Do jednych z obowiązków przedsiębiorcy należy prowadzenie książki kontroli służącej do dokumentowania liczby oraz czasu trwania kontroli przeprowadzanych w firmie. Książka kontroli może być prowadzona w formie elektronicznej oraz papierowej.
Zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce przedsiębiorcy mają zagwarantowaną swobodę prowadzenia działalności gospodarczej. Każdy może w dowolnym momencie otworzyć, zawiesić lub zamknąć firmę. Nie oznacza to jednak tego, że przedsiębiorstwo i działania samego przedsiębiorcy nie są kontrolowane. Najczęściej kontrole przeprowadza ZUS, Urząd Skarbowy, a także Inspekcja Pracy.
Czym jest książka kontroli?
Przedsiębiorca ma obowiązek założenia i prowadzenia książki kontroli, w której umieszcza się między innymi wpisy informujące o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, a także o uchyleniu tych zaleceń przez odpowiedni organ. Książka kontroli może być prowadzona w formie papierowej i elektronicznej. W przypadku wersji elektronicznej przedsiębiorca powinien dodatkowo posiadać papierową wersję książki kontroli, tak aby w razie potrzeby mógł ją szybko udostępnić. Taka wersja książki musi być koniecznie poświadczona przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w księdze. Dokument nie ma określonego wzoru. Jednak przepisy jasno wskazują, których wpisów powinien dokonać kontroler, a których przedsiębiorca.
Wpis w książce musi zawierać następujące dane:
oznaczenie organu kontroli
oznaczenie upoważnienia do kontroli
zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli
data podjęcia kontroli
data zakończenia kontroli
zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych
uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli
uzasadnienie wszczęcia kontroli „na legitymację”
uzasadnienie zastosowanych wyjątków od stosowania przepisów ochronnych przedsiębiorców przed niektórymi działaniami kontrolerów
uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli
uzasadnienie czasu trwania przerwy.
Kontrolujący ma obowiązek wpisać:
oznaczenie organu, który dokonuje kontroli
oznaczenie upoważnienia przedstawionego podczas kontroli
zakres kontroli
datę rozpoczęcia kontroli oraz dzień jej zakończenia.
Istotnym wpisem w książce jest punkt odnoszący się do uzasadnienia przedłużenia kontroli, jeżeli rzeczywiście dojdzie do jej znacznego wydłużenia. Uzasadnienie wymagane jest również w przypadku czasu przeznaczonego na przerwę, który może być potrzebny do wykonania określonych czynności, jak np. przeprowadzenia badań próbki produktu. Pracownicy organu kontroli dokonujący wpisu muszą się przy takim wpisie podpisać i dodatkowo dokonać potwierdzenia odpowiednimi pieczątkami.
Książka kontroli – obowiązek jej prowadzenia
Po rozpoczęciu kontroli przedsiębiorca ma obowiązek od razu przekazać kontrolującemu wydruki z systemu informatycznego, książkę kontroli bądź jej kopię poświadczoną za zgodność z wpisem w książce kontroli. Zgodność może poświadczyć sam przedsiębiorca. W trakcie kontroli wszelkich wpisów w książce dokonuje kontroler uprawniony do przeprowadzenia kontroli. Przedsiębiorca ma prawo nie okazać książki kontroli, jeżeli nie będzie to możliwe z powodu udostępnienia jej innemu organowi kontrolnemu. W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien okazać książkę w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych liczonych od momentu zwrotu książki przez inny organ kontrolujący.
Kara za brak książki kontroli
Przedsiębiorcy za brak książki grozi określona kara. Sankcje zostały określone w kodeksie karnym skarbowym Za nieokazanie księgi organowi kontrolnemu grozi kara w wysokości do 720 stawek dziennych. Stawka dzienna ustalana jest na podstawie minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w danym roku. Stawka dzienna nie może być mniejsza od jednej trzydziestej części wynagrodzenia minimalnego, a także nie może być wyższa niż jej czterystukrotność.
