należny w tym okresie rozliczeniowym, w którym faktura korygująca została wystawiona bez spełniania dodatkowych wymagań formalnych.
Uprawnienia nadawane w ramach KSeF
Aby dana osoba mogła wystawiać faktury w systemie KSeF musi mieć nadane uprawnienie. Wszelkie kwestie związane z uprawnieniami, sposoby ich nadawania, zmiany i odbierania zostały uregulowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Istnieje możliwość nadania uprawnień do wystawiania faktur ustrukturyzowanych pracownikom administracji lub księgowym. Art. 3 ust. 1 wymienionego rozporządzenia wskazuje kto posiada uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Do podmiotów tych należą:
podatnik
osoba fizyczna wskazana przez podatnika
podmiot wskazany przez podatnika
osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika
podmioty, o których mowa jest w art. 106c ustawy
osoba fizyczna wskazana przez podmiot, o którym mowa jest w art. 106c ustawy.
Nadawać, zmieniać lub odbierać uprawnienia można:
w postaci papierowej – składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur na druku ZAW-FA, na którym podaje się podatników i podmioty niebędące osobami fizycznymi, które nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
elektronicznie – za pomocą oprogramowania ksef.mf.gov.pl przez wskazanie wymaganego zakresu danych w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
Podmioty posiadające uprawnienia do korzystania z KSeF mają prawo do:
nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
wystawiania lub dostępu do faktur w KSeF
wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Uprawnienia nadawane dla biura rachunkowego
Przedsiębiorca może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF biuru rachunkowemu lub konkretnym osobom fizycznym, jak np. pracownikom biura rachunkowego. Ministerstwo Finansów poprzez pytania i odpowiedzi stara się wyjaśnić wszelkie wątpliwości związane z nadawaniem uprawnień do wystawiania oraz dostępu do faktur ustrukturyzowanych dla biura rachunkowego bądź konkretnych pracowników tego biura. Poniżej dwa przykłady pytań i odpowiedzi.
1. Czy jeśli moje faktury sprzedażowe wystawia w moim imieniu biuro rachunkowe, to czy będę musiał każdorazowo upoważniać do wystawiania faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?
W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.
2. Czy mogę wskazywać jako osoby uprawnione do wystawiania faktur w moim imieniu osoby spoza mojej firmy, np. bezpośrednio pracowników biura rachunkowego, czy muszę wskazywać to biuro?
W ramach KSeF podatnik ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień
PRZYKŁAD Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Niektóre prace biurowe związane z prowadzeniem działalności, zwłaszcza prace z zakresu księgowości zlecił firmom zewnętrznym. Biuro rachunkowe na podstawie zawartej umowy o współpracy odpowiedzialne jest między innymi za wystawianie faktur sprzedaży zgodnie z informacjami przekazanymi przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca ma zamiar zacząć korzystać z możliwości jakie daje Krajowy System e-Faktur. W związku z tym planuje nadać biuru rachunkowemu uprawnienia do wystawiania e-faktur w jego imieniu. Czy może nadać uprawnienie konkretnemu pracownikowi biura rachunkowego, który wcześniej też wystawiał dla niego faktury?
Odpowiedź: Jak najbardziej przedsiębiorca może wskazać biuro rachunkowe, które będzie w jego imieniu wystawiać faktury w KSeF. Faktury będą mogły też wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu podmiotu wskazanego przez przedsiębiorcę, czyli pracownicy tego biura. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca nadał sam uprawnienia konkretnym osobom, szczególnie pracownikom danego biura rachunkowego, co oznacza, że przedsiębiorca ma prawo nadać uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF bezpośrednio konkretnemu pracownikowi biura rachunkowego.
Podsumowanie
Podatnik ma prawo nadać uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF w jego imieniu, zarówno podmiotom uprawnionym do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, jak np. biuru rachunkowemu, jak i konkretnym osobom fizycznym niebędących pracownikami jego przedsiębiorstwa. Wybór należy całkowicie do przedsiębiorcy.
