Biuro rachunkowe: kto odpowiada za tłumaczenie dokumentów?
Do głównej działalności biura rachunkowego należy przede wszystkim wykonywanie czynności usług księgowych, takich jak: prowadzenie ksiąg handlowych, podatkowych, przekazywanie deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego oraz wykonywanie innych zadań związanych z księgowością lub kadrami. Coraz częściej do wymienionych usług dochodzi czynność tłumaczenia dokumentów klienta wystawionych w obcym języku. Czy tłumaczenie dokumentów sporządzonych w obcym języku należy do obowiązków biura księgowego czy raczej jest powinnością klienta biura?
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie art. 76a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 z późn. zm., zwanej dalej ustawą o rachunkowości) uważane jest za działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 i 1495 oraz z 2020 r. poz. 424 i 1086), która polega na świadczeniu usług w zakresie niżej wymienionych czynności:
prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie posiadanych dowodów księgowych. Zapisy zdarzeń księgowych muszą być ujęte w porządku chronologicznym i systematycznym
okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów za pomocą inwentaryzacji
wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego
sporządzanie sprawozdań finansowych
gromadzenie oraz przechowywanie dowodów księgowych i innej dokumentacji przewidzianej w ustawie
badanie i składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach jakie przewiduje ustawa.
Świadczenie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych – kto może wykonywać taką działalność?
Usługę prowadzenia ksiąg rachunkowych może świadczyć przedsiębiorca, który spełnia określone warunki, czyli:
posiada pełną zdolność do wykonywania czynności prawnych
nie jest skazany prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa takie jak:
podawanie w księgach nierzetelnych danych
niesporządzanie sprawozdań finansowych (także sprawozdania: skonsolidowanego, z działalności, z działalności grupy kapitałowej oraz innych)
nieskładanie sprawozdań do KRS, Monitora Polskiego
niepoddawanie badaniu sprawozdania finansowego pomimo takiego obowiązku
nieudzielanie lub udzielanie informacji, wyjaśnień oraz oświadczeń niezgodnych ze stanem faktycznym biegłemu rewidentowi lub niedopuszczanie go do pełnienia obowiązków.
Inne usługi świadczone przez biuro rachunkowe
W większości biura księgowe oprócz prowadzenia pełnej księgowości oferują klientom prowadzenie tzw. uproszczonej księgowości w formie książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego, a także karty podatkowej. Każda z wymienionych form wymaga dodatkowo prowadzenia rejestrów VAT (w przypadku podatników czynnych). Poza tym do zadań biura należy sporządzanie rocznych zeznań podatkowych, rozliczanie przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w przypadku firm zatrudniających pracowników. W takiej sytuacji zadanie biura rachunkowego polega na:
prowadzeniu teczek osobowych poszczególnych pracowników
sporządzaniu list płac pracowników
rozliczaniu deklaracji ZUS
prowadzeniu i rozliczaniu pozostałej dokumentacji pracowniczej.
Inne zadania wykonywane przez biuro rachunkowe
Oprócz podstawowych zadań wymienionych powyżej biuro rachunkowe może zajmować się także:
sporządzaniem różnych deklaracji podatkowych, jak: deklaracja na podatek od środków transportowych oraz na podatek od nieruchomości
rozliczaniem różnych rodzajów dotacji lub subwencji
prowadzeniem prostych czynności windykacyjnych
świadczeniem usług doradztwa podatkowego
wypełnianiem deklaracji związanych z opodatkowaniem transakcji podatkiem od czynności cywilnoprawnych (PCC)
uczestniczeniem w operacjach związanych z przekształceniami, połączeniami, podziałami, upadłościami, restrukturyzacją oraz innymi.
Usługi świadczone przez biuro w oparciu o dokumenty w języku obcym
Biuro rachunkowe może współpracować z klientami zawierającymi transakcje z kontrahentami zagranicznymi. W takiej sytuacji wśród przekazywanych dokumentów mogą znaleźć się również takie, które będą sporządzone w obcym języku. Oprócz faktur lub rachunków mogą występować także inne dokumenty, jak przykładowo: umowy handlowe, umowy zakupu/sprzedaży, polisy ubezpieczeniowe, zamówienia, dokumenty celne, umowy pożyczki bądź kredytu, umowy darowizn lub inne dokumenty. Mogą też pojawić się dokumenty związane ze służbową podróżą zagraniczną przedsiębiorcy lub jego pracowników, takie jak między innymi:
faktury lub rachunki za korzystanie z publicznej komunikacji miejskiej, regionalnej bądź krajowej
faktury lub rachunki za usługi tzw. tematyczne towarzyszące realizowanemu zadaniu w podróży służbowej.
