Dlaczego warto skorzystać z upoważnienia pocztowego?
Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga szybkiego i sprawnego obiegu dokumentów, zwłaszcza jeśli chodzi o pisma urzędowe. Częste wizyty na poczcie mogą jednak zajmować cenny czas, który można przeznaczyć na rozwój firmy. Udzielając pracownikowi upoważnienia do odbioru firmowej poczty, przedsiębiorca może zaoszczędzić czas i skupić się na kluczowych działaniach biznesowych, zwiększyć elastyczność, gdyż pracownik może odebrać przesyłki w dogodnym czasie, bez konieczności angażowania właściciela firmy. Upoważnienie oznacza także uniknięcie problemów z terminami, co jest szczególnie ważne w przypadku korespondencji sądowej lub urzędowej.Czym jest upoważnienie pocztowe?
Upoważnienie pocztowe to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, który został uregulowany w ustawie Prawo pocztowe. W odróżnieniu od standardowego pełnomocnictwa cywilnego, upoważnienie do odbioru przesyłek podlega określonym wymogom formalnym, wynikającym z charakteru przesyłek (np. sądowych, urzędowych). Warto zaznaczyć, że możliwość udzielenia takiego upoważnienia zależy od operatora pocztowego – zgodnie z art. 38 ust. 1 Prawa pocztowego.Jak udzielić upoważnienia pocztowego?
Proces udzielania upoważnienia pocztowego może różnić się w zależności od operatora i placówki, jednakże zazwyczaj przedstawia się następująco:- weryfikacja regulaminu operatora pocztowego - każdy operator pocztowy, w tym Poczta Polska, może mieć własne zasady dotyczące pełnomocnictw; w regulaminie mogą być opisane szczegółowe wymogi, np. dotyczące zakresu upoważnienia czy konieczności złożenia dodatkowych dokumentów,
- przygotowanie pisemnego oświadczenia - udzielenie upoważnienia wymaga sporządzenia pisemnego dokumentu, w którym wskazane zostaną:
- dane mocodawcy (np. właściciela firmy),
- dane pełnomocnika (pracownika, który będzie odbierał przesyłki),
- zakres upoważnienia (np. rodzaj przesyłek: polecone, paczki, przekazy pocztowe),
- złożenie dokumentu w placówce pocztowej - gotowe upoważnienie należy dostarczyć do właściwej placówki pocztowej; w większości przypadków konieczne będzie przedstawienie dokumentu tożsamości zarówno mocodawcy, jak i pełnomocnika,
- zapłacenie ewentualnej opłaty - niektóre placówki pobierają opłatę za rejestrację pełnomocnictwa, a informacje na ten temat znajduje się w regulaminie świadczenia usług.
Na co zwrócić uwagę przy udzielaniu upoważnienia?
Chociaż procedura wydaje się prosta, istnieje kilka istotnych kwestii, które warto mieć na uwadze:- zakres pełnomocnictwa – upoważnienie musi obejmować wszystkie rodzaje przesyłek, które mogą być kierowane do firmy,
- dane mocodawcy – imię, nazwisko oraz rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- dane pełnomocnika – imię, nazwisko oraz rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości,
- ograniczenia operatora – niektórzy operatorzy mogą odmówić przyjęcia pełnomocnictwa lub ograniczyć jego zakres,
- termin ważności – należy określić, czy upoważnienie ma charakter jednorazowy, czy będzie obowiązywać przez określony czas.
Brak któregokolwiek z tych elementów powoduje nieważność upoważnienia. Ważne jest również, aby w treści dokumentu wyraźnie zaznaczyć, jakie czynności są objęte pełnomocnictwem – domniemanie zakresu jest niedopuszczalne.
Choć przepisy nie narzucają formy, w jakiej należy sporządzić upoważnienie, przyjmuje się, że forma pisemna jest najwłaściwsza. Własnoręczne podpisanie dokumentu przez mocodawcę daje gwarancję, że pełnomocnictwo zostanie uznane za ważne.Zakres upoważnienia pocztowego
Zakres pełnomocnictwa pocztowego zależy wyłącznie od decyzji mocodawcy, czyli osoby udzielającej upoważnienia. Można go dostosować do indywidualnych potrzeb firmy, określając dokładnie, jakie przesyłki może odbierać pracownik. Upoważnienie może obejmować odbiór wszystkich przesyłek kierowanych do przedsiębiorstwa albo wyłącznie przesyłki określonego typu (np. listy polecone, paczki) lub odbiór korespondencji od konkretnego nadawcy.
Warto również pamiętać, że osoba, której udziela się upoważnienia, musi posiadać co najmniej ograniczoną zdolność do czynności prawnych, co oznacza, że może mieć 13 lat i nie być całkowicie ubezwłasnowolniona. Dzięki temu przedsiębiorca może swobodnie wybrać jednego lub kilku pracowników jako pełnomocników pocztowych.Procedura udzielania upoważnienia
Samo sporządzenie dokumentu to nie wszystko. Aby upoważnienie pocztowe było skuteczne, należy je udzielić zgodnie z wymogami proceduralnymi:- obecność w placówce pocztowej - dokument pełnomocnictwa musi zostać podpisany w obecności pracownika pocztowego; tylko wtedy zostanie on uznany za ważny,
- przekazanie pełnomocnictwa w miejscu pobytu mocodawcy (wyjątek) - jeśli przedsiębiorca nie może osobiście stawić się w placówce, np. z powodu niepełnosprawności, możliwe jest udzielenie upoważnienia w jego miejscu pobytu; w takim przypadku należy skontaktować się z operatorem pocztowym i zamówić wizytę pracownika,
- brak konieczności obecności pełnomocnika - co ważne, pełnomocnik (np. pracownik firmy) nie musi być obecny podczas podpisywania dokumentu w placówce pocztowej; nie wymaga się również jego zgody – przyjmuje się, że zgoda jest dorozumiana poprzez wskazanie jego danych w treści upoważnienia.
