Czy biuro rachunkowe może wysyłać przelewy za klienta?
Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest terminowe regulowanie zobowiązań finansowych. Zaniedbanie tego obowiązku naraża na odpowiedzialność odszkodowawczą i karną. Czasami opóźnienia w zapłacie i brak regularności wpłat wynikają z posiadanych możliwości oraz braku czasu. W związku z tym, czy przedsiębiorca może w swoim imieniu zlecić wykonywanie przelewów np. biuru rachunkowemu?
Rodzaje zobowiązań przedsiębiorcy – terminy na wykonanie przelewu
Przedsiębiorcy posiadają różne zobowiązania. Należą do nich zarówno długi wobec kontrahentów, jak i zobowiązania wobec państwa, takie jak zapłata podatków czy składek na ZUS lub inne należności administracyjne. Każdy wystawiony rachunek powinien być opłacony w wyznaczonym terminie. Czasami długo nieopłacane zobowiązanie może ulec przedawnieniu i dłużnik może odmówić zapłaty. W tej sytuacji wierzyciel za bardzo nie ma, jak wyegzekwować długu. Nawet nie ma możliwości skorzystania z prawa wystąpienia na drogę sądową.
Zgodnie z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa cywilnego przedsiębiorca powinien terminowo wywiązywać się ze swoich zobowiązań, chociaż nie zawsze mu się to udaje, choćby ze względu na trudną sytuację finansową. Jednak brak czasu bądź zapomnienie nie mogą być usprawiedliwieniem dla opóźnień we wpłatach. W tej sytuacji przedsiębiorca powinien pomyśleć o tym, aby zlecić dokonywanie przelewów jednej osobie w firmie lub skorzystać z usług firmy zewnętrznej, jak np. biura rachunkowego, które będą odpowiedzialne za dokonywanie przelewów.
Przelewy firmowe – podmioty uprawnione do ich wykonywania
Każda osoba zobowiązana do zapłaty należności ponosi odpowiedzialność za dokonywane wpłaty. Nawet wtedy, kiedy zleca zapłatę innej osobie.
Przelewy należności w imieniu dłużnika mogą wykonywać:
Obowiązujące przepisy nie zabraniają, aby przedsiębiorca powierzył wykonywanie przelewów biuru rachunkowemu. Najlepiej, jeżeli umowa z wybranym biurem zostanie spisana na piśmie. W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów z przelewem przedsiębiorca będzie mógł łatwo udowodnić, że zlecił wykonywanie przelewów i sposobie oraz terminie ich wykonywania. Wykonywanie przelewów przez biuro rachunkowe może zostać zlecone na podstawie umowy o świadczenie kompleksowych usług księgowych lub na podstawie oddzielnej umowy sporządzonej jedynie w tym celu. Taki kontrakt może zostać zawarty w każdej chwili i to niezależnie od rodzaju prowadzonej współpracy z biurem rachunkowym. Rodzaj przelewu oraz częstotliwość wykonywania zależą jedynie od zlecającego. Przedsiębiorca może polecić wykonanie jedynie konkretnych płatności, jak np. tylko przelewy do ZUS-u, Urzędu Skarbowego czy przelewy wynagrodzeń pracowników. Umowa zawarta pomiędzy zlecającym przedsiębiorcą, a podmiotem wykonującym przelewy powinna zawierać dokładne określenie rodzaju przelewu jaki ma być wykonany oraz sposób jego wykonania. Umowa z biurem rachunkowym może mieć charakter terminowy lub bezterminowy. Innym podmiotem, który może mieć zlecone wykonywanie przelewów może być wyznaczony w tym celu pracownik. Wybrana osoba powinna mieć dostęp do firmowego konta bankowego. Dodatkowo umowa o pracę takiej osoby powinna zawierać zapis, że jest ona uprawniona do opłacania rachunków firmowych pracodawcy i w jakim zakresie. Przeważnie osobami zobowiązanymi do wykonywania płatności firmowych są księgowi zatrudnieni w danej firmie lub pracujący w zewnętrznej firmie obsługującej klienta.
