Kiedy można naliczyć karę umowną?

Po złożeniu podpisu na umowie każda ze stron bierze na siebie obowiązek przestrzegania warunków, które zostały w niej opisane. Jak postępować w przypadku, kiedy na skutek występujących okoliczności wywiązanie się z umowy nie jest możliwe? Jakie są konsekwencje i co to jest kara umowna?

Odpowiednio sformułowane zabezpieczenia umożliwiają zmniejszenie negatywnych skutków niedotrzymania warunków umowy. W praktyce oznacza to, chociażby karę umowną, która wykazuje charakter prewencyjno-represyjny, czyli określona kwota pieniędzy jest regulowana na rzecz drugiej strony, gdy dojdzie do niewykonania albo nienależytego wykonania przedmiotu umowy. Ta zasada odnosi się do umów związanych z zobowiązaniami niepieniężnymi. 

W sytuacji, gdy jedna ze stron zauważy wystąpienie szkody, jest to równoznaczne z koniecznością uregulowania wcześniej wyznaczonej kwoty pieniędzy. W tym miejscu należy podkreślić, iż celowe zaniechanie obowiązków i uregulowanie kary umownej jest działaniem niezgodnym z przepisami. 

Można więc śmiało stwierdzić, że kara umowna jest czynnikiem motywacyjnym do przestrzegania warunków umowy i wspólnych postanowień. Jeżeli umowa jest ściśle związana z zobowiązaniami finansowymi albo świadczeniami pieniężnymi, zamiast kary umownej naliczane są odsetki za zwłokę.

Kara umowna w rozumieniu kodeksu cywilnego

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeksu cywilnego (Dz. U. 1964 Nr 16 poz. 93) zawiera szczegółowe informacje związane z karą umowną. Art. 483 §1 podaje, że strony umowy mają prawo do zastrzeżenia w umowie konieczności naprawienia szkody powstałej w wyniku niewykonania lub nienależytego zobowiązania niepieniężnego przez zapłatę określonej sumy, którą jest kara umowna. 

Dla porównania dłużnik jest zobligowany, aby nie zwolnić się z ciążącego na nim zobowiązania, jeżeli druga strona, która zawarła umowę, nie wyraziła na to zgody. Jednakże nie ma przeciwwskazań, aby strony wspólnie znalazły inne, skuteczne i zadowalające rozwiązanie. 

Art. 484wskazuje, że w momencie wystąpienia szkody (wartość szkody nie ma znaczenia) strony mają możliwość uzyskać konkretną kwotę pieniędzy w ramach zadośćuczynienia. Kwota nie zostanie podwyższona, gdy wartość straty jest wyższa. Z kolei żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dostępna. 

W praktyce strony umowy bardzo często znajdują kompromis, czyli wspólne stanowisko. Kara umowna może zostać także zmniejszona - mowa o przypadku, kiedy jej wartość jest znacznie wyższa, niż faktycznie wyrządzona szkoda. 

Kara umowna KC dotyczy także przypadków, gdy nie występuje umowne zastrzeżenie, jednakże przepis szczególny wskazuje na obowiązek wprowadzenia przepisów opisanych w poprzedniej części.

Jaką kwotę kary umownej wyznaczają strony umowy?

Kara umowna może być określona jako odszkodowanie, którego głównym celem jest naprawienie szkody. Kwota kary umownej musi zostać podana w umowie, a jej modyfikacja (zarówno wzrost, jak i obniżenia) nie jest dozwolona, nawet po uwzględnieniu występujących strat. 

Kara umowna nie jest wybierana przypadkowo, chociaż strony muszą uwzględnić wyjątki wprowadzone do art. 484 §2. 

Jakie są rodzaje kary umownej?

Na rodzaj kary umownej mają wpływ okoliczności i zapisy w dokumencie. Rekompensatę w wyższej kwocie otrzymuje strona, dla której świadczenie nie zostało wykonane wcale albo wykonano je w nienależyty sposób. Mowa o karze umownej wyłącznej. 

Kara umowna albo odszkodowanie nosi tytuł kary umownej alternatywnej i dotyczy pozostałych sytuacji. 

Kara umowna zaliczalna to określenie kary umownej oraz dodatkowo odszkodowania wyrównującego kwotę rekompensaty do wartości szkody. 

Kara umowna kumulatywna to zsumowana kwota kary umownej powiększona o odszkodowanie.

Kiedy stosuje się kary umowne?

Kary umowne odnoszą się do zobowiązań niepieniężnych - to już wiemy. Oznacza to, że zapisy mogą pojawić się w umowie o dzieło, umowie zlecenie oraz umowie dotyczącej usług. Kara umowna może stanowić skutek uboczny przestrzegania pewnych zasad, do których zaliczamy tajemnicę firmy albo zakaz konkurencji. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wskazanie formy płatności obowiązkowej dla dłużnika, co pozwala uniknąć dodatkowych nieporozumień. Zabezpieczenie w formie kary umownej warto wprowadzić do każdej umowy i nie ma znaczenia, czy umowa zawierana jest z zupełnie nowym kontrahentem, czy osobą znaną od wielu lat. 

Kara umowna to doskonałe narzędzie do dyscyplinowania kontrahenta, który dąży do zrealizowania podpisanej umowy. 

Najczęstsze przyczyny zastosowania kary umownej to:

• opóźnienie w realizacji, 
• wykonanie umowy w sposób sprzeczny z postanowieniami.

