Nowelizacja Kodeksu pracy dotyczy między innymi przepisów związanych z pracą zdalną. Uregulowania w tym zakresie weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. W związku z tym, że są to nowe zapisy wiele osób ma wątpliwości co do prawidłowości ich stosowania, zwłaszcza jeżeli chodzi o rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej. Czy w tym zakresie powinna być prowadzona ewidencja czasu pracy?
Zagadnienia związane z pracą zdalną, jej powierzaniem i wykonywaniem zostały zawarte w ustawie Kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510, z późn. zm.) zwanej dalej „kp”. Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują zapisy art. od 67(18) do 67(34). Zostały w nich zawarte przypadki związane z powierzeniem pracy zdalnej na podstawie stosunku pracy.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy
Zasadniczo jednym z obowiązków pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy w stosunku do każdego pracownika, głównie na potrzeby związane z prawidłowym ustaleniem należności za wykonywane czynności wynikające ze stosunku pracy. Dodatkowo zgodnie z art. 149 par. 1 Kodeksu pracy pracodawca na żądanie pracownika ma obowiązek udostępnić mu ewidencję czasu pracy.
Przepisy nakładają na niektórych pracodawców obowiązek sporządzania regulaminu pracy, w którym powinny być umieszczane kwestie związane z rejestracją czasu pracy. Jak wskazuje art. 104(1) par. 1 pkt 9 Kodeksu pracy w regulaminie musi znaleźć się zapis określający obecność danego pracownika w pracy od momentu jego przybycia aż do chwili zakończenia wykonywania czynności zawodowych, a także dotyczący usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Pracodawca, który z różnych powodów nie jest objęty obowiązkiem sporządzania regulaminu pracy powinien zagadnienia związane z potwierdzaniem obecności pracowników w pracy umieścić w obwieszczeniu lub zarządzeniu. Dodatkowo musi poinformować zatrudnionego o przyjętym w firmie sposobie potwierdzania przez pracowników obecności w pracy od momentu przybycia, aż po wyjście z zakładu. Informacja powinna być przekazana pracownikowi w formie pisemnej w terminie nie późniejszym niż 7 dni licząc od dnia zawarcia umowy o sposobie przyjętym w danym zakładzie pracy. Taką informację pracownik może otrzymać również pisemnie ze wskazaniem właściwych przepisów prawa pracy.
Ewidencja czasu pracy zdalnej w świetle nowych przepisów
Znowelizowane przepisy dotyczące pracy zdalnej związane ze sposobem rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz możliwości wprowadzenia ich przez pracodawców nie nakazują stosowania przez przedsiębiorców szczególnych procedur w tym zakresie. W związku z tym zastosowanie mają ogólne zasady dostosowane do warunków świadczenia pracy zdalnej. Zasady potwierdzania wykonywanej pracy zdalnej określa sam pracodawca w stworzonym regulaminie pracy. W przypadku, kiedy przedsiębiorca nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu, to obowiązujące w jego przedsiębiorstwie sposoby potwierdzania wykonywanej pracy zdalnej powinien przedstawić w oddzielnym zarządzeniu lub obwieszczeniu. Pracownik, który został powołany do wykonywania pracy zdalnej powinien być powiadomiony o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy. Sposób postępowania związany z rejestracją godzin pracy musi być dostosowany do potrzeb i możliwości technicznych pracodawcy. Wykonywanie pracy w sposób hybrydowy, czyli część zadań organizowana jest w miejscu pracy zdalnej, a część na terenie firmy, pozwala pracodawcy zastosować mieszany system potwierdzania obecności w pracy. Oznacza to, że pracownik przy świadczeniu pracy potwierdza swoją obecność i godzinę przybycia do przedsiębiorstwa za pomocą listy obecności. Natomiast praca zdalna potwierdzana jest przykładowo drogą e-mailową poprzez wysłanie wiadomości na adres elektroniczny wskazany przez pracodawcę bądź za pośrednictwem innego środka komunikacji na odległość jaki został ustalony w danym zakładzie pracy.
Do najbardziej polecanych i najczęściej stosowanych form rejestracji godzin pracy zdalnej należą:
system informatyczny - wysłanie e-maila na adres elektroniczny wskazany przez pracodawcę
telefony komórkowe - wysłanie wiadomości SMS na dany numer telefonu służbowego
telefony stacjonarne - zgłoszenie telefoniczne we wskazanym okresie czasu
komputer służbowy - logowanie do systemu.
Do innych form, które pracodawca może wykorzystać w celu rejestracji godzin pracy zdalnej należą programy komputerowe wyposażone w specjalne narzędzia, które pomagają w ewidencji czasu pracy pracowników zdalnych.
PRZYKŁAD Przedsiębiorca prowadzi firmę, która zajmuje się sprzedażą na odległość. W firmie zatrudnia pracowników na stanowisku konsultantów call center. Postanowił, że zmniejszy powierzchnię wynajmowanego biura i część zatrudnionych osób będzie wykonywała pracę w systemie zdalnym. W związku z tym przedsiębiorca zastanawia się jaki sposób będzie najlepszy do rejestrowania godzin pracy pracowników zdalnych?
Odpowiedź: W opisanej sytuacji najlepszym rozwiązaniem wydaje się być w przypadku osób zatrudnionych zdalnie wykorzystanie środków komunikacji na odległość, jak np. logowanie do służbowego komputera na początku pracy i wylogowanie po zakończonej pracy. Innym polecanym i często stosowanym sposobem może być zgłaszanie gotowości do pracy przez wysłanie e-maila na adres elektroniczny wskazany przez pracodawcę lub wykorzystanie telefonu służbowego za pomocą, którego pracownik zgłasza rozpoczęcie pracy, a po zakończonym wykonywaniu czynności służbowych w danym dniu informuje telefonicznie o tym fakcie zakład pracy. Przedsiębiorca może też skorzystać ze specjalnych aplikacji opracowanych pod kątem użyteczności przeprowadzania ewidencji czasu pracy lub wykorzystania możliwości zastosowania sporządzanych przez pracowników plików online.
Podsumowanie
Dzięki nowelizacji Kodeksu pracy praca zdalna została na stałe uregulowana odpowiednimi przepisami. Świadczenie pracy zdalnej wymaga ewidencjonowania czasu pracy. W tym zakresie brak jest odrębnych zasad, dlatego stosowana jest zasada ogólna. Sposób określania rejestracji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy zdalnej powinien być dostosowany do potrzeb i możliwości technicznych w danym zakładzie pracy. W przypadku pracy zdalnej zastosowania nie ma tradycyjna lista obecności, która może być jedynie dobrym rozwiązaniem przy wykonywaniu pracy w stosunku hybrydowym.
