W obecnych czasach ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa zawierająca informacje handlowe, technologiczne, techniczne, a nawet organizacyjne firmy staje się najważniejszym aspektem nowo podjętego stosunku cywilnoprawnego zawieranego pomiędzy dwoma podmiotami. Ochrona może mieć postać klauzuli o zachowaniu poufności lub może stanowić osobną umowę jaką jest np. umowa NDA.
Klauzula poufności jest dokumentem, umową spisaną pomiędzy stronami podejmującymi współpracę. Jej celem jest ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa i zabezpieczenie wrażliwych informacji na jego temat w trakcie obowiązywania umowy głównej. Określa zasady związane z przekazywaniem i wykorzystywaniem informacji wrażliwych będących tajemnicą danego przedsiębiorstwa. Dokument może być zawarty pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem, a także pomiędzy współpracującymi ze sobą firmami. W klauzuli o poufności nie mogą znaleźć się niedozwolone postanowienia umowne. Może ona stanowić element umowy cywilnoprawnej lub być załącznikiem do tej umowy.
Czym jest umowa NDA?
Skrót NDA, z angielskiego non-disclosure agreement, czyli umowa dotycząca ochrony i zobowiązania do nieujawniania informacji poufnych, które przekazywane są podczas współpracy dwóch podmiotów. Umowa powinna być podpisana jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Dopiero w takim przypadku będzie spełniała swój cel w jakim została zawarta, dlatego z zasady podpisywana jest przez strony przed zawarciem umowy głównej. Czasami może zostać dodatkowo uzupełniona o klauzulę poufności.
Przepisy polskiego prawa nie zawierają uregulowań związanych z umową o zachowaniu poufności. W jej przypadku można odnieść się do zasady swobody umów jaka wynika z przepisów art. 353(1) ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Zgodnie z nim
Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Wynika z tego, że umowa może zostać skonstruowana w dowolny sposób, na który muszą wyrazić zgodę obie strony.
Co należy rozumieć przez tajemnicę przedsiębiorstwa?
Definicję tajemnicy przedsiębiorstwa zawiera art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z tym przepisem na tajemnicę przedsiębiorstwa składają się informacje technologiczne, techniczne, organizacyjne przedsiębiorstwa oraz inne informacje o wartości gospodarczej, które nie zostały ujawnione publicznie, dla których jednocześnie przedsiębiorca podjął szczególne działania, aby zostały zachowane tylko w obszarze firmy. W zapisie wymienionego przepisu mowa jest również o pozyskaniu, ujawnieniu i wykorzystaniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa (nieuczciwa konkurencja). Używane pojęcia takie jak:
tajemnica przedsiębiorstwa (art. 551(1) pkt 8 Kodeksu cywilnego oraz art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji)
informacje poufne (art. 72(1) Kodeksu cywilnego)
tajemnica przedsiębiorcy lub tajemnica handlowa (pojęcia używane w piśmiennictwie)
są sobie bliskie i często używa się ich wzajemnie, czyli, że dla większości sytuacji nie jest to wadliwe, ani nie wprowadza w błąd.
Zgodnie z powyższym przez tajemnicę przedsiębiorcy (przedsiębiorstwa) rozumie się wszelkie informacje finansowe, biznesowe, ekonomiczne dotyczące stosunków handlowych, jak również wiadomości techniczne, technologiczne lub organizacyjne, które wiążą się z przedsiębiorstwem prowadzonym przez danego przedsiębiorcę. Takie informacje są tajemnicą podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, który to podmiot nie chce ich ujawniać osobom trzecim obawiając się, że mogą je wykorzystać w sposób nieuczciwy. Zgodnie z art. 3 ust. 2 oraz art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji za czyn nieuczciwej konkurencji uważa się naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa. Z kolei w art. 11 ust. 1 wymienionej ustawy
Czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Umowa o zachowanie poufności – co powinna zawierać?
Aby umowa NDA posiadała cechy całkowitej poufności, to powinna zawierać takie elementy jak:
wskazanie stron umowy
szczegółowe określenie przedmiotu umowy, które powinno wskazywać:
cel umowy
definicję informacji poufnych
zobowiązanie stron do zachowania w tajemnicy ujawnionych danych i informacji
wykorzystywanie danych i informacji poufnych
formę zabezpieczenia danych i informacji poufnych
ewentualne wskazanie przypadków, kiedy dana informacja może stanowić wyjątek od objęcia jej ochroną
określenie czasu trwania, przez który ma trwać zobowiązanie do zachowania poufności
określenie sposobu zniszczenia lub zwrotu powziętych informacji poufnych po zakończeniu umowy, np. przez protokolarne zniszczenie dokumentów
określenie skutków naruszenia postanowień umowy
postanowienia dodatkowe z zapisem o karze umownej
postanowienia końcowe.
Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej, głównie ze względu na wartość dowodową. Jednak może też przybrać formę elektroniczną i dokumentową.
Umowa o zachowanie poufności – kto może taką zawrzeć?
Przepisy zezwalają na zawarcie umowy z każdym podmiotem. Może nim być osoba prawna, a także fizyczna, jak np.:
pracownicy (umowa o pracę, zlecenie, dzieło)
stażyści i praktykanci
kontrahenci
klienci
potencjalni pracownicy, kontrahenci i klienci, z którymi prowadzone są negocjacje dotyczące umowy głównej.
Poufność negocjacji
Art. 72(1) Kodeksu cywilnego wskazuje, że:
§ 1 Jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej. § 2.W razie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1, uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.
Powyższy przepis ma za zadanie chronić informacje, które podczas negocjacji przekazywane są przez stronę je udostępniającą z zastrzeżeniem poufności, żeby drugi podmiot będący uczestnikiem negocjacji nie ujawnił ich i nie udostępnił dalej osobom trzecim ani nie wykorzystał ich dla własnych celów. W związku z tym ujawnione informacje objęte są ochroną już na etapie negocjacji. Umowa o poufności powinna być podpisana jeszcze przed ich rozpoczęciem. Zachowanie poufności wobec informacji uzyskanych podczas negocjacji od podmiotu je udostępniającego ma zastosowanie tylko wtedy, kiedy złoży on drugiej stronie zastrzeżenie co do poufnego charakteru składanych informacji. Dodatkowo przepis informuje też o konieczności naprawienia szkody lub wydania uzyskanych korzyści w przypadku naruszenia obowiązku zachowania w tajemnicy uzyskanych informacji.
Podsumowanie
Umowa NDA jest ważnym elementem przy podpisywaniu umów współpracy. Zobowiązuje stronę pozyskującą informacje o zachowaniu tajemnicy przekazanych danych. Umowę o poufności podpisują między sobą strony, które chcą podjąć współpracę, która może doprowadzić do przekazania informacji danego przedsiębiorstwa. Wszelkie postanowienia umowy związane z poufnością powinny być przede wszystkim zawarte w umowach pomiędzy podmiotami branżowymi. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zapobiec wykorzystaniu danych lub informacji przedsiębiorcy przez konkurencję, czyli do popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji.