Jeżeli podmiot uprawniony przez dłużnika do wykonywania przelewów w jego imieniu nie wykona przelewu w wyznaczonym terminie, to odpowiedzialność w pierwszej kolejności spada na dłużnika. W tej sytuacji jedyne co przedsiębiorca może zrobić to wystąpić o odszkodowanie od osoby, której powierzył wykonanie przelewu w swoim imieniu. Osoba, której powierzono zapłatę rachunków wykonała przelew z opóźnieniem lub w ogóle zapomniała o zapłacie ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec zleceniodawcy.
Czy przedsiębiorca może zlecić biuru rachunkowemu wykonanie prywatnego przelewu?
Przedsiębiorcy często powierzają prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Przepisy nie zabraniają wykonywania bieżącej obsługi księgowej klientów. Większość powierzonych czynności dotyczy działalności gospodarczej. Do obsługiwanych spraw zalicza się również regulowanie zobowiązań, które są windykowane lub są objęte egzekucją komornika, czyli zaległych zobowiązań. Jeżeli płatności nie będą wykonywane w terminie, to w pierwszej kolejności do odpowiedzialności zostaje pociągnięty przedsiębiorca, pomimo, że zlecił wykonanie przelewu i realnie nie był jego wykonawcą. Biuro rachunkowe odpowiada za nieterminowe wpłaty bezpośrednio przed klientem zlecającym przelew, a nie przed wierzycielem, komornikiem lub windykatorem.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca zlecił biuru rachunkowemu wykonanie płatności podatku. Jednak z zawartej umowy współpracy nie wynika obowiązek dokonywania płatności w imieniu przedsiębiorcy. Czy w przypadku nieterminowej płatności biuro rachunkowe poniesie odpowiedzialność?
Odpowiedź: Biuro rachunkowe nie poniesie odpowiedzialności za nieterminowe płatności, ponieważ nie zostało zobowiązane do wykonywania przelewów w imieniu swojego klienta. Nie wynika to bezpośrednio z podpisanej umowy. W tej sytuacji jedynym podmiotem, który odpowiedzialny jest za nieterminową płatność jest podatnik.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca posiada zaległość podatkową. Biuro rachunkowe prowadzące jego księgowość zostało zobowiązane przez przedsiębiorcę do wykonywania płatności na rzecz urzędu skarbowego oraz innych organów państwowych. Czy w tej sytuacji biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za nieterminową płatność raty zaległości podatkowej klienta?
Odpowiedź: Tak, biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za nieterminową płatność raty zaległości podatkowej, ponieważ przedsiębiorca zobowiązał biuro rachunkowe do wykonywania przelewów na rzecz urzędu skarbowego i innych instytucji państwowych. Za swoje zaniedbanie biuro rachunkowe będzie odpowiadało przed klientem na zasadzie odszkodowania. Jednak najpierw przedsiębiorca za powstałą zaległość będzie musiał ponieść odpowiedzialność przed urzędem skarbowym.
Przelewy wykonywane przez biuro rachunkowe w imieniu klienta
Aby biuro rachunkowe mogło wykonywać przelewy w imieniu swojego klienta musi przede wszystkim posiadać odpowiednie upoważnienie. Musi również mieć możliwość logowania się do bankowości elektronicznej przedsiębiorcy i do wykonywania określonych operacji finansowych. Za te czynności biuro ma prawo do dodatkowego wynagrodzenia w wysokości ustalanej indywidualnie z danym przedsiębiorcą.
Biuro rachunkowe wykonujące przelewy dla innych podmiotów nie ma obowiązku informacyjnego wobec Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Podmioty mają obowiązek informacyjny wobec GIIF, jeżeli w danym miesiącu z rachunku bankowego wykonywane są przelewy o wartości przekraczającej 15 000 euro. Taka transakcja powinna być zarejestrowana oraz zgłoszona do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej. Powyższym obowiązkiem przede wszystkim objęte są banki jako instytucje przeprowadzające transakcje.
