Co to jest poziom istotności w księgach rachunkowych?

Jeżeli w księgach rachunkowych wystąpią błędy, może się to przyczynić przede wszystkim do zmiany wizerunku przedsiębiorstwa w sprawozdaniu finansowym, a także błędnych zapisów. Nietrudno zauważyć, że jest to niekorzystne i wiąże się z koniecznością korekty.

Poziomy istotności błędu w księgach rachunkowych

Art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości opisuje zasadę istotności. Przepisy zezwalają na zastosowanie uproszczenia, gdy nie ma ono ujemnego wypływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, a także wyniku finansowego. Poziom istotności błędu zostaje przez jednostkę wskazany w polityce rachunkowości.

Istotne błędy pojedynczo albo łączne mogą wpływać na decyzje gospodarcze, które są podejmowane zgodnie ze sprawozdaniem finansowym przez użytkowników (Krajowy Standard Rachunkowości nr 7 pkt 2.6).

Kluczowe znaczenie w wyznaczaniu wielkości i rodzaju pominięcia albo nieprawidłowości odgrywa także kontekst występujących okoliczności, a do tego także wielkość, rodzaj pozycji bądź oba czynniki.

Kiedy jednostki wyznaczają poziom istotności dla występujących błędów, kluczowe znaczenie odgrywają ilościowe (wyznaczone procentowo) kryteria:

• 0,5–1% sumy bilansowej;
• 5–10% wyniku działalności gospodarczej brutto;
• 1–2% kapitałów własnych;
• 0,1–1% przychodów ze sprzedaży.

Trzeba wyraźnie podkreślić, że kryteriów nie wyznaczają przepisy prawa, a przedsiębiorca powinien brać pod uwagę przede wszystkim wpływ błędów na rzetelne i jasne zobrazowanie sytuacji majątkowej oraz finansowej, a także wyniku finansowe i prawidłowości sprawozdania finansowego. Za określenie istotności błędu odpowiada kierownik jednostki (subiektywna ocena).

Błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych – jak postępować?

Błędy popełnione w poprzednich latach obrotowych opisano w Krajowych Standardach Rachunkowości nr 7. Za błąd klasyfikujemy pominięcia albo nieprawidłowości, które występują w sprawozdaniach finansowych jednostki za poprzedni rok bądź wcześniejsze lata obrotowe. Bardzo istotne, iż muszą przyczynić się do zmiany danych sprawozdawczych, które widnieją w zatwierdzonych sprawozdaniach finansowych za wcześniejsze lata. Oznacza to, że sprawozdania nie prezentują sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego firmy w sposób jasny i rzetelny.

Główne przyczyny błędów przedstawiają się następująco:

• błędy o charakterze arytmetycznym,
• błędne zastosowanie zasad (polityki) rachunkowości,
• niedopatrzenia,
• niewłaściwa interpretacja wydarzeń i sytuacji,
• celowe kłamstwa.

W jaki sposób poprawić błędy w księgach rachunkowych za wcześniejsze lata?

Poprawa błędów jest niezbędna, a czas ich wystąpienia nie odgrywa większego znaczenia. Zgodnie z art. 54 ustawy o rachunkowości należy przestrzegać określonych procedur podczas wykonywania korekt przez jednostki, które prowadzą księgi rachunkowe.

Gdy błąd miał miejsce w roku, kiedy sprawozdanie finansowe zostało już przygotowane, ale nie odbyło się jeszcze jego zatwierdzenie, można postąpić na jeden z dostępnych sposobów:

• jeżeli błąd jest ważny dla sprawozdania finansowego, jednostka ma obowiązek poprawy sprawozdania i równocześnie zmiany zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, z którym związane jest sprawozdanie finansowe, wymagane jest także przekazanie stosownej informacji biegłemu rewidentowi, który w dalszej kolejności zbada sprawozdanie,
• jeżeli błąd nie jest istotny, jednostka ma możliwość wykonać korekty na bieżąco w księgach rachunkowych roku, kiedy błąd został ujawniony.

Kiedy roczne sprawozdanie finansowe jest już zatwierdzone, korekty mają miejsce w księgach rachunkowych roku obrotowego, kiedy wykryto błąd, jednakże sposób ujęcia korekt w księgach rachunkowych jednostki wynika z poziomu istotności błędu.

Art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości podaje, iż w sytuacji, kiedy w danym roku obrotowym albo przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za ten rok obrotowy jednostka zauważyła występujący błąd, sprawozdanie finansowe może zostać poddane korekcie spowodowanej usunięciem błędu w kapitale (funduszu) własnym i należy zakwalifikować jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”.