Jak odwołać upoważnienie pocztowe i jakie są jego koszty?
Upoważnienie pocztowe to wygodne rozwiązanie, które pozwala przedsiębiorcy delegować odbiór korespondencji na pracownika. Jednak zdarza się, że konieczne jest jego odwołanie – np. w przypadku zmiany pełnomocnika, reorganizacji w firmie czy konfliktu z pracownikiem. Prawo pocztowe przewiduje taką możliwość, jednocześnie określając szczegóły procedury i związane z nią koszty.
Zgodnie z przepisami art. 38 ust. 5 Prawa pocztowego, pełnomocnictwo pocztowe może być odwołane w każdym czasie. Jest to czynność jednostronna, co oznacza, że przedsiębiorca nie potrzebuje zgody pełnomocnika ani jego obecności, aby unieważnić wcześniejsze upoważnienie.
W przeciwieństwie do jego udzielenia, odwołanie pełnomocnictwa nie wymaga formy pisemnej. Może odbyć się ustnie, mailowo, a nawet telefonicznie, o ile operator pocztowy zaakceptuje taką formę. Przedsiębiorca musi poinformować placówkę pocztową, w której zarejestrowano pełnomocnictwo. Najlepiej złożyć stosowne oświadczenie w tej samej placówce, aby uniknąć nieporozumień.
Odwołanie jest skuteczne od momentu jego zgłoszenia operatorowi pocztowemu. Pełnomocnik traci swoje uprawnienia w chwili, gdy informacja o odwołaniu zostanie zarejestrowana.
Warto podkreślić, że brak opłaty za odwołanie upoważnienia nie wpływa na jego skuteczność. Operator ma prawo domagać się zapłaty, ale czynność prawna (odwołanie) pozostaje ważna niezależnie od uiszczenia tej opłaty.Ile kosztuje pełnomocnictwo?
Koszt udzielenia pełnomocnictwa pocztowego:- stałe pełnomocnictwo dla jednej osoby – 26 zł,
- pełnomocnictwo okresowe (np. na miesiąc) – 8 zł za każdy rozpoczęty miesiąc,
- pełnomocnictwo jednorazowe – 6 zł.
Koszty te wynikają z Cennika opłat dodatkowych Poczty Polskiej i mogą się różnić w zależności od placówki. Większość operatorów jednak stosuje standardowe stawki.
Poczta może nałożyć opłatę za odwołanie upoważnienia, o ile jest to określone w cenniku. Brak zapłaty nie unieważnia jednak samego odwołania – przedsiębiorca jest zobowiązany jedynie do późniejszego uregulowania należności. Operator może naliczyć odsetki za zwłokę lub dochodzić roszczeń w sądzie.Czy ktoś inny może odebrać awizo?
To, czy awizo może odebrać ktoś inny, zależy od rodzaju przesyłki i relacji osoby odbierającej z adresatem. Osoba mieszkająca pod tym samym adresem, na który została wysłana przesyłka, może ją odebrać, pod warunkiem okazania dokumentu tożsamości. Z reguły taka sytuacja nie wymaga dodatkowego upoważnienia, ale dotyczy to przesyłek zwykłych, np. listów poleconych.
Wyjątek: przesyłki sądowe – tutaj odbiorca musi posiadać odpowiednie pełnomocnictwo pocztowe, nawet jeśli ma ten sam adres w dowodzie.
- odpowiedniego pełnomocnictwa pocztowego (stałego, okresowego lub jednorazowego),
- dokumentu tożsamości osoby odbierającej.
Pełnomocnictwo pocztowe a przesyłki sądowe
Przesyłki sądowe podlegają szczególnym zasadom doręczania, zgodnie z przepisami art. 139 § 11 Kodeksu postępowania cywilnego oraz oraz § 8 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości.
W przypadku przesyłek sądowych odbiór jest możliwy wyłącznie na podstawie pełnomocnictwa pocztowego i nie wystarczy zwykłe pełnomocnictwo notarialne ani dokument stwierdzający wspólny adres zamieszkania.
Pracownicy poczty są zobowiązani do przestrzegania tej procedury i nie mogą wydać przesyłki sądowej bez formalnego pełnomocnictwa.Podsumowanie
Udzielenie pracownikowi upoważnienia do odbioru korespondencji firmowej to praktyczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć problemów z terminami. Kluczowe jest jednak dostosowanie się do formalnych wymogów określonych w Prawie pocztowym oraz regulaminie wybranego operatora pocztowego. Dzięki temu odbiór przesyłek stanie się prostszy i bardziej efektywny, a przedsiębiorca zyska więcej czasu na rozwój swojego biznesu.
Data publikacji: 2025-02-08, autor: FakturaXL
