Jakie kontrole mogą być przeprowadzone w biurze rachunkowym?
Biura rachunkowe podobnie jak i inne firmy mogą zostać skontrolowane przez różne instytucje. Z jakimi rodzajami kontroli i z jakich instytucji może spotkać się biuro rachunkowe?
Kontrola biura rachunkowego – zasady jej przeprowadzenia
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych uważane jest za działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców.
Biuro rachunkowe mogą prowadzić przedsiębiorcy, którzy posiadają:
pełną zdolność do czynności prawnych
nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości.
Kontrola biura rachunkowego powinna przebiegać zgodnie z zasadami określonymi w ustawie Prawo przedsiębiorców. Wyjątkiem są kontrole o szczególnym reżimie prawnym, jak przykładowo: kontrola celno-skarbowa. Biuro rachunkowe powinno być powiadomione o zamiarze przeprowadzenia kontroli. Organ kontrolny może ją rozpocząć w terminie nie wcześniejszym niż po upływie 7 dni, ale nie późniejszym niż 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli termin 30 dni zostanie przekroczony, to wszczęcie kontroli wymaga powtórnego zawiadomienia. Osobami upoważnionymi do wykonywania kontroli są pracownicy organu kontrolnego po okazaniu przedsiębiorcy lub innej osobie przez niego upoważnionej, legitymacji służbowej, która upoważnia do wykonywania czynności, a także po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, pod warunkiem, że odrębne przepisy pozwalają podjąć kontrolę jedynie na podstawie okazanej legitymacji. W takiej sytuacji upoważnienie powinno zostać dostarczone przedsiębiorcy lub innej osobie przez niego upoważnionej w terminie jaki został podany w przepisach, ale nie później niż w ciągu 3 dni roboczych licząc od dnia wszczęcia kontroli.
Kontrola biura rachunkowego - przebieg
Wszelkie czynności kontrolne powinny zostać przeprowadzone w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej. Jeżeli przedsiębiorca lub osoba przez niego upoważniona nie są obecni, to kontrola może odbyć się w obecności innego pracownika bądź innej osoby u niego zatrudnionej w ramach odrębnego stosunku prawnego, którzy to pracownicy mogą zostać uznani za osoby, o których mówi art. 97 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny bądź w obecności przywołanego świadka w osobie funkcjonariusza publicznego, który nie jest pracownikiem organu kontrolnego. Kontrola powinna być przeprowadzona w siedzibie biura rachunkowego lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej w godzinach pracy lub w czasie rzeczywistego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.
Na wniosek lub zgodę przedsiębiorcy kontrola może zostać przeprowadzona w miejscu, w którym przechowywana jest dokumentacja podatkowa, w tym księgi podatkowe, które jest inne niż siedziba lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, pod warunkiem, że będzie to miało wpływ na usprawnienie prowadzonej kontroli. Dopuszcza się również sytuacje, kiedy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne będą za zgodą przedsiębiorcy przeprowadzane w siedzibie organu kontroli o ile usprawni to prowadzenie czynności kontrolnych.
Kontrola musi być przeprowadzona w sposób sprawny, który w jak najmniejszym stopniu będzie zakłócał funkcjonowanie firmy. Jeżeli przedsiębiorca wskaże w formie pisemnej, że wykonywane czynności kontrolne zakłócają w poważny sposób prowadzoną działalność przedsiębiorcy, to niezbędne jest napisanie w protokole kontroli uzasadnienia konieczności podjęcia czynności kontrolnych. Wszelkie ustalenia z przeprowadzonej kontroli muszą być zamieszczone w protokole kontroli. Przepisy pozwalają na równoczesne podejmowanie i prowadzenie tylko jednej kontroli u danego przedsiębiorcy, wyłączając z tej reguły przypadki określone w ustawie Prawo przedsiębiorców. W sytuacji, kiedy działalność gospodarcza przedsiębiorcy została wcześniej objęta kontrolą innego organu, to kolejny organ kontrolny musi odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych i powinien ustalić razem z przedsiębiorcą inny termin.
Wszystkie kontrole przeprowadzone u przedsiębiorcy przez organ kontroli w jednym roku kalendarzowym nie mogą przekroczyć w przypadku:
mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych
małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych
średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych
pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
W zasadzie organ kontroli nie przeprowadza czynności kontrolnych w sytuacji, kiedy kontrola ma dotyczyć przedmiotu, który wcześniej został objęty zakończoną kontrolą, którą przeprowadził ten sam organ kontrolny.
Kontrola biura rachunkowego – czym jest AML?
