Osoby prowadzące działalność gospodarczą muszą liczyć się z kontrolą przeprowadzaną przez różne urzędy. Wszyscy pracodawcy oraz pozostali przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników na rzecz, których pracę świadczą osoby fizyczne, a także osoby prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek mogą być skontrolowane przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).
Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza kontrolę głównie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalnego zatrudnienia. Kontrolerzy, którzy zjawiają się w zakładzie pracy przede wszystkim:
ustalają stan faktyczny w zakresie przestrzegania prawa pracy, głównie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy
badają czy w danym zakładzie pracy przestrzegane są przepisy związane z legalnym zatrudnieniem
dokumentują ustalenia jakich dokonali.
Miejsce kontroli
Przepisy ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy wskazują na miejsce, w którym powinna odbyć się kontrola. Może nim być siedziba kontrolowanej jednostki lub podległych jej jednostek bądź miejsce przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych. Inspektor pracy, który przyjdzie na kontrolę posiada specjalne uprawnienia, które pozwalają mu poruszać się po kontrolowanym terenie w swobodny sposób bez konieczności uzyskania zgody na przemieszczanie się. Dodatkowo nie podlega on rewizji osobistej, nawet jeżeli kontroluje zakład pracy, który w regulaminie posiada zapis o przeprowadzaniu rewizji osobistej. Czynności kontrolne mogą mieć miejsce także w siedzibach jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy (Główny Inspektorat Pracy oraz okręgowe inspektoraty pracy).
Czym jest upoważnienie do przeprowadzenia kontroli i kto je wydaje?
Inspektor pracy posiada spore uprawnienia w zakresie przeprowadzania kontroli w danym zakładzie pracy. Między innymi ma prawo do wykonania kontroli bez uprzedzenia o każdej porze dnia i nocy dotyczącej przestrzegania przepisów prawa pracy, a szczególnie tych dotyczących stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz legalnego zatrudnienia. Inspektor udając się na kontrolę powinien przed jej rozpoczęciem okazać legitymację służbową potwierdzającą jego tożsamość oraz posiadane uprawnienia inspektora pracy. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli może posiadać również inny pracownik PIP. Takie upoważnienie powinno być wydane przez Głównego Inspektora Pracy lub jego zastępców bądź przez okręgowych inspektorów pracy i ich zastępców. Okręgowi inspektorzy pracy mają prawo upoważnić nadinspektorów pracy, inaczej kierowników oddziałów do wydawania upoważnień do przeprowadzania kontroli.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli – dane jakie powinno zawierać
imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer legitymacji służbowej
wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli
oznaczenie podmiotu objętego kontrolą
wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli
pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach
podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji.
W nadzwyczajnych okolicznościach, kiedy istnieje bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracowników, to kontrola u danego przedsiębiorcy może rozpocząć się w terminie natychmiastowym po okazaniu jedynie legitymacji służbowej. W takiej sytuacji organ kontrolujący ma obowiązek doręczyć kontrolowanemu przedsiębiorcy upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, jednak w terminie nie późniejszym niż 7 dni od podjęcia kontroli.
Przebieg kontroli
Inspektor pracy, który przeprowadza kontrolę ma prawo:
do swobodnego wstępu na teren zakładu pracy, jak i do wszystkich jego obiektów oraz pomieszczeń
do przeprowadzania oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy
do wglądu do dokumentacji zakładu pracy, które dotyczą:
budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy
planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej oraz technologicznej
wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności zakładu (przedsiębiorca na żądanie inspektora ma obowiązek dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości jaka jest niezbędna do przeprowadzenia analiz lub badań, jeżeli mają one związek z przeprowadzaną kontrolą)
do wglądu do akt osobowych oraz innych dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby, które zostały zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym również osoby wykonujące działalność na własny rachunek
do żądania od przedsiębiorcy pisemnych oraz ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą. Taki sam obowiązek wobec kontrolującego mają również wszyscy zatrudnieni pracownicy lub byli pracownicy, bądź Ci, którzy wykonują lub wykonywali dla danego pracodawcy pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osoby wykonujące pracę na własny rachunek w ramach działalności gospodarczej. Inspektor może też wezwać i przesłuchać wymienione osoby w związku z kontrolą
do zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz jak wyglądała ich realizacja
do utrwalenia przebiegu kontroli za pomocą środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku
do wykonywania odpisów, zestawień lub wyciągów z dokumentów oraz obliczeń i zestawień sporządzanych na podstawie tych dokumentów, ale tylko w zakresie niezbędnym do wykonywanej kontroli. Inspektor może zażądać ich wykonania bezpośrednio od przedsiębiorcy
do sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej
do korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.
