Czynności podlegające pod opodatkowanie dokumentowane są za pomocą faktury VAT. Czasami z różnych powodów sprzedawcy nie wystawiają faktur. Jak w takim przypadku można udokumentować transakcje występujące pomiędzy kontrahentami?
Czym jest faktura VAT i jakie dane powinna zawierać?
Jak mówi art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik dokonujący czynności opodatkowanych na rzecz innego podatnika ma obowiązek w ustawowym terminie wystawić fakturę VAT. Zgodnie z ustawą o VAT faktura VAT jest dokumentem wystawianym w formie papierowej lub elektronicznej. Koniecznie musi zawierać dane wymagane przez ustawę i przepisy wydane na jej podstawie.
Faktura elektroniczna jest dokumentem elektronicznym sporządzonym i otrzymanym w dowolnym formacie elektronicznym, zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy. Z kolei faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Posiada przydzielony numer identyfikujący ją w systemie.
Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura VAT obowiązkowo musi posiadać określone dane oraz inne informacje, takie jak:
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii jednoznacznie ją identyfikujący
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika oraz nabywcy towarów bądź usług razem z ich adresami
numer, za pomocą którego podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku
numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest identyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary bądź usługi
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi bądź data otrzymania zapłaty, jeżeli taka została określona i jest inna niż data wystawienia faktury
nazwa (rodzaj) towaru lub usługi
miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku, czyli cena jednostkowa netto
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, jeżeli nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku, czyli wartość sprzedaży netto
stawka podatku lub stawka podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa jest w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9
suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
kwota należności ogółem.
Czy pisemna umowa może zastąpić fakturę VAT? – orzeczenie TSUE
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku nr C-235/21 z dnia 29 września 2022 roku napisał, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby umowa sporządzona w formie pisemnej zawierająca wszystkie elementy wymagane przepisami prawa była traktowana na równi z fakturą VAT.
Trybunał Sprawiedliwości UE rozpatrywał sprawę dotyczącą opisanego przypadku, w którym strony zawarły pomiędzy sobą pisemną umowę z określeniem kwoty podatku VAT. Transakcja nie została udokumentowana fakturą. Podatnik żądał zwrotu VAT-u naliczonego jaki wynikał z zawartej umowy. TSUE po rozpatrzeniu sprawy wydał wyrok, w którym orzekł, że przepisy dyrektywy VAT wskazują na to, że zawarta umowa, po której nie została wystawiona faktura VAT dokumentująca daną transakcję może zostać uznana za fakturę, jeżeli będzie zawierała obowiązkowe elementy pozwalające uznać ją za fakturę VAT. Trybunał w uzasadnieniu wyroku napisał powołując się na podstawową zasadę neutralności zgodnie, z którą prawo do odliczenia VAT naliczonego może przysługiwać również wtedy, kiedy zostaną spełnione przesłanki materialne nawet, jeżeli podatnicy nie spełnili wymagań formalnych. W związku z powyższym, jeżeli organy podatkowe są w posiadaniu informacji potrzebnych do ustalenia czy przesłanki materialne zostały spełnione to nie mogą odmawiać podatnikowi prawa do odliczenia podatku przez wprowadzanie dodatkowych warunków na podstawie, których nie mógłby on dokonać odliczenia.
Podsumowując zebrane informacje należy uznać, że dokument może zostać uznany za fakturę, jeżeli:
będzie na nim wykazana stawka VAT
będzie zawierał informacje, na które wskazują przepisy „Dane umieszczone na fakturach”.
Dopiero na takiej podstawie organ podatkowy będzie mógł dokonać ustalenia czy zostały spełnione przesłanki materialne dające prawo do odliczenia podatku VAT.
Umowa zawarta pomiędzy stronami może być dla potrzeb VAT traktowana jak faktura VAT. Jednak musi zostać spełniony warunek, że będzie ona odnosić się do konkretnych wartości podatku VAT i dodatkowo nie może wzbudzać żadnych wątpliwości odnośnie spełnienia materialnych przesłanek dotyczących przedmiotowej transakcji. TSUE stoi na stanowisku, że braki formalne nie mogą pozbawiać podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, kiedy spełnione są przesłanki materialne, jak przykładowo takie, że transakcja opodatkowana rzeczywiście miała miejsce i jej wykonawcą był czynny podatnik VAT.
Zgodnie z przepisami nie ma możliwości, aby faktura VAT została uznana za umowę w rozumieniu prawa cywilnego, ponieważ jest ona dokumentem księgowym i w ogóle nie spełnia wymogów uznania jej za umowę o znaczeniu cywilnoprawnym.
Podsumowanie
Zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej pisemna umowa może zostać uznana za fakturę VAT tylko wtedy, kiedy będzie zawierała elementy konstrukcyjne faktury. Jeżeli na umowie zostanie określona kwota podatku należnego to podatnik ma prawo odliczyć VAT naliczony, a świadczeniodawca ma obowiązek uregulować zobowiązanie podatkowe. Powyższy wyrok wydaje się być przełomowy dla przedsiębiorców. Dzięki niemu zyskali oni możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego również na podstawie treści postanowień umowy pisemnej zawartej pomiędzy stronami.
Ostatnia aktualizacja: 2023-06-05 Data publikacji: 2023-06-05, autor: FakturaXL
