Osoba prowadząca działalność gospodarczą musi liczyć się z tym, że w każdym momencie jego firma może być skontrolowana przez uprawnione organy państwowe.
Podstawowymi organami państwowymi, które mają prawo przeprowadzić kontrolę w firmie są: ZUS, Urząd Skarbowy oraz Państwowa Inspekcja Pracy. Oprócz wymienionych przedsiębiorcę może skontrolować:
Pracownicy organów kontrolnych podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych mają obowiązek okazania legitymacji służbowej przedsiębiorcy lub innej osobie przez niego upoważnionej.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje przede wszystkim płatników składek pod kątem terminowości opłacania składek, zgłoszenia wszystkich uprawnionych osób do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także prawidłowości obliczeń wszystkich składek i wypłat odpowiednich świadczeń. Zanim kontrolerzy ZUS-u udadzą się na kontrolę, to najpierw muszą powiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może być przeprowadzona nie wcześniej niż po 7 dniach licząc od dnia, w którym przedsiębiorca odebrał zawiadomienie, ale nie później niż 30 dni od dnia jego doręczenia. Po upływie 30 dni organ składkowy chcąc udać się na kontrolę musi ponownie zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze jej wszczęcia. Jeżeli przedsiębiorca złoży pisemny wniosek o przyspieszenie kontroli, to inspektor ZUS może rozpocząć ją wcześniej niż po 7 dniach. W sytuacji, gdyby w tym samym czasie przedsiębiorca był kontrolowany przez inny publiczny organ kontrolujący, to inspektor ZUS-u powinien odstąpić od kontroli. Jeżeli przedsiębiorca wyrazi zgodę na równoczesne prowadzenie więcej niż jednej kontroli, to mogą być one kontynuowane. W przypadku, kiedy organ kontrolujący, w tym przypadku ZUS odstąpi od czynności kontrolujących ze względu na inną kontrolę przeprowadzaną u danego przedsiębiorcy w tym samym czasie, to wtedy kontrola będzie musiała odbyć się w innym terminie. Każda inspekcja musi być odnotowana w książce kontroli.
Urząd Skarbowy (US) – zakres kontroli
Zadaniem kontroli skarbowej jest sprawdzenie przedsiębiorcy, czy w prawidłowy sposób wywiązuje się ze swoich obowiązków podatkowych i przestrzega przepisów prawa podatkowego. Podatnik może być kontrolowany w zakresie prawidłowości w rozliczaniu i regulowaniu podatku dochodowego, a także w zakresie zwrotu podatku VAT, oraz pod kątem prawidłowego prowadzenia dokumentacji. Urząd Skarbowy zanim uda się do podatnika na kontrolę, to najpierw musi powiadomić go pisemnie o zamiarze przeprowadzenia czynności sprawdzających. Zawiadomienie powinno zawierać między innymi zakres kontroli, rodzaj sprawdzanego podatku, a także okres objęty kontrolą. Czynności kontrolne mogą rozpocząć się nie wcześniej niż po 7 dniach licząc od dnia doręczenia zawiadomienia i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jest to czas, w którym podatnik może poprawić ewentualne błędy, a także wyprostować wszelkie nieprawidłowości w dokumentach. Na wniosek przedsiębiorcy lub za jego zgodą kontrola może odbyć się wcześniej niż w ciągu 7 dni.
W niektórych przypadkach, zwłaszcza jeżeli czynności sprawdzające przeprowadzane są w związku z podejrzeniem popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego i ich celem jest przeciwdziałanie wystąpieniu tych czynności lub jeżeli chodzi o zabezpieczenie dowodów dokonania przestępstwa, to kontrola może odbyć się bez zapowiedzi.
Najczęściej celem kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy jest kontrola pracodawcy pod kątem przestrzegania przez niego przepisów prawa pracy oraz dotyczących bezpieczeństwa, ochrony życia i zdrowia pracowników, a także legalnego zatrudniania w zakresie wskazanym w art. 10 ust. 1 pkt 3 i 4. Zgodnie z przepisami inspektorzy pracy mają prawo do przeprowadzania kontroli bez zawiadamiania pracodawcy o każdej porze dnia i nocy.
