Wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem, drogą elektroniczną

Istnieją różne formy zakończenia stosunku pracy. Kluczowe znaczenie odrywa tutaj postępowanie zgodnie z przepisami prawa. Pojawia się pytania, czy umowę o pracę można zakończyć poprzez wiadomość e-mail?

Wypowiedzenie umowy o pracę

Kodeks pracy wyznacza wszystkie kwestie związane ze stosunkiem pracy. W przepisach znajduje się informacja, że umowę o pracę można wypowiedzieć w różnych formach – dotyczy to zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Art. 30 § 1 wskazuje, że umowę o pracę można rozwiązać w następujący sposób:

• na mocy porozumienia stron,
• przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem),
• przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia (rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia).

Z podanych powyżej informacji wynika, że umowa o pracę zostanie rozwiązana poprzez oświadczenie jednej ze stron. § 3 wskazanego artykułu przekazuje, że oświadczenie (składane przez jedną ze stron) o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia należy przygotować na piśmie.

Wypowiedzenie umowy o pracę złożone na piśmie

Wypowiedzenie umowy następuje zazwyczaj na skutek złożenia wypowiedzenia na piśmie. Jeżeli takie działanie jest niemożliwe wypowiedzenie może zostać wysłane pocztą poleconą. Każdy z wymienionych sposobów jest prawnie skuteczny.

W Kodeksie pracy nie znajdziemy szczegółowych informacji o składaniu oświadczenia woli oraz jego skuteczności, stąd trzeba posiłkować się informacjami występującymi w Kodeksie cywilnym.

Art. 61. Kodeksu cywilnego 

§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Przed wybuchem ogólnoświatowej pandemii, doręczenie przesyłki odbywało się poprzez podwójne awizowanie. Warunkiem było tutaj to, aby adresat pisma wskazał na brak opcji zapoznania się z jego treścią w danym okresie.

Wypowiedzenie umowy drogą elektroniczną

Korzystanie z poczty e-mail to powszechny sposób komunikowania się pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

W Kodeksie pracy wprost nie przewidziano opcji rozwiązania umowy właśnie w taki sposób. Kwestie, których nie poruszono w Kodeksie pracy, należy rozstrzygać zgodnie z Kodeksem cywilnym.

Art. 78 § 1 wskazuje, że zachowanie pisemnej formy czynności prawnej odbywa się po złożeniu własnoręcznego podpisu na dokumencie z treścią oświadczenia woli. Nie wymaga się, aby oświadczenie zostało przygotowane własnoręcznie przez stronę wypowiadającą umowę. Kluczowym warunkiem jest złożenie podpisu na dokumencie. Wysyłając skan, faks i inne taka możliwość nie istnieje. Znajduje się tam tylko kopia odręcznego podpisu. Oznacza to, że nie ma przeciwwskazań do złożenia oświadczenia woli drogą elektroniczną, jeżeli zostanie opieczętowane bezpiecznym elektronicznym podpisem (podpis, który ma ważny kwalifikowany certyfikat).

Wypowiedzenie umowy o pracę opatrzone e-podpisem

Reasumując, wypowiedzenie dostarczone drogą mailową jest skuteczne tylko w sytuacji, kiedy będzie opatrzone e-podpisem. Tę zasadę potwierdza Sąd Najwyższy w wyroku wydanym 24 sierpnia 2009 roku (sygn. akt I PK 58/09).

Wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 roku, I PK 58/09:

Minimalnym wymaganiem dla zachowania formy pisemnej jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. Jedyne odstępstwo od tego zostało dopuszczone w art. 78 § 2 k.c., który umożliwia złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej w sposób równoważny ze złożonym w formie pisemnej, ale pod warunkiem opatrzenia go bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym.

Gdy wypowiedzenie dostarczone jest drogą elektroniczną, ale nie zawiera bezpiecznego podpisu kwalifikowanego, wywoła konkretne skutki prawne – będzie określone jako skuteczne, ale wadliwe. W takim przypadku pracownik/pracodawca może mieć roszczenia względem drugiej strony, czyli uznać wypowiedzenie za bezskuteczne, a w dalszej kolejności postulować o powrót do pracy albo wypłatę odszkodowania.

Wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 2016 roku, II UK 280/15:

Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa.

Należy zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego „oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią”.

Nie oznacza to wcale, że zatrudniona osoba ma obowiązek odczytać wiadomość e-mail. Powyżej przekazano, że niezbędne jest, aby dana osoba miała taką możliwość. Jeżeli wypowiedzenie znajduje się w skrzynce e-mail, to wystarczy, żeby uznać wypowiedzenie za skuteczne. Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest wysłanie pisma na pocztę służbową, a nie na adres prywatny.

Jeżeli pracownik nie posiada konta służbowego, powinien wyrazić zgodę na kontakty z nim w sprawach zawodowych z wykorzystaniem prywatnego adresu e-mail.

W wiadomości z wypowiedzeniem przesyłanym pracownikowi warto zaznaczyć funkcję potwierdzania otrzymania e-mail. Innym rozwiązaniem jest zawarcie prośby z potwierdzeniem zapoznania się z informacjami wskazanymi w dostarczonej wiadomości.

Reasumując, nie ma przeciwwskazań, aby umowa o pracę została wypowiedziana poprzez wiadomość e-mail, ale tylko z zastrzeżeniem, że strona wypowiadająca opatrzy swoje oświadczenie bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Data publikacji: 2023-07-10, autor: FakturaXL