Praca zdalna – zwrot kosztów za prąd i Internet pracownika
Przepisy Kodeksu pracy zostały znowelizowane. Jedna ze zmian zacznie obowiązywać od 7 kwietnia 2023 roku i będzie dotyczyć zasad wykonywania pracy zdalnej przez pracowników. Po wprowadzeniu w życie nowych przepisów regulacje związane z telepracą oraz pracą zdalną świadczoną w ramach specustawy covidowej przestaną obowiązywać. Do Kodeksu pracy zostały wprowadzone między innymi przepisy zobowiązujące pracodawców do pokrywania pracownikom kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
Nowelizacja Kodeksu pracy – praca zdalna zamiast telepracy
Obecnie pracodawcy stosują i stosowali wobec telepracowników różne praktyki. Niektórzy z nich nie zwracali pracownikom żadnych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej uważając, że wykonywanie obowiązków służbowych w ten sposób stanowi korzyść dla pracownika. Byli też tacy, którzy za pracę na odległość przyznawali miesięczny dodatek. Obowiązujące obecnie przepisy nie określają kosztów jakie powinny być objęte dodatkiem wypłacanym pracownikowi za wykonywanie telepracy, dlatego potrzebne były zmiany w tym zakresie.
Nowelizacja Kodeksu pracy uchyliła przepisy dotyczące telepracy. Ich miejsce zajęły normy odnoszące się do pracy zdalnej, czyli pracy wykonywanej całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika. Miejsce to powinno być za każdy raz uzgadniane z pracodawcą. Może nim być np. miejsce zamieszkania pracownika. Praca zdalna powinna być wykonywana między innymi z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość i powinna być świadczona na wniosek pracownika lub na polecenie pracodawcy.
Pracodawca będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej:
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu
w okresie, w którym pracodawca nie będzie mógł zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w obecnym miejscu pracy pracownika przez pewien okres czasu z powodu działania siły wyższej.
Pracownik powinien bezpośrednio przed wydaniem przez pracodawcę polecenia wykonywania pracy zdalnej złożyć oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Praca zdalna – co sfinansuje pracodawca?
Pracodawca będzie zobowiązany zwrócić pracownikowi podwyższone koszty energii elektrycznej oraz koszty Internetu wiążące się z wykonywaniem pracy zdalnej z domu. Zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów będzie mógł być zastąpiony ryczałtem, który powinien odpowiadać przewidywalnej wysokości poniesionych wydatków.
Zwolnienie z podatku i składek na ZUS
Wypłata ryczałtu oraz zwrot kosztów związanych z pracą zdalną zwolnione są z podatku oraz zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne ZUS.
Jakie zwroty i ryczałty dla poszczególnych pracowników?
Pracownicy zdalni mogą liczyć jedynie na zwrot kosztów energii elektrycznej i Internetu, ale tylko wtedy, kiedy pracodawca nie zapewnia im wspomnianych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej. Wysokość ryczałtu dla różnych grup pracowników może się różnić. Przykładowo część pracowników wykonujących pracę z domu może korzystać z własnych telefonów, a część może otrzymać telefony służbowe z opłaconym przez pracodawcę abonamentem. Stąd różnice w wysokości ryczałtu. Jego wysokość musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji jaka ma miejsce podczas wykonywania pracy zdalnej.
Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim występujące różnice głównie pomiędzy różnymi grupami pracowników niezależnie od występowania innych czynników mających wpływ na koszty związane z rzeczywistym czasem pracy z domu z uwzględnieniem:
wymiaru zatrudnienia danego pracownika (pełny czy niepełny etat)
wymiaru pracy zdalnej w 100% lub pracy hybrydowej (łączy pracowników zdalnych i pracowników zatrudnionych na miejscu).
Choroba lub urlop pracownika
Jak to w życiu bywa pracownik wykonujący pracę zdalną również może zachorować lub zwyczajnie pójść na urlop. Jak taka sytuacja może wpłynąć na wysokość ryczałtu do wypłaty?
W tej kwestii organy podatkowe uważają, że nie ma konieczności uwzględniania tych elementów przy wypłacie. Mimo tego pracodawcy mogą bardzo ostrożnie podchodzić do kwestii wypłaty całości lub części ryczałtu, zwłaszcza w sytuacji, kiedy nieobecność pracownika w pracy trwa miesiąc lub większą jego część ze względu na ciążę lub okres macierzyństwa. W tej sytuacji urząd skarbowy nie będzie miał podstaw, aby zarzucić pracodawcy bezpodstawne korzystanie z wyłączenia podatkowego.
Ryczałt przewidziany na koszty pracy zdalnej – obliczanie, konsekwencje
Jak należy prawidłowo wyliczyć ryczałt, aby nie był ani za wysoki (zwrot kosztów pracy zdalnej i ryczałt zwolnione są z PIT i ZUS), ani za niski i pokrywał rzeczywiste koszty jakie musi ponieść pracownik wykonujący pracę zdalną.
Czasami organy kontrolujące mogą uznać, że w ryczałcie kryje się podwyżka lub jakiś dodatkowy bonus przewidziany dla pracownika. W konsekwencji podczas kontroli skarbowej może okazać się, że taka optymalizacja nie jest opłacalna, głównie z powodu konieczności opodatkowania podatkiem dochodowym PIT i zapłaty składek na ZUS na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za pracę. W takiej sytuacji potrzebna będzie korekta rozliczenia, a także zapłata zaległych składek zusowskich i podatkowych razem z odsetkami. Do tego trzeba liczyć się z poniesieniem odpowiedzialności karno-skarbowej. Z tych powodów celem uniknięcia nieprzyjemnych konsekwencji, pracodawcy powinni posiadać udokumentowaną kalkulację ryczałtu, którą będą w stanie przedstawić podczas kontroli skarbowej.
Cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej
Polecenie wykonywania pracy zdalnej może być w każdym momencie cofnięte przynajmniej z jednodniowym wyprzedzeniem. W sytuacji, kiedy warunki lokalowe i techniczne pracownika ulegną zmianie, co uniemożliwi wykonywanie pracy zdalnej o czym pracownik powinien poinformować pracodawcę, to obowiązkiem pracodawcy będzie niezwłoczne cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej.
