Czy firma może być skontrolowana pod nieobecność właściciela?

Kontrola w firmie to element działalności gospodarczej, który przedsiębiorca powinien brać pod uwagę. Może ona być związana z różnymi aspektami funkcjonowania firmy, np. prawnymi, podatkowymi czy pracowniczymi. Jednak co się dzieje, gdy kontrola ma miejsce pod nieobecność właściciela? Czy urzędnicy mają prawo działać bez jego wiedzy lub zgody?

Kiedy kontrola jest uzasadniona?

Każda kontrola w przedsiębiorstwie ma na celu ustalenie, czy w danej sytuacji nie doszło do naruszenia prawa. Może ona zostać zainicjowana z różnych powodów - na wniosek pracowników, kontrahentów, a nawet z urzędu. Z reguły wynika z podejrzenia, że przedsiębiorca złamał przepisy – np. poprzez naruszenie zasad uczciwej konkurencji, niewypełnianie obowiązków podatkowych czy inne działania sprzeczne z prawem.

Polskie przepisy, w szczególności Ustawa – prawo przedsiębiorców, określają, że kontrola powinna być poprzedzona analizą ryzyka naruszenia prawa. Dzięki temu organy kontrolne mogą zidentyfikować obszary, gdzie prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości jest największe.

Istnieją jednak sytuacje, w których kontrola może zostać wszczęta bez wcześniejszej analizy, a nawet bez zapowiedzi. Dotyczy to m.in.:

• przypadków zagrożenia życia lub zdrowia,
• podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia,
• konieczności zabezpieczenia dowodów.

Czy kontrola może odbyć się bez właściciela?

W normalnych warunkach kontrola jest przeprowadzana po uprzednim poinformowaniu przedsiębiorcy o jej terminie i zakresie. Właściciel firmy ma wtedy czas na przygotowanie dokumentów, obecność w siedzibie firmy oraz reprezentowanie swoich interesów.

Jednak istnieją przypadki, w których kontrola może odbyć się pod nieobecność właściciela.

Organy kontrolne mają prawo działać bez wcześniejszego zawiadomienia, jeśli:

• konieczności przeciwdziałania przestępstwu lub wykroczeniu, w tym skarbowemu, lub zabezpieczenia dowodów,
• realizacji postanowień wynikających z międzynarodowych umów ratyfikowanych przez Polskę lub bezpośrednio stosowanych przepisów Unii Europejskiej,
• postępowań prowadzonych na podstawie Ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów (dla kontroli wszczętych po 10 listopada 2024 roku),
• działań opartych na przepisach Ustawy Prawo komunikacji elektronicznej w zakresie wykorzystania częstotliwości radiowych,
• przypadków bezpośredniego zagrożenia życia, zdrowia lub środowiska.

W takich sytuacjach organy kontrolne są zobowiązane do poinformowania przedsiębiorcy o przyczynach braku zawiadomienia. Zwykle ma to miejsce po rozpoczęciu działań kontrolnych lub równocześnie z ich zainicjowaniem.

Jakie są prawa przedsiębiorcy?

Choć kontrola pod nieobecność właściciela jest możliwa, przedsiębiorca nie pozostaje bez ochrony.

Polskie przepisy jasno określają, że:

• urzędnicy muszą działać w granicach prawa i zgodnie z zakresem kontroli,
• właściciel ma prawo odwołać się od wyników kontroli, jeśli uzna je za niesłuszne,
• w przypadku naruszenia procedur kontrolnych, przedsiębiorca może dochodzić swoich praw, np. składając skargę na działania organu.

Jednak ustawodawca wprowadził kilka wyjątków, w których kontrola może odbyć się bez udziału przedsiębiorcy.

Co zrobić, jeśli przedsiębiorca nie może być obecny?

Jeśli przedsiębiorca został powiadomiony o terminie kontroli i wie, że nie będzie mógł w niej uczestniczyć, powinien zadbać o wyznaczenie swojego zastępcy. Wskazanie pełnomocnika musi być dokonane na piśmie – forma ustna jest niewystarczająca, gdyż nie pozwala na jej formalne udowodnienie.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie ustanowi zastępcy, a mimo to kontrola zostanie przeprowadzona, jej wyniki nie będą automatycznie podważalne. Przykładowo, w wyroku z 15 kwietnia 2021 roku (sygn. akt III SA/Łd 58/21), Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi wskazał, że nieobecność przedsiębiorcy (nawet uzasadniona chorobą) nie może całkowicie paraliżować możliwości przeprowadzenia kontroli. Każdy przedsiębiorca powinien tak zorganizować swoją działalność, aby zapewnić ciągłość funkcjonowania firmy, także w sytuacjach wyjątkowych.

Kto może reprezentować firmę w trakcie kontroli?

Jeśli właściciel firmy nie wyznaczył pełnomocnika, kontrola może być przeprowadzona w obecności:

• innego pracownika przedsiębiorcy,
• osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej,
• przywołanego świadka, którym musi być funkcjonariusz publiczny (ale niepracujący dla organu kontrolującego).

Warto pamiętać, że do czasu trwania kontroli nie wlicza się okresów, w których nieobecność przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej stanowiła przeszkodę w jej realizacji.

Podsumowanie

Co do zasady obecność przedsiębiorcy podczas kontroli jest wymagana, ale prawo przewiduje wyjątki, które umożliwiają jej przeprowadzenie bez udziału właściciela firmy. Dotyczy to głównie sytuacji związanych z bezpieczeństwem publicznym, ochroną konkurencji lub koniecznością przeciwdziałania przestępstwom.

Przedsiębiorca, który wie, że nie będzie mógł uczestniczyć w kontroli, powinien wyznaczyć swojego pełnomocnika w formie pisemnej. W przeciwnym razie kontrola może odbyć się w obecności innego pracownika lub świadka, co nie wpływa na jej legalność.

Zorganizowanie firmy w sposób, który zapewni jej sprawne funkcjonowanie podczas nieobecności właściciela, jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Właściwe przygotowanie do ewentualnych kontroli pozwala uniknąć komplikacji i zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Data publikacji: 2025-02-12, autor: FakturaXL