Każdy przedsiębiorca musi liczyć się z tym, że w pewnym momencie jego firma może zostać skontrolowana przez niektóre urzędy. Najczęściej kontrole przeprowadza Urząd Skarbowy i ZUS.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo skontrolować płatnika składek pod kątem prawidłowości wywiązywania się przez niego z nałożonych obowiązków. Jak mówi ustawa o Systemie Ubezpieczeń Społecznych kontrola w szczególności obejmuje niżej wymienione czynności:
zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych
ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych
wypłata świadczeń z ubezpieczeń społecznych i dokonywanie rozliczeń z tego tytułu
obliczanie, potrącanie i opłacanie składek oraz innych wpłat, które ZUS ma obowiązek pobierać pod kątem ich prawidłowości i rzetelności
opracowywanie wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe pod kątem prawidłowości i rzetelności
dokonywanie oględzin składników majątkowych posiadanych przez płatnika składek, który zalega z opłatą należności z tytułu tych składek
wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych do celów ubezpieczeń społecznych.
Do przeprowadzenia kontroli powołani są inspektorzy kontroli będący pracownikami ZUS.
Co może kontrolować ZUS?
ZUS kontroluje najczęściej zagadnienia, w których jego zdaniem może dochodzić do największych nieprawidłowości. Oznacza to, że urzędnicy pod lupę biorą przede wszystkim tych płatników składek, u których mogło dojść do naruszenia przepisów prawa w zakresie ubezpieczeń społecznych, a także innych zadań. Każda kontrola poprzedzona jest dogłębną analizą prawdopodobieństwa prowadzenia przez podatnika działań z naruszeniem prawa.
prawidłowość w zakresie określania wysokości wynagrodzenia stanowiącego podstawę do naliczania składek społecznych
kontrolę zawieranych umów o pracę. Osoba kontrolująca sprawdza charakter zawartej umowy, na przykład czy zawarte umowy zlecenia lub o dzieło nie mają charakteru umowy o pracę
kontrolę, czy zawarta umowa o pracę nie ma charakteru pozornego, czyli że nie jest zawierana dla pozoru na papierze tylko po to, aby uzyskać świadczenie, jak np. zasiłek chorobowy lub macierzyński
kontrola wypłacanych świadczeń socjalnych. W zasadzie sprawdzeniu podlega źródło finansowania, z którego dokonywana jest wypłata, czy jest to Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), czy są to środki obrotowe firmy. Świadczenia z ZFŚS podlegają zwolnieniu od składek ZUS po spełnieniu określonych warunków.
Kontrola ZUS – przykładowe obszary objęte kontrolą
Czasami pracownik z pracodawcą dochodzą do porozumienia i zawierają układ wzajemnych korzyści, który w konsekwencji doprowadza do zawarcia pozornej umowy o pracę. Jeżeli ZUS ma podejrzenia, że taka czynność mogła mieć miejsce, to przede wszystkim będzie sprawdzał, czy umowy o pracę nie zostały zawarte po powstaniu jakiegoś zdarzenia lub bezpośrednio przed nim. Zainteresowaniem kontrolerów mogą być na przykład objęte przypadki, kiedy nagle wynagrodzenie pracownika zostało znacznie podwyższone, a bezpośrednio po podwyżce pracownik nabył prawo do wypłaty świadczeń z ZUS-u.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca w prowadzonym przez siebie biurze rachunkowym zatrudnia syna, który nie posiada wykształcenia z zakresu księgowości. Umowa o pracę została podpisana i weszła w życie z dniem 1 października 2022 roku. Wynagrodzenie syna było znacznie wyższe niż wynagrodzenie pozostałych pracowników. W listopadzie syn poszedł na zwolnienie lekarskie w związku z przeprowadzanym, zaplanowanym zabiegiem operacyjnym. ZUS ma prawo zbadać opisany przypadek pod kątem czy nie została zawarta pozorna umowa o pracę.
PRZYKŁAD 2 Właścicielka firmy kosmetycznej zatrudnia w swoim gabinecie w sumie 7 osób. Wypłaca im minimalne wynagrodzenie za pracę. Jedynie 1 pracownik po podwyżce otrzymuje pensję w dużo wyższej wysokości. W krótkim czasie po zwiększeniu wynagrodzenia pracownik zaczął chodzić na zwolnienia lekarskie trwające kilkanaście dni. ZUS może również i taką umowę o pracę zbadać czy nie ma ona charakteru pozorności.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca prowadzi firmę usługową w zakresie świadczenia usług naprawy komputerów. 6 września zgłosił syna do ubezpieczeń społecznych w ZUS-ie. Niestety po kilku dniach od zgłoszenia syn uległ poważnemu wypadkowi na skutek, którego trafił do szpitala, a później był przez długi czas leczony i przebywał na zwolnieniu lekarskim. Przypadki tego rodzaju jak ten opisany w przykładzie zawsze są wnikliwie badane przez ZUS. Jeżeli kontrola wykaże jakieś nieprawidłowości to prawo do wypłaty świadczeń społecznych może zostać podważone.
Pozorna umowa o pracę – stanowisko ZUS
Czasami w ocenie ZUS-u zawarta umowa o pracę może być umową fikcyjną. Uznanie jej za taką niesie ze sobą pewne konsekwencje dla przedsiębiorcy i pracownika. Najczęściej podważane jest prawo do wypłaty różnych świadczeń, co może wiązać się z obowiązkiem zwrotu otrzymanych kwot razem z należnymi odsetkami.