Reasumując, gdy błąd związany z latami wcześniejszymi jest tak ważny, iż przygotowane sprawozdanie nie oddaje w sposób rzetelny i jasny sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego jednostki, korekta za lata wcześniejsze zostaje wprowadzona w bieżącym roku w korespondencji z kontem 820, czyli „Rozliczenie wyniku finansowego”, a następnie trzeba wprowadzić do sprawozdania finansowego jako „zysk (strata) z lat ubiegłych”. To skuteczny sposób, aby uniknąć zniekształcenia wyniku finansowego w roku bieżącym. Od jednostki wymaga się rozpoznania wielkości zniekształcenia w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, żeby potwierdzić, iż wystąpił błąd, który w sposób ważny zmodyfikował obraz jednostki.

Ustawa o rachunkowości a stosowane uproszczenia

Podczas określania istotności w sprawozdaniu finansowym kluczowe znaczenie odgrywają różnorodne aspekty, a wśród nich:

• specyfika działalności spółki,
• sytuacje prawne i ekonomiczne,
• jakość systemu księgowości,
• kontrole wewnętrzne.

Istotność wyznacza się dla konkretnych sald albo grup operacji gospodarczych albo dla całego sprawozdania.

Przepisy ustawy o rachunkowości umożliwiają stosowanie uproszczeń, które obowiązują podczas prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z Ustawą o rachunkowości, a wśród nich:

• wyznaczenie granicy wartości początkowej, co oznacza cenę nabycia albo kosztu wytworzenia środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych, poniżej której jednostka dokonuje (nie wcześniej niż w momencie oddania do używania) jednorazowego odpisu wartości tego rodzaju składników aktywów,
• określenie ceny materiałów i towarów w cenie zakupu, zamiast w cenie nabycia, a produkcji w toku – o przewidywanym czasie wykonania krótszym niż 3 miesiące – w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia lub tylko materiałów bezpośrednich bądź niewycenianie jej w ogóle,
• nierozliczanie przychodów i kosztów z tytułu wykonywanych długoterminowych niezakończonych usług, zgodnie z przepisami  34a i art. 34b ustawy o rachunkowości, jeżeli udział przychodów z niezakończonych usług na dzień bilansowy nie jest istotny w całości przychodów operacyjnych okresu sprawozdawczego,
• odpisywanie wartości aktywów obrotowych bezpośrednio w koszty w momencie ich nabycia lub wytworzenia.

Zasada istotności, czyli zdarzenia po dniu bilansowym

Przez określenie zdarzenia po dniu bilansowym rozumie się korzystne oraz niekorzystne zdarzenia, które miały miejsce po dniu bilansowym, kiedy przygotowano sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy, mające wpływ na dane podane w sprawozdaniu, o których jednostka dowiedziała się zanim nastąpiło zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Art. 54 ustawy o rachunkowości wyznacza, jak postępować ze zdarzeniami, które miały miejsce po dniu bilansowym. Gdy po przygotowaniu rocznego sprawozdania finansowego, które nie zostało zatwierdzone, do jednostki dotarła informacja o zdarzeniach mających znaczenie dla sprawozdania finansowego, sprawozdanie powinno zostać zmienione. Wymagane jest także wprowadzenie właściwych zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, które poświęcone jest sprawozdaniu finansowemu i przekazać informację do biegłego rewidenta, który odpowiada za zbadanie bądź badanie sprawozdania.

Gdy zdarzenia, które miały miejsce po dniu bilansowym, nie przyczyniły się do zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, w informacji dodatkowej trzeba wprowadzić wyjaśnienia. Z kolei zasada istotności podaje, iż jednostka, której przekazano informację o zdarzeniu już po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego wymaga ujęcia skutków w księgach rachunkowych roku obrotowego, kiedy uzyskała informacje.

Skutki zdarzeń, które miały miejsce  po dniu bilansowym, zmieniających wiedzę jednostki o stanie istniejącym na dzień bilansowy, o których jednostka otrzymała informacje:

• po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed dniem jego zatwierdzenia, ale nieuznanych za istotne, lub
• po dniu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego

wymagają wprowadzenia stosownej informacji w księgach rachunkowych roku i wymaga podania w sprawozdaniu finansowanym za rok obrotowy, gdzie informacje te uzyskano zgodnie z zasadami podanymi w rozdziale V. „Poprawianie błędów” (por. pkt 6.7 KSR nr 7).

Data publikacji: 2024-08-21, autor: FakturaXL