AML, czyli skrót od Anti-Money Laundering (ang.) odnosi się do procedur jakie wiążą się z przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy. Chodzi o powstrzymanie przepływu i wykorzystywanie środków pieniężnych pochodzących z nielegalnych źródeł. Jedną z instytucji, którą obowiązuje ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest biuro rachunkowe. Podmiot ten podlega kontroli pod kątem przestrzegania przepisów tej ustawy. Kontrolę nad przestrzeganiem przepisów dotyczących wykonywania przez zobowiązane instytucje obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu sprawuje Generalny Inspektor. Nadzór lub kontrola należy również do obowiązków naczelników urzędów celno-skarbowych, którzy mogą sprawować kontrolę zobowiązanych podmiotów. Nadzór lub kontrola może zostać powierzona jedynie osobom, które posiadają niezbędną wiedzę i kwalifikacje potrzebne na stanowisku, które wiąże się ze sprawowaniem nadzoru lub kontroli i daje też rękojmię na właściwe wykonywanie powierzonych obowiązków. Generalny Inspektor posiada uprawnienia pozwalające mu zwrócić się do powyższych podmiotów z prośbą o przeprowadzenie doraźnej kontroli w obowiązanych instytucjach. Kontrolę powinno przeprowadzać przynajmniej dwóch imiennie upoważnionych pracowników komórki organizacyjnej. Upoważnienie do jej wykonania wydaje Generalny Inspektor. Kontroler zanim rozpocznie czynności kontrolne musi okazać legitymację służbową i pisemne upoważnienie.
Kontrola biura rachunkowego – warunki wymagane podczas kontroli
Kontroler przeprowadzający kontrolę ma prawo do swobodnego poruszania się w miejscach oraz pomieszczeniach, które obejmuje kontrola. W tym celu nie jest mu potrzebna przepustka, ani nie musi mieć przeprowadzonej rewizji osobistej.
Obowiązkiem kontrolowanego podmiotu jest zapewnienie kontrolerowi odpowiednich warunków i środków, które potrzebne są do sprawnego przeprowadzenia kontroli. Istotne jest, aby przedsiębiorca:
udostępnił w wyznaczonym terminie żądane dokumenty i inne materiały
udzielał potrzebnych informacji
udostępnił środki łączności w niezbędnym zakresie oraz inne potrzebne urządzenia techniczne
udostępnił możliwość filmowania, fotografowania, dokonywania nagrań dźwiękowych
w razie potrzeby przedłożył urzędowe tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym, które mają znaczenie dla przeprowadzanej kontroli.
Jeżeli kontrolujący napotka na jakieś utrudnienia lub kontrolowany będzie uniemożliwiał przeprowadzenie kontroli, to kontroler ma prawo skorzystać z pomocy funkcjonariuszy policji, którzy powinni wykonać na jego polecenie czynności umożliwiające sprawne przeprowadzenie kontroli, która nie będzie niczym zakłócana. Po kontroli zostaje sporządzony protokół, który musi być podpisany zarówno przez kontrolera, jak i osobę upoważnioną do reprezentowania kontrolowanej instytucji obowiązanej. Prawem kontrolowanej instytucji obowiązanej jest zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń do protokołu kontrolnego. Zastrzeżenia powinny być spisane w formie pisemnej i skierowane do Generalnego Inspektora w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Kontrola biura rachunkowego - RODO
Biuro rachunkowe może podlegać również kontroli Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Kontrolę ma prawo przeprowadzić upoważniony przez Prezesa Urzędu:
pracownik Urzędu
członek lub pracownik organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej w przypadku, o którym mówi art. 62 rozporządzenia 2016/679
po okazaniu imiennego upoważnienia razem z legitymacją służbową lub po okazaniu imiennego upoważnienia razem z innym dokumentem potwierdzającym tożsamość. Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w obecności kontrolowanego lub osoby, która została przez niego upoważniona. Osoba kontrolowana ma obowiązek do wskazania w formie pisemnej osoby upoważnionej do reprezentowania jego podczas kontroli.
Jeżeli Prezes Urzędu na podstawie informacji uzyskanych w postępowaniu kontrolnym stwierdzi, że mogły zostać naruszone przepisy dotyczące RODO w biurze rachunkowym, to ma obowiązek niezwłocznie wszcząć właściwe postępowanie.
Prawa kontrolującego
prawo wstępu w godzinach od 6:00 do 22:00 na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń
prawo wglądu do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli
prawo do przeprowadzania oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych
prawo żądania do złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz prawo do przesłuchiwania w charakterze świadka osoby w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego
prawo do zlecania sporządzania ekspertyz i opinii.
Jeżeli jest to konieczne, to kontrolujący ma prawo zwrócić się o pomoc do właściwego miejscowo komendanta Policji, jeżeli wymagają tego wykonywane czynności kontrolne. Kontroler może też przesłuchać kontrolowanego pracownika w charakterze świadka. Ma obowiązek ustalić jaki jest stan faktyczny na podstawie dowodów zebranych w postępowaniu kontrolnym. W szczególności chodzi o dokumenty, przedmioty, oględziny, a także wyjaśnienia i oświadczenia złożone ustnie lub pisemnie.
Czynności kontrolne kończy spisanie protokołu kontroli, w którym kontrolujący przedstawia przebieg wykonanych czynności. Osoba kontrolowana w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontroli musi go podpisać lub może złożyć w formie pisemnej zastrzeżenia do jego treści. Kontrola może być przeprowadzona przez czas, który nie może być dłuższy niż 30 dni licząc od dnia okazania imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Do wskazanego terminu nie wlicza się terminów przewidzianych na złożenie zastrzeżeń do protokołu kontroli lub podpisanie i doręczenie protokołu kontroli przez kontrolowanego.
