Jednym z obowiązków przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników należy ewidencjonowanie czasu pracy, nawet jeżeli zatrudnia tylko jednego pracownika. Ewidencja czasu pracy ma pomóc w prawidłowym naliczaniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z wykonywaną pracą.
Art. 149 Kodeksu Pracy wskazuje, że ewidencja czasu pracy prowadzona jest w celu prawidłowego ustalania wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaną pracą, jak np. wypłata dodatków za przepracowane nadgodziny lub pracę w godzinach nocnych.
Regulacje związane z prowadzeniem ewidencji czasu pracy można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. W par. 6 tego rozporządzenia znajduje się zapis mówiący o tym, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która obejmuje dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, które zawierają:
ewidencję czasu pracy z informacją o:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy
liczbie godzin nadliczbowych
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca pełnienia dyżuru
liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej
rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy
rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy
wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Rozporządzenie nie zawiera wzoru ewidencji, dlatego dozwolona jest każda jej forma. Wymagane jest jedynie, aby znalazły się w niej wymienione wyżej elementy oraz aby ewidencja była prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.
Ewidencja czasu pracy, a lista obecności pracowników
Ewidencja czasu pracy, a lista obecności pracowników, to dwa różne dokumenty. Częstym błędem popełnianym przez pracodawców jest stosowanie jedynie listy obecności pracowników, na której odnotowywane są tylko informacje dotyczące nadgodzin, urlopów lub innych zdarzeń mających wpływ na czas pracy i na prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia. Lista obecności jest dokumentem, który potwierdza przyjście i wyjście pracownika w danym dniu z pracy. Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności. W jej zastępstwie może wprowadzić inne sposoby potwierdzania obecności w pracy, jak np. elektroniczne karty wstępu, czytniki linii papilarnych lub inne. Dokumenty potwierdzania obecności pracowników w pracy muszą zawierać podpis danego pracownika potwierdzający jego przyjście i wyjście z pracy w danym dniu. Z kolei ewidencja czas pracy służy pracodawcy do obliczania należnego wynagrodzenia pracownika. Nie znajduje się na niej podpis pracownika. Pracodawca na życzenie pracownika powinien udostępnić mu wgląd do ewidencji, która powinna być prowadzona w formie miesięcznej na bieżąco. Zapisy muszą być aktualizowane, zwłaszcza przed wypłatą w celu prawidłowego naliczenia wypłaty poszczególnych składników wynagrodzenia.
Osoba odpowiedzialna w firmie za prowadzenie ewidencji czasu pracy
Zasadniczo w firmie osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji czasu pracy jest pracodawca. Ma on jednak prawo zlecić to zadanie innej osobie, pracownikowi, który zajmuje stanowisko kierownika działu lub pracownikowi zatrudnionemu w dziale kadr. Sąd Najwyższy jest zdania, że ewidencjonowaniem czasu pracy w imieniu pracodawcy może zająć się osoba, która posiada wiedzę o liczbie godzin pracowników zatrudnionych w danym dziale lub zakładzie pracy (sygn. akt. I PK 157/07, OSNP 2009/3-4/33).
Symbole stosowane w ewidencji czasu pracy
W przepisach brak jest gotowych wzorów symboli, które pracodawca powinien stosować w ewidencji. Do najczęściej używanych należą:
Ch - choroba (wynagrodzenie chorobowe płacone przez pracodawcę lub zasiłek chorobowy płacony przez ZUS)
Op - opieka na dziecko do 14 lat lub na innego członka rodziny
Uw - urlop wypoczynkowy (20 lub 26 dni w roku w zależności od lat pracy)
Uż - urlop na żądanie (4 dni w ciągu roku w ramach limitu 20 lub 26 dni)
Um - urlop macierzyński
Urodz - urlop rodzicielski
Uojc - urlop ojcowski
Uwych - urlop wychowawczy
Uok - urlop okolicznościowy, np. na ślub pracownika lub na pogrzeb członków rodziny
Ub - urlop bezpłatny
Zw. art 188 KP - zwolnienie na dziecko z art.188 (2 dni w ciągu roku dla rodziców wychowujących dzieci do lat 14)
NUN - nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, np. wyjścia do sądu, które są usprawiedliwione, ale nie należy się za nie wynagrodzenie, ewentualną rekompensatę za utracone wynagrodzenie może wypłacić jedynie sąd
NUP - nieobecność usprawiedliwiona płatna, jak np. zwolnienie na poszukiwanie pracy, które należy się pracownikowi w okresie wypowiedzenia na jego wniosek lub zwolnienie w celu honorowego oddawania krwi.
W ewidencji czasu pracy muszą znaleźć się również oznaczenia dotyczące liczby godzin pracy pracownika z wyszczególnieniem na liczbę godzin:
ogółem
nadliczbowych z dodatkiem 50% i 100%
przepracowanych w niedziele i święta
przepracowanych w porze nocnej
przepracowanych w dodatkowe dni wolne od pracy
przepracowanych w czasie dyżurów
pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych niezbędnych do nauki zawodu.
Pracodawca może prowadzoną przez siebie ewidencję czasu pracy uzupełnić o dodatkowe wskazania, jak np. o rubrykę, w której znajdą się informacje o:
spóźnieniach pracownika do pracy
dniach wolnych udzielonych pracownikowi za pracę w niedzielę (symbol W-N). Dzień wolny z tego tytułu należy się pracownikowi w ciągu 6 dni przed lub po przepracowanej niedzieli
dniach wolnych udzielonych pracownikowi z tytułu przekroczenia 5-dniowego tygodnia pracy (symbol W-5).
Oznaczenia te mają pomóc podczas kontroli PIP uzyskać kontrolującemu informacje o powodach udzielenia dnia wolnego.
Dokumenty dołączane do ewidencji czasu pracy
Do ewidencji czasu pracy koniecznie muszą być dołączone wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę po godzinach. W przypadku nadgodzin dobowych pracownik musi złożyć takie oświadczenie przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym miały miejsce również inne wnioski, dokumenty i zgody. Wnioski urlopowe nie są związane z ewidencją czasu pracy i dlatego przechowuje się je oddzielnie.
Ewidencja czasu pracy – kogo nie dotyczy?
Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy (art. 149 par. 2), pracodawca nie musi prowadzić ewidencji czasu pracy w stosunku do pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, którzy w jego imieniu zarządzają zakładem pracy oraz pracowników, którzy otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub za wykonywanie pracy w porze nocnej. W przypadku tej grupy osób pracodawca w dalszym ciągu musi prowadzić ewidencję urlopów, dyżurów, zwolnień z tytułu opieki nad dzieckiem, z powodu choroby oraz innych usprawiedliwionych lub nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Kara za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy
Za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy przedsiębiorcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (wykroczenie przeciwko prawom pracownika – art. 281 pkt 6 Kodeksu Pracy). Za fałszowanie ewidencji pracodawca naraża się na karę grzywny, a nawet więzienia, ponieważ takim czynem popełnia przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów.
