Jakie są koszty pracy dla pracodawcy?

Przez określenie koszty pracy rozumie się wszystkie wydatki, które są ponoszone przez pracodawcę ze względu na zatrudnienie oraz utrzymanie pracownika. Wśród kosztów pozapłacowych można wymienić wszystkie składniki i koszty pracy, które reguluje pracodawca zatrudniający daną osobę. Dla porównania koszty płacowe to wynagrodzenie osobowe, dodatki, nagrody i premie. Poniżej znajdują się szczegółowe informacje dotyczące kosztów zatrudnienia pracownika uwarunkowanych formą zatrudnienia.

Jakie koszty zatrudnienia pracownika ponosi pracodawca?

Głównym kosztem pracy dla pracodawcy jest wynagrodzenie brutto zatrudnionej osoby. Zaliczane są do niego potrącane od pensji składki na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, a także zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych. Jeżeli w przedsiębiorstwie pracuje minimum 50 osób, ustawodawca wprowadził obowiązek wyznaczenia warunków wynagrodzenia za pracę w regulaminie wynagradzania. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest wyznaczony układ zbiorowy pracy, warunkujący te zasady.

W przypadku małych przedsiębiorstw warunki zostają wyznaczone w umowie o pracę.

Na wynagrodzenie składają się następujące składniki:

• elementy wyznaczone w stałej miesięcznej wysokości jak chociażby miesięczna stawka wynagrodzenia zasadniczego, dodatek stażowy albo dodatek funkcyjny,
• elementy zmienne — zalicza się do nich stawkę godzinową, składniki zależne od uzyskanych efektów pracy, będące miernikiem nakładu, jej wydajności oraz jakości (mowa o akordzie), premii oraz prowizji.

Pracodawca może wybrać jeden składnik wynagradzania, co oznacza jedną stawkę miesięczną, którą zatrudnione osoby otrzymują każdego miesiąca lub wykorzystywać różne elementy wynagrodzenia, dodając do tego premie, prowizje albo inne dodatki.

Kiedy pracownik jest niezdolny do wykonywania pracy, przysługuje mu prawo do wynagrodzenia w sytuacjach wyznaczonych przepisami prawa pracy:

• za okres przestoju, pod warunkiem że pracownik nie ponosi winy,
• za okres nieobecności ze względu na chorobę albo odosobnienie uwarunkowane chorobą zakaźną (w pierwszych 33 dniach albo 14 dniach, kiedy choroba dotyczy osób po przekroczeniu 50 roku życia),
• za okres zwolnienia przysługującego zatrudnionej osobie wychowującej minimum jedno dziecko w wieku poniżej 14 roku życia - 2 dni, czyli 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego,
• za okres zwolnienia na poszukiwanie pracy, w czasie minimum dwutygodniowego wypowiedzenia umowę o pracę przez pracodawcę.

Weryfikując koszty ponoszone przez pracodawcę, należy zwrócić uwagę również na następujące obowiązki:

• wykonanie badań lekarskich (wstępnych, okresowych, kontrolnych), a także szkoleń bhp,
• wypłata wynagrodzenia chorobowego w pierwszych 33 dniach, nieobecności, choroby albo odosobnienia na skutek choroby zakaźnej bądź 14 dni dla osób po przekroczeniu 50 roku życia,
• zagwarantowanie płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 albo 26 dni w roku (wymiar urlopu jest uwarunkowany stażem pracy zatrudnionej osoby),
• rekompensowanie ewentualnej pracy wykonywanej w godzinach nadliczbowych (pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia albo czas wolny),
• uzupełniania i gromadzenia dokumentacji pracowniczej, wliczając do tego ewidencję czasu pracy (przez minimum 10 lat po ustaniu stosunku pracy),
• zapewnienie wynagrodzenia w okresach, kiedy zatrudniona osoba nie świadczy pracy, jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami. Za przykład można podać okres przestoju niezawinionego przez zatrudnioną osobę, co jest zgodne z 81 Kodeksu pracy).

Wśród wydatków ściśle połączonych z zatrudnienia można wskazać również benefity pracownicze i dotyczące udoskonalania pracy zespołu — zalicza się do nich szkolenia mające na celu podwyższenie kwalifikacji, a także przeprowadzane kursy.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, czyli świadczy pracę na pełen etat jego wynagrodzenie to kwota nie mniejsza od kwoty minimalnego wynagrodzenia wyznaczonego przez ustawodawcę.

