Pracodawcy mają obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynikający z przepisów. Dla biura rachunkowego oraz wielu innych firm prowadzona ewidencja czasu pracy oznacza przede wszystkim lepsze zarządzanie czasem pracy całego zespołu pracowników.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy – korzyści dla biura rachunkowego
Do jednych z ustawowych obowiązków biura rachunkowego należy prowadzenie ewidencji czasu pracy. Mówi o tym art. 149 par. 1 Kodeksu pracy, w którym można przeczytać:
Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
Dla pracodawcy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest ważną czynnością. Od rzetelności prowadzenia ewidencji zależy między innymi prawidłowość wypłaty wynagrodzenia za pracę danego pracownika, dlatego przedsiębiorca powinien rejestrować godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy, a także odnotowywać ewentualne wyjścia pracownika w trakcie pracy. Dodatkowo pracodawca musi określić czy godziny przepracowane przez pracownika dają mu prawo do dodatkowego wynagrodzenia. Ewidencja czasu pracy w biurze rachunkowym może być odzwierciedleniem i źródłem informacji o tym jak pracują osoby w nim zatrudnione oraz na wykonywanie jakich zadań poświęcają najwięcej czasu.
Dzięki ewidencji czasu pracy pracodawca może:
zmierzyć produktywność pracowników
może zarządzać zadaniami, projektami i zasobami ludzkimi
może usprawnić proces rozliczeń.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy za pomocą systemu elektronicznego
Ewidencja czasu pracy może być prowadzona online. Ta forma zastąpiła używaną dotychczas wersję papierową. Pracodawca, który chce prowadzić ewidencję online powinien zakupić i zainstalować specjalny moduł, który najczęściej może być dostępny jako:
praca hybrydowa
pulpity pracownika i kierownika
kadry i płace, jako uzupełnienie do pulpitów pracownika i kierownika oraz pracy hybrydowej.
Pulpit pracownika służy między innymi do rejestrowania w nim informacji związanych z czasem pracy, takich jak: rozpoczęcie, zakończenie, rozpoczęcie/zakończenie wyjścia prywatnego lub służbowego. Pulpit umożliwia również sprawdzenie dokonanych rejestracji, pozwala ustawić normę i czas pracy jakie zostały ustalone w danej firmie. Dane wprowadzone do systemu widoczne są dla kierownika jednostki oraz dla pracowników działu kadr odpowiedzialnych za rozliczanie obecności i nieobecności oraz wynagrodzeń pracowników.
Praca hybrydowa daje możliwość ewidencjonowania czasu pracy za pomocą formularza rejestrowania pracy hybrydowej lub stopera. Dla pracowników dostępna jest lista wykonywanych czynności. Istnieje możliwość dodania nowej czynności, jeżeli nie ma takiej na liście. Po wybraniu konkretnej czynności wystarczy wybrać przycisk „start” i program zaczyna liczyć czas poświęcony na jej wykonanie. Po wciśnięciu „stop” czas przestaje być naliczany.
Mierzenie czasu pracy pracowników biura rachunkowego
Praca wykonywana przez pracowników biura rachunkowego jest dość specyficzna, dlatego w jej przypadku do mierzenia czasu pracy stosuje się inne narzędzia od tych wymienionych wyżej. Jednym z nich jest „Praca na wielu bazach”. Dzięki zastosowaniu specjalnych programów dedykowanych tylko biurom rachunkowym pracodawca ma wgląd do informacji o tym, ile czasu pracownik księgowy poświęcił na jednego klienta i czym dokładnie się zajmował. Nie ma znaczenia czy księgowa wykonywała swoją pracę zdalnie w domu, czy też będąc w biurze. Większość pakietów dla biur rachunkowych dostępnych na rynku posiada możliwości pozwalające wykonywać niektóre czynności równocześnie na kilku bazach danych. Jedna baza danych to informacje o jednym kliencie. Program informuje, czy dla danego klienta zostały naliczone składki ZUS, a także czy zostały wysłane wszystkie deklaracje. Dodatkowo system pozwala wykonywać takie czynności, jak:
zestawienie dekretów i zapisów z podziałem na klientów oraz księgowych
uzyskiwanie informacji o liczbie utworzonych dokumentów przez poszczególnych księgowych
ewidencjonowanie czasu poświęconego na pracę dla poszczególnych klientów w wybranym okresie czasu.
System ewidencji czasu pracy w biurze rachunkowym – korzyści
Korzyści wynikających z prowadzenia systemu ewidencji czasu dla pracy w biurze rachunkowym jest sporo. Najważniejsze z nich to:
dostęp w czasie rzeczywistym do informacji o czynnościach jakie zostały wykonane przez pracownika na rzecz poszczególnych klientów
dostęp do informacji o czasie potrzebnym do wykonania czynności
łatwy wgląd do danych – ewidencjonowanie działań podejmowanych przez księgowych zatrudnionych w biurze na rzecz każdego klienta oraz ewidencjonowanie czasu jaki księgowy poświęcił na jednego klienta. Wszystkie te dane mogą przydać się do wykonania analizy, co może okazać się pomocne w podejmowaniu decyzji i jednocześnie pozwala zoptymalizować koszty i daje pogląd na to co jeszcze można byłoby usprawnić w pracy
sprawniejsze wykonywanie pracy – ewidencja czasu pracy rejestrowana w systemach zdalnych pozwala na szybki przepływ danych, oszczędza czas jaki pracownik poświęciłby na ręczne wprowadzanie danych
prosta kontrola pracownika – system daje wgląd do pracy wykonywanej przez księgowych, co w pełni pozwala kontrolować czas pracy pracownika i lepiej zarządzać zespołem
lepsza kontrola wydatków obciążających biuro rachunkowe – ewidencjonowanie czasu pracy poszczególnych księgowych jaki poświęcają na rzecz jednego klienta pokazuje dokładnie za ile godzin pracy pracownikowi należy się zapłata. Do tego pokazuje ilość dokumentów przetworzonych przez pracownika. Dzięki temu rozliczenia mogą przebiegać bardziej sprawnie i w szybszym czasie.
