Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się między innymi z zawieraniem umów z klientami. Każda transakcja czy to z osobą prywatną, czy firmą musi być odpowiednio udokumentowana. Dodatkowo obowiązkiem sprzedawcy jest wystawienie faktury do paragonu na żądanie klienta. Czasami mogą zdarzyć się sytuacje, że do jednego paragonu potrzebne będą dwie faktury, jak np.: wtedy kiedy faktury mają być wystawione do jednego paragonu na rzecz dwóch osobnych nabywców będących współwłaścicielami. Co wtedy?
Obowiązek sprzedawcy - wystawienie faktury do paragonu
Art. 106b ust. 3 ustawy o VAT wskazuje, że sprzedawca na żądanie nabywcy ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu, pod warunkiem, że nabywca zgłosi takie żądanie przed upływem 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym:
towar został dostarczony
została wykonana usługa
sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty
w zależności od tego, które zdarzenie wystąpiło jako pierwsze.
Termin na wystawienie faktury do paragonu zależy od dnia, w którym nabywca zgłosi takie żądanie:
jeżeli nabywca zgłosi żądanie do końca miesiąca - do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towarów, wykonanie usługi lub otrzymanie całości bądź części zapłaty
jeżeli nabywca zgłosi takie żądanie po zakończeniu miesiąca, w którym miała miejsce dostawa towarów, wykonanie usługi lub otrzymanie całości bądź części zapłaty – do 15 dnia od dnia zgłoszenia żądania.
W przypadku kiedy nabywca zgłosi chęć wystawienia faktury do paragonu po wskazanym terminie, to sprzedawca nie ma obowiązku sporządzenia dokumentu. Może to zrobić tylko z własnej dobrej woli. Jeżeli sprzedawca bezzasadnie odmówi wystawienia faktury do paragonu, pomimo, że nabywca dokonał zgłoszenia żądania w terminie, to na sprzedawcę może zostać nałożona kara grzywny w wysokości 180 stawek dziennych (wartość obowiązująca w 2021 roku) – art. 62 par. 1 Kodeksu karnego skarbowego.
PRZYKŁAD 1 Przedsiębiorca zajmuje się sprzedażą części samochodowych. Sprzedaż na rzecz osób prywatnych ewidencjonuje na kasie fiskalnej. 3 stycznia 2021 roku sprzedał klientowi części o wartości 1 500 zł. Klient w dniu 3 maja 2021 roku zwrócił się z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. Czy przedsiębiorca ma prawo odmówić jej wystawienia?
Odpowiedź: Sprzedawca ma takie prawo, ponieważ klient zgłosił żądanie wystawienia faktury do paragonu po upływie 3 miesięcy licząc od dnia sprzedaży. Przedsiębiorca może wystawić taką fakturę, ale może to być jedynie jego własna, dobrowolna decyzja.
PRZYKŁAD 2 Przedsiębiorca prowadzi salon kosmetyczny. 2 maja 2021 roku została wykonana usługa na rzecz klientki, która w dniu 6 maja 2021 roku zwróciła się z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. W jakim terminie przedsiębiorca powinien wystawić fakturę do paragonu?
Odpowiedź: Przedsiębiorca na wystawienie faktury ma czas do 15 czerwca 2021 roku. Klientka zwróciła się z żądaniem wystawienia faktury do paragonu w tym samym miesiącu, w którym została wykonana usługa.
PRZYKŁAD 3 Przedsiębiorca X świadczący usługi informatyczne wykonał w dniu 31 maja 2021 roku usługę na rzecz drugiego przedsiębiorcy Y, który 1 czerwca 2021 roku zwrócił się do usługodawcy z prośbą o wystawienie faktury do paragonu. W jakim terminie powinna zostać wystawiona faktura?
Odpowiedź: Zgłoszenie żądania wystawienia faktury do paragonu zostało złożone już w następnym miesiącu, dlatego przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia jej w terminie 15 dni, czyli do 16 czerwca 2021 roku.