Dodatkowo przedsiębiorca może też dostarczyć inne dokumenty z podróży zagranicznej swojej lub pracowników będące potwierdzeniem poniesionych opłat wstępu, przykładowo na targi, pokazy, wystawy, imprezy kulturalne.
Do dokumentów pojawiających się często w języku innym niż polski można wymienić:
wszelkie kwestionariusze
różnego rodzaju oświadczenia
dodatkowe informacje, z którymi pracownik powinien się zapoznać
umowy o pracę
badania lekarskie przeprowadzone za granicą
szkolenia BHP
dokumenty związane z RODO
pozostałe dokumenty.
Tłumaczenie dokumentów przez biuro rachunkowe – co mówi rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR
Każdy dokument potwierdzający poniesienie wydatku może stanowić podstawę do ujęcia wydatku w księgach rachunkowych oraz w rejestrach VAT. Nie ma znaczenia czy dokumenty zostały wystawione w języku polskim, czy innym.
Nie każdy obowiązujący przepis wskazuje na obowiązek tłumaczenia dokumentów wystawionych w obcym języku. Przykładowo zapis nakazujący taką czynność można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544). Jest w nim napisane między innymi, że:
zapisy w księdze muszą być dokonywane w języku polskim oraz w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały w oparciu o rzetelne i prawidłowe dowody
dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim, a jego treść musi być zrozumiała. Można stosować ogólnie przyjęte skróty. W przypadku, kiedy dowód będzie zawierał wartość operacji gospodarczej wyłącznie w walucie obcej to podatnik posiadający taki dowód ma obowiązek dokonać przeliczenia waluty obcej na złotówki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia powinien być umieszczony w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu w walucie obcej
spis z natury niesprzedanych wartości dewizowych powinien zostać wyceniony wg cen zakupu z dnia sporządzenia spisu. W dniu kończącym rok podatkowy wg cen zakupu w wysokości nieprzekraczającej średniego kursu ogłaszanego przez NBP w dniu kończącym rok podatkowy
przedsiębiorcy wykonujący działalność kantorową muszą prowadzić ewidencję wszystkich operacji mających wpływ na zmianę stanu wartości dewizowych i waluty polskiej jako „ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych” wg zasad określonych w przepisach prawa dewizowego.
Tłumaczenie dokumentów przez biuro rachunkowe w ramach ustawy o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217) z dnia 29 września 1994 roku wyjaśnia między innymi w art. 9, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone tylko w języku polskim i polskiej walucie. W związku z tym, jeżeli przedsiębiorca posiada faktury zagraniczne, wyciągi dotyczące rachunków walutowych oraz inne dokumenty przychodowe i kosztowe to wymagają one przeliczenia wszystkich wartości wyrażonych w obcej walucie na polskie złotówki.
Z kolei w art. 45 ust. 5 ustawy napisane jest, że sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności jednostki powinno być sporządzone w polskim języku oraz w polskiej walucie. Wszelkie dane liczbowe należy wykazać w zaokrągleniu do tysięcy złotych pod warunkiem, że takie postępowanie nie zmieni sytuacji danej jednostki zawartej w sprawozdaniu finansowym, a także w sprawozdaniu z działalności. Zgodnie z art. 21 ust. 5 ustawywszelkie treści zawarte w dokumentach sporządzonych w obcym języku muszą być przetłumaczone w sposób wiarygodny na polski język na każde żądanie organu kontrolnego lub biegłego rewidenta. W związku z tym obowiązek wiarygodnego tłumaczenia wskazanych dokumentów firmowych między innymi dla organów kontrolnych jest jak najbardziej uzasadnione. Przed udostępnieniem dokumentów urzędnikom muszą one być rzetelnie przetłumaczone, aby można było je prawidłowo rozliczyć i ująć w księgach podatkowych oraz w ewidencji VAT. Na obowiązek tłumaczenia dokumentów wskazuje również art. 69 ust. 1c ustawy.