Zakończenie kontroli – protokół kontrolny
Czynności kontrolne zakończone są spisaniem protokołu kontrolnego, w którym muszą znaleźć się określone elementy, jak:
nazwa podmiotu kontrolowanego razem z adresem
numer REGON
numer identyfikacji podatkowej NIP
imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy
imię i nazwisko osoby reprezentującej podmiot kontrolowany oraz nazwę organu reprezentującego ten podmiot
data rozpoczęcia działalności przez podmiot kontrolowany oraz data objęcia stanowiska przez osobę lub powołania takiego organu
oznaczenie dni, w których przeprowadzana była kontrola
informacja o realizacji uprzednich decyzji i wystąpień organów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy
opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli
dane osoby legitymowanej oraz określenie czasu, miejsca i przyczyny legitymowania
informacja o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji
treść decyzji ustnych oraz informację o ich realizacji
informacja o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy
wyszczególnienie załączników stanowiących składową część protokołu
informacje o osobach, w obecności których była przeprowadzana kontrola
wskazanie informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa - na wniosek podmiotu kontrolowanego
informacja o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli
data i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę lub organ reprezentujący podmiot kontrolowany.
Jeżeli kontrola nie wykaże żadnych uchybień, to w takiej sytuacji inspektor może sporządzić notatkę urzędową i opisać w niej stan faktyczny jaki wykazała przeprowadzona kontrola. Osoba kontrolowana przed podpisaniem protokołu ma prawo zaznajomić się z zapisami pokontrolnymi. Dodatkowo ma prawo zgłosić zastrzeżenia jakie ma w stosunku do ustaleń w nim zawartych. Zastrzeżenia muszą być złożone na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Inspektor pracy, który przeprowadzał kontrolę ma obowiązek zbadać zgłoszone zastrzeżenia i po stwierdzeniu ich zasadności musi zmienić lub uzupełnić zastrzeżoną część protokołu. Odmowa podpisania protokołu przez kontrolowanego może skutkować nałożeniem na niego określonych środków prawnych przewidzianych ustawą.
Jeżeli inspektor pracy stwierdzi naruszenie przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, a także dotyczących legalności zatrudnienia ma prawo:
nakazać usunięcie stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie w przypadku, gdy naruszenie dotyczy przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy
nakazać wstrzymania prac lub działalności, jeżeli naruszenie wpływa na bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników bądź innych osób wykonujących prace lub prowadzących działalność
skierować do wykonywania innych prac pracowników lub pozostałych osób dopuszczonych do pracy wbrew obowiązującym przepisom przy pracach wzbronionych, szkodliwych lub niebezpiecznych bądź pracowników lub innych osób dopuszczonych do pracy przy pracach niebezpiecznych, o ile pracownicy ci lub inne osoby nie posiadają odpowiednich kwalifikacji. Wydane nakazy w wymienionych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.
nakazać wstrzymania eksploatacji maszyn i urządzeń w sytuacji, kiedy ich eksploatacja powoduje bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi. Wydane nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu
zakazać wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi. Wydane nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.