Przykłady umów, które ZUS może uznać za pozorne zatrudnienie:
umowa o pracę zawarta z członkami najbliższej rodziny na stanowiskach wymagających posiadania określonego wykształcenia, którego nie posiada osoba zatrudniona
umowa z kobietą w ciąży
zatrudnianie pracowników na fikcyjnie utworzonych stanowiskach
zatrudnianie pracowników, którzy w chwili podpisywania umowy o pracę byli w złej kondycji zdrowotnej
zatrudnianie pracowników, którzy przed dokonaniem zgłoszenia do ubezpieczeń mieli wypadek, odnieśli kontuzję, która później wymagała długotrwałego leczenia.
Kwestia pozorności zatrudnienia była rozważana przez Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 25 kwietnia 2019 roku, sygn. akt I UK 44/18 wskazał w uzasadnieniu między innymi, że cechą charakterystyczną stosunku pracy jest:
dobrowolne wykonywanie pracy przez pracownika
osobisty charakter świadczenia pracy
ciągłość pracy
podporządkowanie pracownika pracodawcy
odpłatny charakter pracy.
Sąd Najwyższy ocenił, że w sprawie, która była przedmiotem rozprawy nie wystąpiły przesłanki wymienione powyżej, dlatego uznał, że dana umowa o pracę została zawarta dla pozoru i nie może zostać objęta ubezpieczeniem społecznym.
Umowa zlecenia – stanowisko ZUS
Kontrola ze strony ZUS może obejmować również prawidłowość zawartej umowy zlecenia. Zakład może zakwestionować taką umowę, jeżeli w jego ocenie będzie ona spełniała założenia do uznania jej za umowę o pracę lub będzie obejmowała odwrotne przypadki. W tych sytuacjach występują inne kody ubezpieczeń społecznych, którymi powinni być objęci poszczególni pracownicy. Przy każdym rodzaju umowy inaczej też wygląda rozliczanie składek społecznych. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 8 października 2020 roku, sygn. akt III UK 411/19 wyjaśnia stanowisko sądu zgodnie, z którym ZUS ma prawo do zbadania ważności umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych w kwestii objęcia pracowników ubezpieczeniem społecznym. Jednocześnie Sąd Najwyższy uważa, że w kwestii kwalifikacji przez ZUS umów o pracę zawieranych pomiędzy pracownikami, a pracodawcą w celu obejścia ustawy przez pracodawców (czynności pozorne) istnieje wiele nieprawidłowości. W tym samym wyroku Sąd Najwyższy stwierdził, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych uprawniony jest do weryfikacji wysokości wynagrodzenia zarówno tego bardzo zawyżonego, jak i zaniżonego, tylko po to, aby uniknąć lub ograniczyć do minimum konieczność zapłaty należnych składek na ubezpieczenia społeczne. W przypadku, którego dotyczył wydany wyrok sąd odmówił przyjęcia skargi kasacyjnej spółki od wyroku Sądu Apelacyjnego.
Umowa o dzieło – stanowisko ZUS
Zawarte umowy o dzieło także mogą być zakwestionowane przez ZUS, pomimo że nie podlegają pod ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wiele spraw ich dotyczących znajduje rozstrzygnięcie dopiero w sądzie. Za jeden z przykładów może posłużyć wyrok sądowy z dnia 2 września 2020 roku, sygn. akt I UK 96/19, w którym została rozsądzona sprawa dotycząca zawierania umów o dzieło na wykonywanie tłumaczeń tekstów. ZUS stwierdził, że w tym przypadku strony powinny zawrzeć umowę zlecenia, a nie umowę o dzieło. Przedsiębiorca miał inne zdanie i złożył pozew w sądzie. Ostatecznie sprawa znalazła się w Sądzie Najwyższym. W wydanym wyroku sąd wskazał, że trudno jest wyznaczyć granicę pomiędzy umową zlecenia, a umową o dzieło. Według sądu dzieło nie zawsze musi być przejawem działalności twórczej ani nie musi posiadać cech nowatorskich i prezentować osobowości indywidualnej twórcy. W ostateczności przedmiot sporu nie został rozstrzygnięty. Sąd Najwyższy uchylił wyrok Sądu Apelacyjnego i skierował sprawę do ponownego rozpatrzenia.
Czynności kontrolne płatnika składek
Płatnik składek może być skontrolowany nie tylko pod kątem prawidłowości przy zatrudnianiu pracowników, ale kontroli podlegają również rozliczenia dotyczące samego przedsiębiorcy.
ZUS może sprawdzić:
prawidłowość dokonanego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego
terminowość dokonanych zgłoszeń
prawidłowość zgłoszenia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego
wypłatę świadczeń różnego rodzaju
okresy zasiłkowe.
Ustawa o Polskim Ładzie zmieniła część przepisów. Kontrola może obejmować w szczególności podstawę w oparciu, o którą obliczana jest składka zdrowotna.
Podsumowanie
Płatnik składek może zostać skontrolowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zakres kontroli może być bardzo szeroki. Jednak najczęściej sprawdzana jest prawidłowość zawieranych umów o pracę i umów cywilnoprawnych (zlecenia i o dzieło). Kontroli podlega również prawidłowość dokonanych zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz rozliczenia dotyczące samego płatnika.