Zgodnie z tym przepisem kierownik oddziału z siedzibą poza terytorium kraju musi złożyć we właściwym rejestrze sądowym sporządzone i zbadane wg przepisów prawa obowiązującego w państwie siedziby wymienionych instytucji, roczne sprawozdanie finansowe razem ze sprawozdaniem z działalności i sprawozdaniem z badania przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego. Dotyczy zakładu ubezpieczeń, zakładu reasekuracji, banku zagranicznego, instytucji kredytowej lub instytucji finansowej. Art. 69 ust. 4 ustawy mówi, że kierownik jednostki dominującej, który nie sporządza połączonego sprawozdania finansowego musi złożyć we właściwym rejestrze sądowym przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego:
skonsolidowane sprawozdanie finansowe jednostki dominującej wyższego szczebla razem ze sprawozdaniem z badania
skonsolidowane sprawozdanie z działalności jednostki dominującej wyższego szczebla w terminie 30 dni od dnia zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego jednostki dominującej wyższego szczebla razem ze sprawozdaniem z badania, ale nie później niż w ciągu 12 miesięcy liczonych od dnia bilansowego jednostki dominującej, która nie sporządza skonsolidowanego sprawozdania finansowego.
Tłumaczenie dokumentów przez biuro rachunkowe – Ordynacja podatkowa: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm., zwanej dalej ustawą OP)
Przepisy Ordynacji podatkowej zawierają wiele wpisów, które wskazują na obowiązek zapewnienia tłumaczenia dokumentów na polski język. Zgodnie z art. 189 par. 3 ustawy Ordynacja podatkowa, organ skarbowy ma prawo zażądać od przedsiębiorcy tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w obcym języku, które zostały przedłożone w urzędzie.
Przedsiębiorca wykonuje czynności tłumaczenia na własny koszt. Na podobne czynności wskazuje również art. 287 par. 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Z przedstawionych przepisów wynika, że tłumaczenie dokumentów z języka obcego na język polski jest konieczne i obowiązkowe w sytuacji, w której zażąda tego organ podatkowy lub biegły rewident. Obowiązek przeliczenia wartości z dokumentu wyrażonego w walucie obcej na PLN musi odbyć się w taki sposób, aby możliwe było ujęcie dokumentu w księgach podatkowych przedsiębiorcy w myśl zasady, że zapisy księgowe muszą zostać dokonane w walucie polskiej i w języku polskim.
Tłumaczenie dokumentów, a ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
o obowiązku tłumaczenia dokumentów z języka obcego na polski wspominają również zapisy znajdujące się w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. 2022.690 z dnia 29.03.2022 r. z późn. zm.). Zapisy znajdujące się w tym przepisie wskazują podmioty, które mają obowiązek wykonania tłumaczenia dokumentów. Należą do nich przykładowo przedsiębiorcy zagraniczni oraz polscy zatrudniający zagranicznych pracowników
zgodnie z art. 88h wymienionej ustawy podmiot zatrudniający pracowników zagranicznych zobowiązany jest między innymi do:
zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej i przedstawienia mu jeszcze przed jej podpisaniem tłumaczenia na język dla niego zrozumiały
udostępnienia podmiotom takim jak: wojewoda, terenowa jednostka organizacyjna ZUS, konsul, organ PIP, organ KSA, Straż Graniczna lub Policja na ich wniosek, dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków pracodawcy sporządzonych w języku polskim lub przetłumaczonych na język polski.
Jeżeli obcokrajowiec zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę zostanie zatrudniony przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi, którego siedziba, oddział lub miejsce zamieszkania jest na terytorium Polski to zgodnie z art. 90d ustawy ma on obowiązek zawarcia z cudzoziemcem umowy pisemnej. Przed jej podpisaniem pracodawca ma obowiązek przedstawić cudzoziemcowi tłumaczenie umowy na język dla niego zrozumiały.
Tłumaczenie dokumentów w biurze rachunkowym – kto ma obowiązek?
Dobrze, jeżeli dokumenty firmowe będą tłumaczone z języka obcego na polski nie tylko w momencie żądania organu podatkowego, ale także w celu prawidłowej klasyfikacji i rozliczenia firmowych transakcji kupna-sprzedaży, zatrudniania i rozliczania pracowników oraz innych czynności związanych z prowadzeniem działalności. Dokumenty firmowe, o których mowa jest powyżej przedsiębiorca może przetłumaczyć samodzielnie, jeżeli posiada dobrą znajomość języka lub może powierzyć tłumaczenie właściwemu podmiotowi, który zajmuje się tłumaczeniami dokumentów firmowych. Biuro rachunkowe również może zająć się tłumaczeniem dokumentów firmowych, ale tylko wtedy, kiedy jego pracownicy posiadają umiejętności pozwalające na przetłumaczenie takich dokumentów.