Do kosztów pracy zalicza się elementy podane poniżej:

• wynagrodzenie osobowe,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne dla osób zatrudnionych w sferze budżetowej,
• wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia albo umowy o dzieło,
• honoraria,
• wydatki ponoszone na doskonalenie, kształcenie oraz przekwalifikowanie kadr,
• wydatki na delegacje służbowe,
• składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, a także wypadkowe regulowane przez pracodawcę,
• składki na fundusz pracy, fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych,
• wydatki połączone z bezpieczeństwem i higieną pracy,
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych,
• inne wydatki, zalicza się do nich wydatki wykorzystane na rekrutację, przeznaczony na dojazdy do pracy przez zatrudnione osoby, wydatki ponoszone przez pracodawcę na ubezpieczenie pracowników w trzecim filarze,
• wypłaty z tytułu udziału w zysku do podziału albo nadwyżki bilansowej w spółdzielniach.

Jaką kwotę na ZUS reguluje pracownik oraz pracodawca?

Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód stanowi podstawę wymiaru składek.

Składki regulowane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych przedstawiają się następująco:

• ubezpieczenie emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie rentowe – 8% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie chorobowe – 2,45% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenie zdrowotne – 9% podstawy wymiaru,
• ubezpieczenia wypadkowe –0,67% do 3,33%, w tym składka na ubezpieczenie wypadkowe dla małej firmy zatrudniającej do 9 osób wynosi 1,67%.

1 kwietnia 2021 roku zmianie uległy stopy procentowe stawki wypadkowej. W wybranych grupach stawka uległa podwyższeniu i dotyczy to, chociażby produkcji mebli, działalności pocztowej oraz kurierskiej, produkcji napojów albo wyrobów tytoniowych.

Wymagane jest także regulowanie składek na:

• Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10% podstawy wymiaru.

Za opłacenie składek odpowiada pracodawca albo pracownik. Zasady są następujące: koszty składki emerytalnej zostają podzielone po połowie na pracodawcę oraz pracownika, z kolei składka rentowa jest wyznaczana w proporcji ok. 77% i 23%, a składka wypadkowa, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Zostaje uregulowana przez pracodawcę.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, składki emerytalne i rentowe nie zostają regulowane do chwili, kiedy przychody zatrudnionej osoby nie przekraczają limitu 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę

Jeżeli strony podpiszą umowę o pracę, poza wynagrodzeniem należnym pracownika, pracodawca ma obowiązek naliczania oraz odprowadzania do ZUS-u składek na ubezpieczenie społeczne, do których zalicza się składkę emerytalną oraz rentową, wypadkową, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe jest uwarunkowana charakterem prowadzonej działalności gospodarczej, a także liczbą pracowników.

Zatrudnienie na umowę cywilnoprawną

Strony mogą zdecydować się na zawarcie umowy o dzieło albo zlecenie, co pozwala na zmniejszenie wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę. Kiedy podpisano umowę zlecenie i jest ona jedyną umową zleceniobiorcy, zleceniodawca reguluje wynagrodzenie oraz składki ZUS. Dla osób zatrudnionych także w innych przedsiębiorstwach, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie jest mniejsze od wynagrodzenia minimalnego wyznaczonego przez ustawodawcę, trzeba wziąć pod uwagę tylko wynagrodzenie brutto. Takie same zasady dotyczą zatrudniania studentów, którzy nie ukończyli 26 roku życia. Należy zwrócić uwagę, iż wynagrodzenie zleceniobiorcy nie może być wartością mniejszą od minimalnej stawki godzinowej obowiązującej w danym roku.

Najkorzystniejszą formą zatrudnienia jest umowa o dzieło, gdyż wiąże się z najniższymi kosztami zatrudnienia. Pracodawca nie musi regulować składek, a do kosztu uzyskania przychodów dodaje się tylko wynagrodzenie brutto zatrudnionej osoby.

Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest przypadek, kiedy pracodawca podpisuje umowę o dzieło z pracownikiem, który świadczy pracę również na podstawie innej umowy. Wtedy w trakcie obliczania wysokości składki do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego zatrudnionej osoby przedsiębiorca ma obowiązek uwzględnić przychody z dzieła.

Data publikacji: 2023-08-27, autor: FakturaXL