KSeF dla biur rachunkowych, obowiązki i uprawnienia
Od stycznia 2022 roku podatnikom został udostępniony system KSeF pozwalający na wystawianie tzw. faktur ustrukturyzowanych. W związku z tym biura rachunkowe będą miały nieco więcej obowiązków.
Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawianym w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Po wystawieniu, fakturze nadawany jest numer identyfikujący ją w systemie. Nie jest ona dokumentem elektronicznym, który wystawiany jest i wysyłany w formie elektronicznej, chociaż zgodnie z przepisami jak każdy inny dowód musi być dostarczona do klienta. Jeżeli kontrahent nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, to wystawca musi przekazać ją w inny sposób. W 2023 roku kiedy nie ma jeszcze obowiązku stosowania e-faktur, dopuszczalne są wszystkie dowolne sposoby dostarczenia faktury do klienta.
Faktura ustrukturyzowana występuje w formacie xml zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury, czyli FA(1) jaka jest opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.
Faktury ustrukturyzowane w obrocie gospodarczym
Obecnie podatnicy mogą, ale nie muszą wystawiać faktury ustrukturyzowane. Jeszcze przez cały 2023 rok e-faktury będą jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. Oprócz nich w obrocie nadal będą funkcjonowały faktury papierowe i elektroniczne. Prawdopodobnie Krajowy System e-Faktur zacznie być obowiązkowy od 1 stycznia 2024 roku. W związku z tym biura rachunkowe obsługujące klientów mają jeszcze trochę czasu, aby dobrze przygotować się do nowych obowiązków.
Część podatników już w tej chwili wystawia faktury ustrukturyzowane wykorzystując w tym celu:
bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów
Biura rachunkowe jeszcze w 2023 roku powinny zapoznać się ze sposobem wystawiania faktur w systemie oraz ich pobieraniem i odbiorem. Obecnie używane systemy księgowe będą zintegrowane z KSeF, dlatego w większości będzie można nadal z nich korzystać.
Faktura ustrukturyzowana – informacje dla biur rachunkowych
W wielu przypadkach wystawianiem faktur ustrukturyzowanych będą zajmowały się biura rachunkowe, zwłaszcza w przypadku małych firm, które przez cały czas wystawiają faktury papierowe.
System KSeF przeznaczony jest dla:
podatników
podmiotów wskazanych przez podatnika
organów egzekucyjnych
osób fizycznych wskazanych przez organy egzekucyjne
osób fizycznych wskazanych w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali takie uprawnienia
podmiotów inne niż wymienione powyżej, które zostały wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF o ile prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
Wobec tego uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu podatnika jest jednocześnie uprawnieniem do wystawiania faktur dokumentujących transakcje, w których podatnik jest nabywcą. Przypadki te zostały wyszczególnione w art. 106d ustawy. Jeżeli chodzi o podatników będących osobami fizycznymi i komorników, uprawnienie pierwotne o charakterze właścicielskim przypisane jest do podatnika z automatu. Taka osoba nie potrzebuje dokonywać zgłoszenia. Ma prawo korzystać z systemu po autoryzacji za pomocą profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Podatnik niebędący osobą fizyczną wyposażony w elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z NIP-em może korzystać z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym. Pozostałe podmioty, jak podatnik niebędący osobą fizyczną, a także organ egzekucyjny chcąc korzystać z KSeF muszą złożyć zawiadomienie na formularzu ZAW-FA i wskazać w nim osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z KSeF. Taka osoba będzie mogła nie tylko korzystać z systemu, ale również będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia w ramach systemu, drogą elektroniczną.
Biuro rachunkowe, uprawnienia do korzystania z KSeF
Obecnie po pół roku działalności systemu KSeF, spora ilość biur rachunkowych już z niego korzysta. Wprowadzenie KSeF ma usprawnić działalność biur rachunkowych. Dzięki dostępowi do systemu, dokumenty będą mogły dużo szybciej trafić do biura. Taka sama struktura sprawi, że faktury będą łatwiej rozliczane bez konieczności zakupu dodatkowych programów. Korzystanie z KSeF będzie wymagało od biur rachunkowych dostosowania posiadanych programów księgowych do wprowadzanych zmian.
Faktura ustrukturyzowana, a poprawność rozliczeń
Faktury pobierane z KSeF nie podlegają weryfikacji, co może być pewnego rodzaju utrudnieniem, ponieważ w niektórych przypadkach może to być przyczyną, że dokument zostanie rozliczony niepoprawnie. Na fakturze znajdują się liczne informacje, od których może zależeć poprawność wyliczeń. Faktury nie zawierają bowiem żadnych załączników ani specyfikacji. Faktura ustrukturyzowana podlega obowiązkowi dostarczenia jej do klienta oraz weryfikacji.
W związku z tym do obowiązków biura rachunkowego związanych z wprowadzeniem KSeF należy:
przeprowadzenie audytu oprogramowania
aktualizacja oprogramowania na potrzeby obsługi plików faktur ustrukturyzowanych
stworzenie procedur opisywania dokumentów
informowanie klientów o możliwości wyrażenia zgody na udzielenie prawa do korzystania z systemu KSeF w imieniu klienta
informowanie klientów o konieczności opisywania faktur
szkolenia pracowników.
Podsumowanie
Wprowadzenie systemu KSeF oznacza dla biur rachunkowych szereg zmian, które z pewnością będą miały w przyszłości pozytywny wpływ na pracę biur rachunkowych. Korzyści związane z wprowadzeniem systemu KSeF można rozpatrywać również w aspekcie dostarczania faktur. Obecnie często dochodzi do sytuacji kiedy klienci nie dostarczają wszystkich faktur. Obowiązkowe korzystanie z systemu spowoduje, że takie sytuacje nie będą miały miejsca.
Ostatnia aktualizacja: 2022-12-25 Data publikacji: 2022-06-07, autor: FakturaXL
