Jednolity Plik Kontrolny JPK-KR dla ksiąg rachunkowych
1 stycznia 2022 roku w życie wszedł pakiet nowych rozwiązań podatkowych znany jako Polski Ład. Od tego czasu na podatników zostały nałożone nowe obowiązki między innymi w zakresie JPK. Kolejne lata mają przynieść nowe rozwiązania podatkowe, jak np. obowiązek fakturowania w systemie KSeF czy konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych tylko w formie elektronicznej i wysyłania raportów w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) po zakończeniu miesiąca, kwartału i roku podatkowego.
JPK-KR, Księgi Rachunkowe, czyli Jednolity Plik Kontrolny służy do przekazywania organom podatkowym zawartości ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych w postaci elektronicznej w schemacie danych xml. Struktura JPK-KR obowiązuje od 1 lipca 2016 roku. Znajdują się w niej dane z zakresu zestawienia obrotów i sald, dziennika oraz zapisów na kontach księgi głównej i księgach pomocniczych. Obecnie podatnicy prowadzący księgi rachunkowe w programie komputerowym mają obowiązek przekazywać je na każde żądanie organu podatkowego w formie pliku JPK-KR w postaci elektronicznej, która odpowiada strukturze logicznej, na którą wskazuje art. 193a par. 2 Ordynacji podatkowej. JPK-KR może być przekazywany za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub poprzez informatyczne nośniki danych.
Plik JPK-KR – jakie dane powinien zawierać?
W pliku JPK-KR muszą koniecznie znaleźć się zapisy zgodne z tymi jakie zawierają księgi rachunkowe pochodzące:
z zestawienia obrotów i sald
z dziennika
z zapisów księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
Żądanie przekazania danych może zostać wystosowane w związku z prowadzeniem:
czynności sprawdzających
kontroli podatkowej
kontroli celno-skarbowej
postępowania podatkowego.
Na podstawie otrzymanych danych urząd skarbowy jest w stanie ocenić rzetelność prowadzonych ksiąg rachunkowych. Dodatkowo pliki JPK-KR mogą być pomocne przy tzw. kontrolach krzyżowych, czyli przy czynnościach kontrolnych przeprowadzanych u kontrahentów podatnika.
JPK-KR – budowa
Struktura logiczna JPK-KR składa się z następujących elementów:
Nagłówek
Podmiot JPK_KR
Zestawienie Obrotów i Sald (ZOiS)
Dziennik
DziennikCtrl
KontoZapis
KontoZapisCtrl”.
Nagłówek oraz Podmiot muszą zawierać informacje dotyczące właściwości pliku JPK-KR oraz informacje dotyczące podmiotu składającego plik.
Zestawienie obrotów i sald powinno zawierać:
kod konta
dokładny opis konta
bilans otwarcia
bilans obrotów Winieni Ma za okres, który dotyczy JPK
bilans obrotów narastająco (za okres od otwarcia ksiąg do daty końcowej okresu, którego dotyczy plik JPK oraz salda końcowe).
