Co to takiego jest Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)?
Platforma Usług Elektronicznych ZUS jest systemem internetowym dostępnym poprzez przeglądarkę internetową. Udostępnia go Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jego zadaniem jest umożliwienie petentom załatwienie różnych spraw prowadzonych przez ZUS bez konieczności odwiedzania placówki. Wszystkie sprawy mogą być zrealizowane online.
Od 1 stycznia 2023 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał obowiązkowo posiadać konto na PUE ZUS i to niezależnie od tego czy zatrudnia pracowników czy też nie. W przypadku niezałożenia konta przez przedsiębiorcę, to i tak zostanie ono mu automatycznie utworzone przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w terminie do 31 stycznia 2023 roku.
Dla kogo PUE ZUS?
Możliwość rejestracji i potwierdzenia profilu posiadają osoby, które ukończyły 13 rok życia. Płatnik składek ubezpieczeniowych ZUS może posiadać osobowość prawną (np. spółka) lub takiej osobowości nie posiadać.
Płatnik składek może występować jako:
osoba fizyczna – osoba, która może założyć profil dla siebie lub może udzielić takiego pełnomocnictwa innej osobie, jak np. księgowemu bądź pracownikowi biura rachunkowego
osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej – w tej sytuacji podmiot działa poprzez ustawowych lub statutowych przedstawicieli. Może też udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, jak np. własnemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą jako osoba fizyczna mogą mieć z automatu przypisaną rolę płatnika składek do konta PUE ZUS o ile dane w profilu będą takie same jak te podane w zgłoszeniu płatnika składek, jak np. NIP czy PESEL.
Z platformy ZUS mogą korzystać:
przedsiębiorcy jako płatnicy składek
osoby ubezpieczone – pracownicy, zleceniobiorcy i inni
świadczeniobiorcy – emeryci, renciści i inni.
Konto na PUE ZUS – obowiązek
Do końca 2022 roku obowiązkiem posiadania konta na platformie PUE ZUS objęci byli przedsiębiorcy zatrudniający i rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Od 1 stycznia 2023 roku to się zmienia i powyższy obowiązek będzie dotyczył wszystkich płatników składek niezależnie od wielkości firmy i ilości zatrudnianych pracowników.
Profil informacyjny ZUS – zakładanie
Założenie profilu na platformie ZUS nie zawsze musi oznaczać osobistą wizytę w placówce ZUS. Z obowiązku zostają zwolnione osoby, które posiadają Profil Zaufany ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny.
Na portalu informacyjnym ZUS można zarejestrować się na kilka sposobów:
poprzez ePUAP
z wykorzystaniem podpisu elektronicznego zweryfikowanego za pomocą certyfikatu kwalifikowanego
z wykorzystaniem bankowości internetowej
z wykorzystaniem profilu niezaufanego.
Zakładanie profilu przez elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej (ePUAP)
Zakładanie profilu przez ePUAP wymaga uwiarygodnienia np. za pomocą Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego czy e-dowodu. Do rejestracji można wykorzystać login.gov.pl. Warunkiem jest, aby użytkownik posiadał aktywny Profil Zaufany (PZ) na portalu ePUAP. Poza tym za pomocą PZ możliwe jest załatwienie większości spraw urzędowych online. Profil Zaufany można założyć za pośrednictwem strony www.gov.pl
Zakładanie profilu z wykorzystaniem podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem
Z tego sposobu mogą skorzystać osoby posiadające podpis elektroniczny. Cały proces zakładania odbywa się online bez konieczności odwiedzania stacjonarnej placówki ZUS.
Zakładanie profilu z wykorzystaniem bankowości internetowej
Sposób przeznaczony dla dużej części osób, które korzystają z bankowości elektronicznej. Niestety nie każdy bank udostępnia taką możliwość.
Rejestracji za pośrednictwem konta bankowego mogą dokonać klienci następujących banków:
PKO Banku Polskiego w tym iPKO oraz Inteligo
BOŚ Banku
Banku Millennium
Banku Citi Handlowego
ING Banku Śląskiego.
Wszystkie czynności związane z rejestracją konta na platformie ZUS mogą być założone drogą elektroniczną z wykorzystaniem konta bankowego wymienionych banków.
Zakładanie z wykorzystaniem profilu niezaufanego
Użytkownik może też założyć konto na PUE ZUS za pomocą profilu niezaufanego. Jednak taka rejestracja wiąże się z pewnymi niedogodnościami, jak: ograniczony dostęp do portalu, a także brak możliwości zalogowania się do swojego konta. Jest to związane z faktem, że korzystanie ze wszystkich dostępnych funkcji wiąże się z posiadaniem profilu zaufanego, dlatego płatnik składek jako osoba fizyczna powinien po utworzeniu profilu w terminie 7 dni udać się do placówki ZUS, aby potwierdzić swoją wiarygodność za pomocą dokumentu tożsamości. W ten sposób pracownik będzie mógł potwierdzić autentyczność wprowadzonych danych. Dostęp do funkcjonalności portalu przeznaczony dla płatnika składek możliwy jest po dostarczeniu do ZUS-u pisemnego pełnomocnictwa wydanego przez płatnika. Jeżeli osoba zakładająca profil jest jednocześnie płatnikiem (prowadzi własną działalność gospodarczą) nie musi dostarczać pełnomocnictwa. Rola płatnika zostanie przypisana do profilu na podstawie przedstawionego numeru NIP. Jeżeli osoba nie dopełni wskazanych formalności, to profil zostanie usunięty i procedura związana z jego założeniem będzie musiała rozpocząć się na nowo.
PUE ZUS – oferta dla przedsiębiorców
Przedsiębiorca, który posiada profil na platformie ZUS zyskuje wiele przydatnych funkcjonalności, jak:
możliwość sprawdzania należnych składek ZUS oraz dokonywanie płatności
możliwość weryfikacji stanu sald należności względem ZUS
możliwość korzystania z programu e-PŁATNIK
możliwość generowania i wysyłania do ZUS-u różnego rodzaju wniosków oraz deklaracji ZUS DRA
możliwość komunikowania się z ZUS-em online
możliwość uzyskania wglądu w otrzymane pisma z ZUS-u
możliwość zgłaszania lub wprowadzania korekt dokumentów RUD za pomocą kreatora ułatwiającego wypełnienie i umożliwiającego import listy wykonawców oraz umów
możliwość uzyskania wglądu w elektroniczne zwolnienia pracowników (e-ZLA)
możliwość uzyskania dostępu do osób ubezpieczonych zgłoszonych przez płatnika oraz do podglądu wszystkich danych osoby ubezpieczonej.
Przedsiębiorca do wykonywania czynności związanych z wysyłką pism, wniosków oraz różnych dokumentów, w tym również ubezpieczeniowych potrzebuje Profilu Zaufanego ePUAP lub podpisu elektronicznego potwierdzonego certyfikatem kwalifikowanym.