Trzeba wyraźnie podkreślić, iż kara umowna nie może powodować wzbogacenia się wierzyciela, czyli podmiotu, który odpowiada za naliczenie kary umownej. Na dowód tego stanowiska warto przytoczyć fragment wyroku Sądu Najwyższego z dnia 13 kwietnia 2022 roku, I NSNc 424/21: 

Jakkolwiek celem zastrzeżenia kary umownej jest wywarcie na dłużniku presji, żeby wykonał on swoje zobowiązanie w sposób należyty – przez co kara umowna powinna mieć wymiar dolegliwości o realnym charakterze – to jednak nie może ona prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia wierzyciela. Dokonując oceny wysokości zastrzeżonej kary umownej pod tym kątem, należy zatem zweryfikować, czy nie dochodzi do nieusprawiedliwionej okolicznościami sprawy dysproporcji między wysokością kary umownej a godną ochroną interesu wierzyciela.

Za elementy przedmiotowo istotne zastrzeżenia kary umownej wymienia się:

• zobowiązanie, a przynajmniej pojedynczy obowiązek, którego niewykonanie lub nienależyte wykonanie rodzi obowiązek zapłaty kary umownej, co oznacza, że konieczne jest wskazanie tytułu jej naliczenia, gdzie nie występuje potrzeba enumeratywnego wymienienia w umowie okoliczności, czyli przyczyn z których powodu dłużnik nie wyświadczył zobowiązania albo je nienależycie wykonał, 
• podanie kwoty, którą na skutek niewykonania albo nienależytego wykonania umowy jest zobowiązany zapłacić dłużnik.

Art. 483 § 1 kc podaje, że skuteczne zastrzeżenie kary umownej ma miejsce, pod warunkiem że wskazana zostanie suma kary. Uzależnienie sumy od czynnika bliżej nieokreślonego, czyli „uznanie” jednej ze stron, prowadzi do wniosku, że taka kara nie została zastrzeżona.

Naliczenie kar umownych a postanowienia dotyczących kar umownych

Prawidłowe postanowienia związane ze sposobem obliczania/uzgadniania kar umownych:

• zamawiający ma prawo naliczyć wykonawcy następujące kary umowne, do których zapłaty zobowiązany jest wykonawca w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania:
• w przypadku opóźnienia w realizacji przedmiotu umowy wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1% wynagrodzenia określonego w par. […] za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia;
• karę umowną w wysokości 300 zł netto za każdy przypadek niestawienia się wykonawcy w ustalonym w zamówieniu terminie;
• karę umowną w wysokości 100 zł netto za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu dokumentacji dotyczącej wykonywanego przedmiotu umowy;
• karę umowną w wysokości 5000 zł netto za każdy przypadek nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa określonych w wytycznych zamawiającego stanowiących załącznik nr 1 do umowy i ogólnie przyjętych przepisów BHP;
• karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia za odstąpienie od umowy przez zamawiającego z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Należy podkreślić, że kary umowne podane w umowie nie zależą od siebie wzajemnie. 

W przypadku, kiedy szkoda zamawiającego jest wyższa niż dodane kary umowne, wykonawcy przysługuje prawo do uzyskania odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 

Po zsumowaniu kar umownych, które są naliczone przez zamawiającego zgodnie z umową, wartość nie może przekroczyć 30% wynagrodzenia wykonawcy wynikającego z realizacji przedmiotu umowy, w związku z którym kara umowna jest naliczana. 

Kwestie związane z maksymalnej wysokością naliczania kar umownych warunkują postanowienia, na jakie zdecydowały się strony. 

 Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 9 grudnia 2021 roku, III CZP 16/21: 

Dopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej za zwłokę w wykonaniu zobowiązania w postaci określonego procentu ustalonego wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki, nawet jeżeli nie określono końcowego terminu naliczania kary umownej ani jej kwoty maksymalnej.

Zmniejszenie kary umownej - miarkowanie

Miarkowanie kary umownej to pojęcie, z którym warto się zapoznać, gdyż jedna ze stron może udać się do sądu właśnie z takim zarzutem. Aby to uczynić, wymagane jest spełnienie dwóch warunków, a dokładnie świadczenie zostało spełnione w wyznaczonym terminie w 90%. W analizowanej sytuacji, kara umowna z tytułu przekroczenia terminu jest bezzasadna. Z kolei druga przesłanka to rażąco wygórowana kara umowna (kwota nieadekwatna do wielkości i wartości występującej szkody).
Zmniejszenie kary umownej następuje w przypadku zabezpieczenia dłużnika ze względu na zasady słuszności. Sąd bierze pod uwagę ogół majątkowych i niemajątkowych interesów wierzyciela. 

Właściwe kryterium oceny rażącego wygórowania kary to stosunek kary do odszkodowania, które uzyskałby wierzyciel na zasadach ogólnych. Mowa o uniwersalnym kryterium, gdyż nie ma przeciwwskazań do zachowania konstrukcyjnej niezależności kary umownej od wysokości poniesionej szkody i dodatkowo umożliwia wziąć pod uwagę okoliczności, które warunkują wysokość odszkodowania. Kiedy naruszony zostanie interes niemajątkowy wierzyciela, należy uwzględnić rodzaj i stopień uchybień dłużnika, jego gospodarcze położenie, stopień winy dłużnika, przyczyny opóźnienia, narażenie na szwank zaufania klientów.

Reasumując, miarkowania kary umownej może być określone jako zabezpieczenie postanowień umownych, które zostały ustanowione w sposób sprzeczny z ogólnie przyjętymi normami.

Data publikacji: 2024-08-01, autor: FakturaXL