Przelewy wykonywane przez biuro rachunkowe – kiedy biuro może odmówić?
W zasadzie wykonywanie przelewów przez biura rachunkowe na rzecz i w cudzym imieniu wchodzi w skład standardowej oferty większości biur rachunkowych. Jednak nie oznacza to, że biuro ma obowiązek wykonywać przelewy w imieniu swoich klientów. W związku z tym może odmówić realizacji takiej usługi. Jednocześnie biuro samo z siebie nie może wykonywać przelewów w imieniu klienta bez jego zgody oraz wiedzy. Przelewy za zobowiązania klientów mogą być wykonywane przez biuro tylko i wyłącznie za ich zgodą i na podstawie stosownej umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcą, a biurem rachunkowym. Jeżeli biuro rachunkowe odmówi wykonania przelewu w imieniu klienta, chociaż było do tego zobowiązane na podstawie zawartej umowy, to w takiej sytuacji może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą wobec klienta, np. w formie nałożenia kar umownych. W niektórych okolicznościach biuro rachunkowe nie poniesie odpowiedzialności za niewykonany przelew lub przelew wykonany po terminie. Takimi okolicznościami są problemy leżące po stronie banku klienta, jak np.: brak wystarczających środków na rachunku bankowym klienta czy problemy z zalogowaniem się na konto klienta. W takiej sytuacji biuro powinno niezwłocznie powiadomić klienta o występujących przeszkodach w wykonaniu przelewu.
PRZYKŁAD 3 Biuro rachunkowe samo bez wiedzy przedsiębiorcy podjęło decyzję, że zapłaci podatek dochodowy w imieniu swojego klienta. Zobowiązanie zostało zapłacone zaraz po sporządzeniu zeznania podatkowego. Przedsiębiorca nie mając wiedzy, że biuro zapłaciło podatek w jego imieniu również dokonał wpłaty. Spowodowało to, że zobowiązanie podatkowe zostało opłacone dwa razy. Czy w tej sytuacji biuro rachunkowe ma prawo żądać zwrotu pieniędzy od przedsiębiorcy, a także zapłaty wynagrodzenia za wykonaną usługę?
Odpowiedź: Biuro rachunkowe nie ma prawa żądać ani zwrotu pieniędzy ani wypłaty wynagrodzenia za wykonaną usługę, ponieważ pomiędzy nim, a klientem nie została zawarta żadna umowa na podstawie, której biuro mogłoby dokonać wpłaty podatku. Biuro dokonało przelewu samodzielnie bez wiedzy klienta, dlatego podatnik nie może zostać obciążony zwrotem danej kwoty ani zapłatą wynagrodzenia za wykonaną usługę. Jedyne co biuro może zrobić w tej sytuacji to zwrócić się z wnioskiem do urzędu skarbowego o zwrot wpłaconej kwoty, w którym powinno wyjaśnić, dlaczego występuje z powyższym żądaniem.
Podsumowanie
Obowiązujące przepisy nie zabraniają, aby biuro rachunkowe wykonywało przelewy w imieniu i na rzecz swoich klientów. Jednak, aby czynność ta była możliwa do wykonania, to biuro musi posiadać pozwolenie od klienta zawierające zgodę na wykonywanie przelewów w jego imieniu. Najczęściej zgoda udzielana jest jako zapis w umowie o współpracy lub na podstawie zleceń od klienta. Za świadczoną usługę przelewu biuru należy się wynagrodzenie pod warunkiem, że usługa zostanie zrealizowana zgodnie z poleceniem klienta. Jednocześnie biuro nie może samodzielnie wykonywać przelewów w imieniu klienta, jeżeli nie miało do tego prawa i w takiej sytuacji nie może żądać zapłaty wynagrodzenia. Za działanie niezgodne z poleceniem klienta biuro może ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą wobec klienta.