Dziennik zgodny ze strukturą logiczną pliku JPK-KR musi zawierać wartości zapisów operacji na wszystkich kontach księgowych chronologicznie za okres dotyczący JPK. W każdym wierszu powinny znaleźć się dane dotyczące jednego zapisu. W strukturze sum kontrolnych powinny znajdować się sumy kontrolne liczb wierszy dziennika oraz sumy wartości kwot operacji. W rubryce KontoZapis znajdują się zapisy ujęte na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
Sposób przekazywania JPK-KR na żądanie organu podatkowego
Organ podatkowy wysuwa żądanie wobec podatnika o udostępnienie niektórych struktur JPK. Należy do nich między innymi struktura JPK-KR. Urząd skarbowy może zażądać jego przesłania między innymi podczas prowadzania postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej. Urzędnicy mogą żądać udostępnienia jednej lub kilku struktur JPK zawartych w liście plików, które podatnicy obowiązkowo przekazują do urzędu skarbowego. W grupie tej znajdują się także struktury JPK dla ksiąg rachunkowych. Podatnik na przesłanie jednej lub kilku struktur JPK ma określony czas wskazany w wezwaniu, który nie może być krótszy niż 3 dni. Termin ten na prośbę podatnika może zostać wydłużony, ale tylko w uzasadnionych przypadkach, jak np. duża ilość raportowanych danych, czy nieobecność osoby odpowiedzialnej za wysyłkę. Za niewysłanie plików w wymaganym terminie grozi odpowiedzialność karno-skarbowa. W tej sytuacji urząd może uznać, że podatnik popełnił wykroczenie skarbowe lub przestępstwo skarbowe. Kwalifikacja czynu uzależniona jest od okoliczności sprawy. Pod uwagę przede wszystkim brana jest wartość o jaką została zmniejszona należność podatkowa, motywy działania jakimi kierował się podatnik, stopień szkodliwości społecznej, a także sposób dokonania czynu.
Plik JPK-KR może zostać przekazany za pomocą:
aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów
jednej z aplikacji dostępnej online
programu księgowego, który powinien być na bieżąco uaktualniany
pendrive, karty pamięci, płyty CD/DVD lub innych nośników danych.
W przypadku przekazywania jednej lub kilku struktur JPK na żądanie organu podatkowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej plik JPK musi być podpisany podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przy przekazaniu za pomocą nośników danych należy sporządzić protokół pobrania danych w formie elektronicznej.
Pliki JPK-KR – wykorzystywanie JPK na żądanie
Przez długi okres czasu pliki JPK-KR podczas kontroli nie były wykorzystywane tak jak powinny. Wynikało to przede wszystkim z tego, że obowiązek udostępniania na wezwanie organom podatkowym ksiąg rachunkowych zaczął obowiązywać dopiero od 2016 roku i dotyczył jedynie tzw. dużych podatników. Dla pozostałych podatników, mikro, małych i średnich obowiązek ten został wprowadzony dopiero w 2018 roku, co oznacza, że dla nich okres przedawnienia jeszcze nie minął. Poza tym organy podatkowe do tej pory nie dysponowały odpowiednim oprogramowaniem, które pozwoliłoby dokonywać im dokładnej analizy plików JPK-KR. W związku z tym wykrycie jakichkolwiek nieprawidłowości w przesyłanych plikach nie było duże. Przedsiębiorcy zaś byli zdania, że prowadzą księgi rachunkowe w sposób prawidłowy i nie popełniają ważnych błędów w tym zakresie.
Pliki JPK-KR na żądanie, a obecne kontrole podatkowe
Obecnie począwszy od połowy 2018 roku organy podatkowe dysponują odpowiednim oprogramowaniem umożliwiającym prowadzenie kontroli pod kątem prawidłowości i poprawności zestawienia obrotów i sald w zakresie kont syntetycznych i zespołów kont z dziennikiem i bilansem. Dzisiaj urzędy skarbowe mają możliwość przeprowadzania czynności sprawdzających według dowolnie wybranych kryteriów oceniających między innymi poprawność rozliczeń podatkowych. Mogą przykładowo porównać różnice pomiędzy kwotami wykazanymi w dzienniku, a zestawieniem obrotów i sald lub mogą porównać dowolne kwoty z dowolnych plików JPK biorąc pod uwagę określone parametry.
