Ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w każdej firmie dla wszystkich zatrudnionych w niej pracowników. Należy ją prowadzić zgodnie z określonymi zasadami. Dzięki niej pracodawca może prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie pracownika oraz inne dodatkowe świadczenia.
Ewidencja czasu pracy – dane jakie powinna zawierać
Zgodnie z nazwą powinna uwzględniać ilość przepracowanych godzin oraz czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, ilość dyżurów nocnych, dni wolne od pracy, godziny nadliczbowe itp. Z innych danych ewidencja musi zawierać także informacje o dyżurach z godziną ich rozpoczęcia, zakończenia oraz miejscem ich pełnienia. Nie może też zabraknąć danych o urlopach, zwolnieniach lekarskich i innych usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.
Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć też inną dokumentację, w której będą zawarte wnioski pracownika, dokumenty związane z udzieleniem dnia wolnego, wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych oraz inne zgody pracownika odnoszące się do wyjątkowych sytuacji.
Podstawowe błędy w ewidencji czasu pracy
Podstawowym błędem często spotykanym w ewidencji czasu pracy jest równoważenie list obecności z kartami ewidencji czasu pracy. W zakładach pracy listy obecności prowadzone są jedynie w celu potwierdzania przez pracowników ich obecności w pracy. Pracodawca nie ma obowiązku ich prowadzenia. Listy są jedną z opcji, z której może skorzystać i które może zastąpić automatycznymi terminalami, czytnikami lub elektronicznymi listami obecności. Wymagana jest natomiast karta ewidencji, która powinna być prowadzona w sposób rzetelny, ponieważ to właśnie ją będzie chciała skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy. W dokumentacji dotyczącej ewidencji koniecznie muszą znaleźć się wszystkie wymagane dokumenty, zgody i wnioski dostarczone przez pracownika.
Dużym błędem popełnianym przez niektórych pracodawców jest brak wydawania i oznaczania dni wolnych od pracy należnych pracownikowi. Obecnie na tydzień pracy składa się 5 dni. Każdy wolny dzień powinien zostać właściwie oznaczony w ewidencji. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi należy się dzień wolny za pracę w sobotę, niedzielę lub inny świąteczny dzień..
Kolejnym błędem jest niedokładne ewidencjonowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Wykazanie dokładnych godzin pracy ma na celu sprawdzenie, czy dana firma przestrzega praw pracowniczych. Powyższy obowiązek nie dotyczy pracowników wykonujących pracę w ściśle określonych godzinach. Dla niektórych pracodawców problemem jest prawidłowe rozróżnienie doby pracowniczej od kalendarzowej. Należy zapamiętać, że doba pracownicza trwa przez kolejne 24 godziny liczone od rozpoczęcia świadczenia pracy. Z kolei doba kalendarzowa trwa od godziny 0:00 do godziny 23:59. W ewidencji czasu pracy stosuje się dobę pracowniczą.
