Kontrola podatkowa – krok po kroku
Przed formalnym wszczęciem kontroli podatkowej organy skarbowe podejmują działania weryfikacyjne, polegające na sprawdzeniu poprawności dokumentów składanych przez podatnika. Jeśli urzędnicy wykryją niezgodności, np. błędy rachunkowe lub nieścisłości w deklaracjach, wzywają przedsiębiorcę do ich poprawienia.
Jeżeli wyjaśnienia okażą się wystarczające, a błędy zostaną skorygowane, kontrola może zostać zakończona na tym etapie. Jednak w przypadku odmowy współpracy lub przedłużających się działań ze strony przedsiębiorcy, organy skarbowe mogą formalnie rozpocząć kontrolę.Biuro rachunkowe jako miejsce kontroli
Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej kontrola może odbywać się w różnych miejscach, czyli w:- siedzibie przedsiębiorcy,
- lokalach związanych z działalnością gospodarczą,
- miejscach przechowywania dokumentacji,
- siedzibie organu podatkowego (za zgodą przedsiębiorcy),
- a także w biurze rachunkowym obsługującym podatnika.
Obowiązki przedsiębiorcy
Jeśli kontrola odbywa się w biurze rachunkowym, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić dostęp do swojej dokumentacji w miejscu jej przechowywania lub prowadzenia. Alternatywnie, może przenieść niezbędne dokumenty do swojej siedziby, jeśli jest to wykonalne i nie utrudnia bieżącej działalności.
Sytuacja komplikuje się w przypadku biur korzystających z nowoczesnych narzędzi cyfrowych, które umożliwiają prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej. W takich przypadkach udostępnienie dokumentów może wymagać zaangażowania dodatkowych zasobów, np. dostępu do systemów księgowych.Godziny i zasady prowadzenia kontroli
Kontrola podatkowa powinna odbywać się w godzinach pracy przedsiębiorcy lub biura rachunkowego. Organy skarbowe nie mają prawa wymagać dostępu poza ustalonymi godzinami działania firmy lub biura. W przypadku skrócenia godzin pracy podczas kontroli, urzędnicy mogą prowadzić swoje działania maksymalnie przez osiem godzin dziennie.
Przykładowo, jeśli firma działa od 9:00 do 17:00, a urząd skarbowy od 7:00 do 15:00, kontrolerzy mogą rozpocząć czynności dopiero po otwarciu biura przedsiębiorcy lub księgowego.Jakie warunki trzeba zapewnić kontrolerom?
Biuro rachunkowe jako miejsce przeprowadzania kontroli podatkowej, odgrywa istotną rolę w procesie weryfikacji dokumentacji przedsiębiorcy. Jednym z obowiązków wynikających z przepisów jest zapewnienie kontrolerom odpowiednich warunków do pracy.
Ordynacja podatkowa wymaga, aby kontrolowany przedsiębiorca lub jego przedstawiciel udostępnił urzędnikom odpowiednie warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych. W przypadku biura rachunkowego oznacza to, że w miarę możliwości należy zapewnić kontrolerom samodzielne pomieszczenie lub stanowisko pracy. Kluczowe jest jednak sformułowanie „w miarę możliwości” – oznacza to, że obowiązek ten dotyczy wyłącznie sytuacji, w których biuro ma fizyczne możliwości wydzielenia takiego miejsca.
Jeśli biuro rachunkowe dysponuje ograniczoną przestrzenią i wydzielenie oddzielnego pokoju dla urzędników wiązałoby się z koniecznością reorganizacji pracy, np. wprowadzenia pracy zmianowej dla księgowych, nie jest zobowiązane do takich działań. Wystarczy wówczas, że urzędnicy otrzymają biurko lub miejsce do pracy w ogólnodostępnej przestrzeni.
Brak możliwości zapewnienia samodzielnego pomieszczenia nie jest uznawany za utrudnianie kontroli, o ile biuro umożliwia urzędnikom dostęp do niezbędnych dokumentów i przestrzeni do ich przeglądania.Kontrola w biurze rachunkowym bez obecności przedsiębiorcy
Kontrola podatkowa w biurze rachunkowym może odbywać się bez obecności przedsiębiorcy, ale tylko wtedy, gdy zrezygnuje on z prawa uczestniczenia w niej. Zgodnie z art. 285 § 1 Ordynacji podatkowej, każda czynność kontrolna powinna odbywać się w obecności kontrolowanego, jego reprezentanta lub pełnomocnika.