Dokumentowanie transakcji dwoma fakturami do jednego paragonu
Czasami może zdarzyć się sytuacja kiedy przedmiot lub usługa zostanie nabyta przez kilka osób będących współwłaścicielami. Każda z osób ma prawo zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury do paragonu, ponieważ każda z nich jest nabywcą towaru/usługi. Art. 106h ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że w sytuacji kiedy zostanie wystawiona faktura do paragonu, to sprzedawca do egzemplarza pozostającego w jego dokumentacji powinien podpiąć paragon dokumentujący sprzedaż. W sytuacji kiedy do jednego paragonu zostały wystawione dwie faktury dla dwóch nabywców, to wtedy wymieniony warunek nie może zostać spełniony. Z drugiej strony sprzedawca nie może odmówić wystawienia faktury, ponieważ może narazić się na karę grzywny. W takiej sytuacji powinien wystawić fakturę do paragonu, na której znajdą się dane wszystkich współwłaścicieli. Każdy z nich może otrzymać odrębną fakturę na zasadzie, że sprzedawca wystawia jeden oryginał, a następnie do niego duplikat, który przekazuje zainteresowanym nabywcom. Czasami do jednego paragonu wymagane są dwie faktury, jak na przykład wtedy kiedy nabywca potrzebuje dwóch faktur częściowych (dotyczących tylko części sprzedaży z paragonu). W tym przypadku warunek podpięcia paragonu do faktury pozostającej u sprzedawcy również nie jest możliwy do spełnienia, ponieważ do jednego paragonu wystawiane są faktury obejmujące różny przedmiot sprzedaży. W kwestii tej stanowisko zajął Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, który w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2010 roku, sygn. ITPP/443-1067/09/BK napisał, że:
nie ma przeszkód prawnych do wystawienia dwóch faktur (...), bowiem obrót i podatek należny został na kasie zaewidencjonowany w prawidłowej wysokości. Przy czym dla celów dowodowych na wystawionych fakturach VAT należałoby umieszczać adnotację zawierającą numer paragonu.
W takim przypadku kiedy występuje jeden paragon i dwie faktury wystawione na tego samego nabywcę, to na fakturach należy umieścić numer paragonu. Wtedy możliwe będzie powiązanie faktury z daną sprzedażą. Nie jest dozwolone wystawienie do jednego paragonu dwóch faktur na dwóch różnych nabywców, jeżeli faktura dotyczy tego samego przedmiotu sprzedaży. Gdyby tak się stało, to wystawione zostałyby dwie różne faktury o różnych numerach na różnych nabywców, które dotyczyłyby tego samego przedmiotu sprzedaży.
Wystawianie faktury do paragonu – najważniejsze informacje
Najważniejszą sprawą, której należy pilnować przy wystawianiu faktury do paragonu jest termin na sporządzenie dokumentu. Jeżeli z żądaniem wystawienia faktury do paragonu zwróci się inny przedsiębiorca, to od 1 stycznia 2020 roku wystawienie dokumentu możliwe jest tylko wtedy kiedy na paragonie znajduje się NIP nabywcy. Jeżeli wartość brutto paragonu z NIP-em nie przekracza kwoty 450 zł, to jest on traktowany jak faktura uproszczona, do której nie wystawia się osobnej faktury. Od 1 lipca 2021 roku paragony będące fakturą uproszczoną muszą zostać ujęte w rejestrze VAT sprzedaży jako osobne pozycje. Obecnie przygotowywany jest projekt zmian dotyczący sposobu wykazywania faktur uproszczonych (paragony z NIP do kwoty 450 zł) w pliku JPK_V7. Zgodnie z nim będą one mogły być ujmowane w jednej zbiorczej pozycji. Od października 2020 roku czynni podatnicy VAT nie muszą wykazywać wystawionych faktur do paragonu w rejestrze VAT, ponieważ faktury te nie mają wpływu na podstawę opodatkowania. Sprzedaż wykazywana jest na podstawie raportu okresowego z kasy fiskalnej. Fakturę do paragonu należy wykazać w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 z oznaczeniem FP.