JPK-KR - zmiany
Zmieniony plik JPK-KR zaczął obowiązywać od 1 stycznia 2023 roku. Od tej daty wszyscy podatnicy muszą obowiązkowo prowadzić księgi rachunkowe z użyciem programów komputerowych, które muszą koniecznie przesyłać do urzędu skarbowego w formie ustrukturyzowanej zgodnie z zasadami zawartymi w Ordynacji podatkowej. Termin na przesłanie pliku upływa z dniem 31 marca kolejnego roku za rok poprzedni. W związku z tym organy podatkowe od 1 stycznia 2023 roku otrzymały dostęp do ksiąg rachunkowych podatnika w dowolnym momencie. Mogą przeprowadzać kontrole podatkowe na bieżąco i posiadają stały oraz nieograniczony dostęp do wszystkich zdarzeń gospodarczych określonego podatnika w danym roku podatkowym. Urzędnicy mogą od razu wychwycić wszelkie nieprawidłowości, zwłaszcza nietypowe transakcje na wysokie kwoty. Mogą także dokonywać weryfikacji rynkowości transakcji zawieranych z podmiotami powiązanymi lub sprawdzić prawidłowość kalkulacji oraz poboru podatku u źródła. Urzędy skarbowe mogą weryfikować i wyłapywać nawet najmniejsze błędy występujące w księgach rachunkowych. Mogą prowadzić weryfikacje krzyżowe i łatwo wykrywać wszystkie nieprawidłowości w transakcjach pomiędzy podmiotami. Zgodnie z projektem zmian Minister Finansów otrzymał uprawnienia, które pozwalają mu określić dodatkowe dane jakie powinny zostać wykazane przez podatników w JPK-KR na podstawie rozporządzenia. Oznacza to, że urzędnicy mają prawo żądać od podatnika podania różnych informacji, nawet tych o najwyższym poziomie wrażliwości, a podatnik nie może odmówić ich przekazania.
Skuteczność kontroli podatkowych
W związku ze zmianami w przepisach podatkowych organy skarbowe cały czas otrzymują do ręki nowe coraz bardziej skuteczne narzędzia kontrolne. Dzięki nim mogą automatycznie weryfikować dane zawarte w księgach rachunkowych. Oznacza to, że urzędy skarbowe są coraz bardziej skuteczniejsze w prowadzonych czynnościach sprawdzających. Z roku na rok przeprowadzają coraz więcej kontroli i przewiduje się, że liczba ta będzie cały czas rosła.
JPK-KR – od kiedy obowiązkowy?
Księgi rachunkowe będą musiały być obowiązkowo przesyłane do urzędów skarbowych bez wezwania urzędu przez kolejne grupy podatników. Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo. Początkowo zakładano, że pliki JPK dla ksiąg rachunkowych będą obowiązkowo przesyłane przez wszystkich podatników bez wezwania urzędu od 1 stycznia 2023 roku. Jednak obowiązek ten został przesunięty na inny termin. Obecnie jako pierwsi do przekazywania plików JPK-KR zostaną zobowiązani najwięksi podatnicy oraz podatkowe grupy kapitałowe, a dopiero w następnej kolejności obowiązek będzie dotyczył pozostałych podatników. Ministerstwo Finansów przedstawiło swój plan w tym zakresie:
od 1 stycznia 2024 roku - najwięksi podatnicy, których przychody za poprzedni rok przekroczyły równowartość 50 mln euro oraz podatkowe grupy kapitałowe
od 1 stycznia 2025 roku – obligatoryjnie i regularnie wszyscy czynni podatnicy VAT zobowiązani do składania ewidencji JPK_VAT
od 1 stycznia 2026 roku - pozostali podatnicy zobowiązani do okresowego przesyłania plików.
Pliki JPK-KR będą przesyłane do urzędu skarbowego w trakcie roku podatkowego w rozliczeniu miesięcznym lub kwartalnym w zależności od przyjętej formy rozliczeń danego podatnika z tytułu podatku dochodowego w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po upływie miesiąca lub kwartału, którego dotyczy rozliczenie. Dodatkowo podatnicy obowiązkowo będą musieli przekazać JPK-KR po zakończeniu roku podatkowego za cały rok w okresie do dnia upływu terminu złożenia zeznania za dany rok podatkowy.