nakazać, jeżeli zostanie stwierdzone, że stan bezpieczeństwa i higieny pracy zagraża życiu lub zdrowiu pracowników lub osób fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących pracę na własny rachunek (działalność gospodarcza) zaprzestania prowadzenia działalności bądź działalności określonego rodzaju
nakazać ustalenia w określonym terminie, okoliczności i przyczyn wypadku. w tym: nakazać wykonania badań i pomiarów czynników szkodliwych oraz uciążliwych w środowisku pracy w przypadku naruszenia trybu, metod, rodzaju lub częstotliwości wykonania tych badań i pomiarów bądź konieczności stwierdzenia wykonywania pracy w warunkach szczególnych
nakazać pracodawcy wypłaty należnego wynagrodzenia za pracę, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi. Wydane nakazy w tych sprawach podlegają natychmiastowemu wykonaniu.
skierować do wystąpienia lub wydania polecenia, a w razie stwierdzenia innych naruszeń zażądać ich usunięcia i wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do winnych osób.
Inspektor pracy na podstawie ustaleń wynikających z kontroli ma prawo do:
wydawania określonych decyzji
kierowania wystąpień
wnoszenia powództwa oraz wstępu do postępowania w niektórych sprawach
do podejmowania innych działań o ile prawo oraz obowiązek ich podjęcia wynikają z odrębnych przepisów.
Decyzja inspektora pracy w sprawie kontroli
Inspektor pracy wydaje decyzję, która może mieć formę pisemną, ustną lub może zostać wpisana do dziennika budowy. Kontrolujący ma prawo do odwołania się od decyzji inspektora wydanej w formie pisemnej lub stanowiącej wpis do dziennika budowy w terminie 7 dni od daty otrzymania decyzji. Odwołanie składa się do okręgowego inspektora pracy. Złożenie odwołania może wstrzymać wykonanie decyzji do czasu jego rozpatrzenia, pod warunkiem, że działalność zakładowa nie stwarza zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzi. Otrzymanie decyzji dotyczącej kontroli zobowiązuje pracodawcę do poinformowania PIP o realizacji zaleceń zawartych w decyzji z upływem terminów określonych w decyzji.
Co oznacza wystąpienie?
W wystąpieniu powinny zostać zawarte wnioski pokontrolne i ich podstawa prawna. Jeżeli kontrolujący otrzyma wystąpienie, to ma obowiązek powiadomienia właściwego organu Państwowej Inspekcji Pracy o terminie i sposobie realizacji wniosków pokontrolnych w terminie określonym w wystąpieniu, który nie może przekraczać 30 dni.
Wykroczenia stwierdzone podczas kontroli - kary
W przypadku, kiedy podczas kontroli inspektor pracy stwierdzi wykroczenie naruszające przepisy ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Nr 99, poz. 1001 z późn. zm.5) w zakresie określonym w art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4, to może wystąpić z wnioskiem do właściwego sądu o ukaranie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.
Inspektor pracy może też powiadomić o stwierdzonych nieprawidłowościach i naruszeniu przepisów właściwe organy, takie jak np.:
ZUS – naruszenie przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych
Urząd Kontroli Skarbowej – naruszenie przepisów prawa podatkowego
Policja lub Straż Graniczna – naruszenie przepisów o cudzoziemcach.
Jeżeli zostaną naruszone warunki prowadzenia agencji zatrudnienia określone w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, to okręgowy inspektor pracy ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia o tym marszałka właściwego województwa.
O naruszeniu przez bezrobotnego przepisów o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy zostaje powiadomiony starosta. Powiadomienie składa okręgowy inspektor pracy.
Inspektor pracy ma prawo ukarać osobę, która winna jest popełnienia wykroczeń przeciwko prawu pracownika za pomocą mandatu w wysokości od 1 000 zł do 2 000 zł. W przypadku, kiedy ukarana osoba przynajmniej dwukrotnie popełni wykroczenie przeciwko prawom pracownika w ciągu 2 lat od ostatniego ukarania, to właściwy organ PIP może nałożyć na taką osobę karę grzywny w wysokości 5 000 zł. Jeżeli ukarany odmówi przyjęcia mandatu karnego, to musi liczyć się z sytuacją, że inspektor pracy wystąpi do sądu z wnioskiem o ukaranie. Sąd może nałożyć na taką osobę karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
