Regulamin pracy – kiedy jest obowiązkowy?

W większości firm obowiązują wewnętrzne normy, które pracodawca udostępnia w formie oficjalnych dokumentów. Regulamin pracy jest aktem wewnątrzzakładowym wyznaczającym organizację oraz porządek w procesie pracy i dotyczącym praw i obowiązków zarówno pracodawcy, jak i pracowników. Przygotowanie regulacji ma wiele korzyści – przede wszystkim mają one wpływ na funkcjonowanie jednostki, ale równocześnie zabezpieczają obie strony biorące udział w stosunku pracy.

Obowiązek stworzenia regulaminu pracy

Obowiązek przygotowania regulaminu pracy dotyczy pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym i zatrudniają minimum 50 pracowników. Kodeks pracy wskazuje, że w regulaminie pracy nie mogą znaleźć się postanowienia, które są mniej korzystne dla zatrudnionych osób niż przepisy Kodeksu pracy i innych ustaw oraz aktów wykonawczych.

Jeżeli w firmie zatrudniona zostanie 50 osoba, powstaje obowiązek przygotowania i udostępnienia regulaminu pracy. Nie ma znaczenia, jaki rodzaj umowy o pracę podpisano, a także czy któraś z zatrudnionych osób jest aktualnie na urlopie. Nie zwraca się też uwagi na przeciętne zatrudnienie w roku. Kiedy mowa o regulaminie pracy, czynnikiem warunkującym jest stan zatrudnienia. Do ogólnej liczby nie dodaje się osób, które podpisały z przedsiębiorcą umowy cywilnoprawne, czyli umowę zlecenia i umowę o dzieło.

Warto mieć świadomość, że przedsiębiorca może podjąć decyzję o wprowadzeniu regulaminu pracy w dowolnym momencie, jeżeli liczba zatrudnionych osób nie przekracza 50. Jest to dobrowolne.

Regulamin pracy a ilość zatrudnionych pracowników

W 2017 roku wprowadzono szereg zmian związanych z obowiązkowym tworzeniem regulaminu pracy w zakładach, w których pracuje więcej niż 20 pracowników. Przed 2017 po zatrudnieniu ponad 20 pracowników, pracodawca miał obowiązek wprowadzić regulamin pracy. Jednak limit został podniesiony i wynosi aktualnie 50 osób.

Sytuacja przedstawia się inaczej, jeżeli w zakładzie pracy funkcjonuje organizacja związkowa i przedstawi wniosek o stworzenie regulaminu pracy. Wtedy pracodawca musi podjąć się tego obowiązku, bez względu na ilość zatrudnionych osób.

Nawet jeżeli pracodawca nie przygotował regulaminu pracy, jest zobowiązany do udostępnienia zatrudnionym osobom informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. W zakładach zatrudniających minimum 20 osób, w których nie funkcjonuje regulamin, 7 dni od daty podpisania umowy o pracę, trzeba przekazać zatrudnianej osobie informacje o dodatkowych warunkach zatrudnienia.

Treść regulaminu pracy – jakie musi zawierać informacje?

W regulaminie pracy muszą znaleźć się następujące elementy:

• postanowienia wyznaczające porządek wewnętrzny w zakładzie pracy,
• postanowienia wyznaczające prawa oraz obowiązki zatrudnionych osób dotyczące organizacji, oraz porządku pracy.

To pracodawca decyduje, jakie informacje i treści znajdują się w regulaminie pracy. Oczywiście w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Nie w każdym zakładzie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, ale jeżeli istnieje, może dojść do sytuacji, że organizacja nie uzgodni z pracodawcą informacji, jakie mają znaleźć się w regulaminie. Wtedy za jego stworzenie odpowiada sam pracodawca. Treść jest wiążąca dla każdej z zatrudnionych osób.

W kodeksie pracy nie znajdziemy dokładnych informacji, które należy wprowadzić do regulaminu pracy.
Przepisy wskazują, że w regulaminie pracy należy umieścić ustalenia związane z:

• organizacją pracy, warunkami przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy, a także po jej zakończeniu, wyposażeniem zatrudnionych osób w narzędzia i materiały oraz w odzież i obuwie robocze, a także w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,  
• systemem i rozkładem czasu pracy oraz obowiązującymi okresami rozliczeniowymi czasu pracy,  
• porą nocną,
• terminem, miejscem, czasem i częstotliwością wypłacania wynagrodzenia,
• wykazem prac i stanowisk pracy dozwolonych dla pracowników młodocianych w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykazem lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązkami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, wliczając do tego również sposób przekazywania pracownikom informacji o ryzyku zawodowym związanym ze świadczoną przez nich pracą,
• obowiązującym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W regulaminie pracy należy zawrzeć informacje dotyczące kar oraz odpowiedzialności porządkowej pracowników.

Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy

Regulamin pracy zaczyna obowiązywać w terminie 2 tygodni, liczonych od dnia podania go do wiadomości pracowników, a pracodawca ma obowiązek przedstawić zatrudnianym osobom treść regulaminu, zanim przystąpią do wykonywania powierzonych im obowiązków. Regulamin nie ma daty ważności, obowiązuje przez czas nieokreślony, aż do momentu, gdy nie nastąpią zmiany czy firma nie zostanie zlikwidowana.

Pracownicy mogą zapoznać się z treścią regulaminu pracy w następujący sposób:

• wywieszenie regulaminu na tablicy ogłoszeń,
• pozostawienie tekstu regulaminu w miejscu, które jest dostępne dla wszystkich pracowników, np. w dziale kadr,
• przesłanie pracownikom tekstu regulaminu drogą mailową,
• dostarczenie treści regulaminu pracownikom.

Zmiana regulaminu pracy odbywa się w takim samym trybie, co jego wprowadzenie.

Data publikacji: 2023-07-13, autor: FakturaXL