Faktura za zagraniczną usługę hotelową w kosztach firmy
Każdy wyjazd służbowy zarówno krajowy jak i zagraniczny wiąże się z koniecznością zarezerwowania miejsca noclegowego oraz wykupienia wyżywienia w miejscu wyjazdu. Hotel oraz restauracja znajdujące się w innym kraju wystawiają faktury bądź rachunki, na których doliczają podatek VAT wg kraju siedziby hotelu lub restauracji. Jak należy rozliczyć taką fakturę?
Nabycie usługi przez polskiego podatnika podatku od towarów i usług od kontrahenta - sprzedawcy, którego siedziba firmy, stałe miejsce sprzedaży lub miejsce zamieszkania znajduje się w kraju lub krajach Unii Europejskiej innych niż Polska uznawane jest za import usług w podatku VAT.
Przy rozliczaniu importu usług w podatku VAT należy ustalić:
status polskiego podatnika VAT
status unijnego przedsiębiorcy VAT
miejsce świadczenia usługi wg ustawy o VAT.
Import usług, a podatek VAT
Polscy podatnicy podczas podróży zagranicznej z restauracji lub hotelu znajdującego się w kraju UE innym niż Polska otrzymują faktury, na których figuruje kwota z doliczonym podatkiem VAT wg stawki obowiązującej w danym kraju. W zasadzie, jeżeli podatnik z Polski nabywa usługi od zagranicznego kontrahenta, to zastosowanie może mieć art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 zwanej dalej ustawą o VAT). Zgodnie z wymienionym przepisem za miejsce świadczenia usług dla celów opodatkowania podatkiem VAT uznaje się miejsce, w którym usługobiorca, inaczej nabywca usługi:
posiada siedzibę działalności gospodarczej
jeżeli sprzedawca świadczy usługi dla stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nabywcy usług, a miejsce to znajduje się gdzie indziej niż siedziba działalności. to miejscem świadczenia, czyli opodatkowania VAT tych usług uznaje się stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nabywcy usług
jeżeli nabywca usług jako usługobiorca nie posiada siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, to miejscem świadczenia usług, czyli opodatkowania VAT jest miejsce zamieszkania nabywcy usług lub zwykłe miejsce pobytu.
Jeżeli świadczenie usług wykonywane jest jedynie na cele prywatne podatnika lub jego pracowników, również byłych pracowników, wspólników, akcjonariuszy, udziałowców, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych lub członków stowarzyszenia, to miejscem świadczenia opodatkowania podatkiem VAT danych usług jest siedziba sprzedawcy tej usługi lub stałego miejsca prowadzenia działalności bądź miejsca zamieszkania.
W związku z powyższym należy stwierdzić, że polski podatnik VAT będąc nabywcą usługi od kontrahenta zagranicznego z Unii Europejskiej, który jest podatnikiem VAT obowiązkowo powinien opodatkować zakup usługi i rozliczyć podatek VAT w ewidencji VAT w JPK_V7 jako import usług od:
podmiotu niebędącego podatnikiem podatku od wartości dodanej zgodnie z art. 28b ustawy o VAT (część sprzedawców unijnych)
podmiotu będącego podatnikiem podatku od wartości dodanej zgodnie z art. 28b ustawy o VAT (większość sprzedawców unijnych).
Sprzedawca usługi w chwili wystawiania faktury dla polskiego podatnika nie dolicza do niej podatku VAT. Od przedstawionej zasady rozliczania podatku VAT występują pewne wyjątki.
Usługi hotelowe i gastronomiczne za granicą, a podatek VAT
Hotele oraz restauracje zagraniczne wystawiają faktury, na których doliczają podatek VAT Usługi hotelowe objęte są szczegółowymi regulacjami w zakresie miejsca świadczenia usług. Zgodnie z art. 28e ustawy o VATza miejsce świadczenia usług związanych z nieruchomościami, w tym również usług świadczonych na rzecz:
rzeczoznawców
pośredników w obrocie nieruchomościami
usług zakwaterowania w hotelach lub podobnych obiektach, jak przykładowo ośrodki wczasowe lub miejsca przeznaczone do użytkowania jako kempingi
użytkowania i używania nieruchomości
usług przygotowywania i koordynowania prac budowlanych, takich jak usługi architektów i nadzoru budowlanego
uważa się miejsce położenia nieruchomości.