Przedsiębiorca musi zostać wcześniej poinformowany o planowanej kontroli, a jego obecność jest prawem, z którego może skorzystać. W przypadku jego nieobecności urzędnicy mogą kontynuować kontrolę wyłącznie wtedy, gdy podatnik dobrowolnie zrezygnuje z udziału. Taka procedura ma na celu zapewnienie obiektywności i budowanie zaufania do działań kontrolnych.
Dla biura rachunkowego kontrola podatkowa klienta nie musi oznaczać rewolucji organizacyjnej. Wystarczające jest zapewnienie kontrolerom podstawowych warunków do pracy, takich jak miejsce przy biurku. Ważne jest również, aby proces kontroli przebiegał zgodnie z zasadami współpracy i obiektywizmu, a przedsiębiorca miał pełne prawo uczestniczenia w postępowaniu.
Profesjonalne biuro rachunkowe, które rzetelnie prowadzi dokumentację, jest kluczowym wsparciem dla przedsiębiorców w trakcie kontroli. Dzięki doświadczeniu i znajomości przepisów księgowi mogą zapewnić klientom sprawne przejście przez proces weryfikacji.
W sytuacji, gdy kontrola odbywa się w biurze rachunkowym, część obowiązków kontrolowanego przedsiębiorcy może zostać przeniesiona na pracowników biura. Biuro rachunkowe musi umożliwić filmowanie, fotografowanie lub nagrywanie dźwięku, jeżeli utrwalony materiał może stanowić dowód w sprawie. Jeśli kontrola dotyczy dokumentów sporządzonych w języku obcym, urzędnicy mogą wymagać przedstawienia ich tłumaczenia na język polski. W przypadku prowadzenia księgowości w formie cyfrowej biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania danych elektronicznych na żądanie kontrolerów. Może to być realizowane za pomocą nośników informatycznych lub środków komunikacji elektronicznej.Uprawnienia kontrolerów podatkowych
Urzędnicy przeprowadzający kontrolę mają szeroki wachlarz uprawnień, które umożliwiają im rzetelne przeprowadzenie postępowania. Do ich najważniejszych praw należą:- dostęp do dokumentów - kontrolerzy mogą żądać udostępnienia wszelkiej dokumentacji związanej z przedmiotem kontroli; obejmuje to akta, księgi rachunkowe, faktury oraz inne dokumenty, które mogą być kluczowe dla weryfikacji poprawności rozliczeń podatkowych,
- zbieranie i zabezpieczanie dowodów - urzędnicy mają prawo do sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, a także pobierania danych w postaci elektronicznej; mogą także zabezpieczać zebrane dowody, jeśli są one istotne dla postępowania,
- spis z natury i przesłuchania - w ramach kontroli urzędnicy mogą żądać przeprowadzenia spisu z natury, przesłuchiwać świadków, a także kontrolowanego przedsiębiorcę i osoby związane z prowadzeniem księgowości,
- czasowe zatrzymanie dokumentów - w uzasadnionych przypadkach, np. podejrzenia nierzetelności dokumentów, kontrolerzy mogą żądać wydania ich na czas trwania postępowania.
Granice współpracy i prawa biura
Choć biuro rachunkowe ma obowiązek współpracy z urzędnikami, istnieją wyraźne granice działań kontrolerów. Pracownicy biura mają prawo wymagać, aby żądania urzędników były zgodne z przepisami prawa i dotyczyły jedynie spraw objętych zakresem kontroli.
Wykonywanie czynności doradztwa podatkowego przez osoby nieposiadające wymaganych uprawnień jest poważnym naruszeniem prawa i wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami. Dotyczy to zwłaszcza osób zawodowo zajmujących się prowadzeniem księgowości w biurach rachunkowych.Kilka słów podsumowania
Aby uniknąć ryzyka kar finansowych i odpowiedzialności karnej, osoby zajmujące się zawodowo podatkami powinny działać wyłącznie w ramach swoich kompetencji i uprawnień. W sytuacjach wymagających specjalistycznej wiedzy i uprawnień, konieczne jest skorzystanie z pomocy licencjonowanego doradcy podatkowego.
Przestrzeganie przepisów prawa podatkowego to podstawa, która gwarantuje bezpieczeństwo i transparentność zarówno dla biur rachunkowych, jak i ich klientów.
Data publikacji: 2024-12-27, autor: FakturaXL