Co za tym idzie miejscem opodatkowania usługi noclegowej, czyli usługi zakwaterowania jest miejsce położenia hotelu, a więc jego kraj położenia. Jeżeli polski podatnik dokona zakupu usługi hotelowej i gastronomicznej i dodatkowo zakupi inne usługi określone jako wyjątki w art. od 28d do 28n ustawy o VAT będzie zobowiązany do rozpoznania importu usług i ujęcia zakupu w ewidencji VAT. W przypadku usług gastronomicznych świadczonych przez restauracje i hotele za granicą zastosowanie ma art. 28i ustawy o VAT. W tej sytuacji za miejsce świadczenia usług przez restauracje i catering uważane jest miejsce, w którym powyższe usługi są faktycznie wykonywane. Zatem miejscem opodatkowania usługi gastronomicznej i cateringowej będzie miejsce, w którym dana usługa jest wykonywana. W tej sytuacji będzie to inny niż Polska kraj UE. Jeżeli usługi gastronomiczne i cateringowe wykonywane są na statku, statku powietrznym lub pociągu podczas transportu pasażerów w części podróży przebiegającej przez terytorium UE, to wtedy miejscem opodatkowania świadczonych usług jest terytorium państwa, na którym ta podróż się rozpoczęła.
PRZYKŁAD 1 Polski podatnik VAT w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą odbył podróż służbową do Niemiec. W Berlinie w jednym z hoteli zarezerwował 5 noclegów. Hotel wystawił fakturę z doliczonym podatkiem VAT na kwotę 900 euro brutto zgodnie ze stawką obowiązującą w Niemczech. W jaki sposób polski przedsiębiorca powinien rozliczyć otrzymaną fakturę za hotel?
Odpowiedź: W tym przypadku otrzymaną fakturę za usługi hotelowe w kwocie 900 euro brutto nie trzeba rozliczać jako import usług ani ujmować w ewidencji VAT w JPK_V7 ani w informacji podsumowującej VAT UE. W tej sytuacji miejscem opodatkowania VAT usługi hotelowej jest miejsce położenia hotelu, czyli Berlin, a kraj Niemcy. Do rozliczenia podatku VAT zobowiązany jest sprzedawca usługi w momencie wystawiania faktury z doliczonym podatkiem VAT wg stawki niemieckiej.
PRZYKŁAD 2 Podatnik z Polski odbył podróż służbową do Berlina. Po podróży udał się do restauracji na posiłek. Po zakończonym posiłku otrzymał fakturę z doliczonym podatkiem VAT na kwotę 40 euro brutto wg stawki niemieckiej. W jaki sposób polski podatnik powinien rozliczyć otrzymaną fakturę za podróż służbową?
Odpowiedź: Otrzymana faktura za usługi gastronomiczne nie może zostać rozliczona jako import usług i ujęta w ewidencji JPK_V7 ani w informacji podsumowującej VAT UE. W opisanym przypadku miejscem opodatkowania dla celów VAT będzie faktyczne miejsce wykonywania usługi, czyli restauracja w Berlinie. Sprzedawca usług musi sam rozliczyć podatek VAT przy wystawianiu faktury z doliczonym podatkiem VAT wg stawki obowiązującej w Niemczech.
Koszty nabycia usług hotelowych i gastronomicznych za granicą
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. poz. 1128 z 2021 r.) do kosztów uzyskania przychodów zalicza się:
wydatki przeznaczone na cele prowadzonej działalności gospodarczej, czyli powiązane z rodzajem działalności gospodarczej
wydatki służące zabezpieczaniu osiąganych przychodów obecnych oraz przyszłych
wydatki, które nie znajdują się w katalogu kosztów ustawowo wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 23 ustawy o PIT.
Usługi hotelowe oraz gastronomiczne nabyte poza granicami kraju mogą stanowić koszt firmowy i zostać ujęte w KPiR, ale pomiędzy nimi, a prowadzoną działalnością gospodarczą musi wystąpić związek przyczynowo - skutkowy. Oznacza to, że wydatki muszą być przeznaczone na cele prowadzonej działalności gospodarczej i być z nią powiązane. Taki wydatek musi zostać ujęty w KPiR w kolumnie 13 w kwocie brutto widniejącej na fakturze w miesiącu, w którym została ona wystawiona. Faktura wystawiona za usługi hotelowe oraz gastronomiczne przez zagranicznego sprzedawcę musi zostać przeliczona z waluty obcej na walutę polską przez polskiego podatnika wg średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jeżeli dany miesiąc jest już rozliczony, to faktura może zostać ujęta w terminie do końca danego roku podatkowego, w którym została wystawiona.
