Z jaką datą zaksięgować składki ZUS pracowników?

Każdego roku wprowadzane są zmiany, dotykają przedsiębiorców oraz pracowników. Od stycznia 2023 zmianie uległy daty księgowania składek ZUS. Niestety, wprowadzone modyfikacje mogą przyczynić się do problemów z właściwym zaliczeniem składek do kosztów uzyskania przychodu. Właśnie z tego względu zajmiemy się dokładnym omówieniem nowych zasad i trudności, które mogą napotkać przedsiębiorcy na swojej drodze.

Księgowanie składek ZUS – stan prawny do 31.12.2022 roku

Art. 2 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ustawa PIT) wskazuje, w jakim momencie odbywa się zaliczeniem składki ZUS z wynagrodzenia o pracę w części regulowanej przez płatnika składek do kosztów.

Jeżeli wynagrodzenia są wypłacane do ostatniego dnia danego miesiąca:
Składki ZUS pracodawcy są traktowana jako koszt podatkowy w tym miesiącu, za który regulowane jest wynagrodzenia. Ustawodawca wymaga jednak opłacenia składek zgodnie z wyznaczonym terminem płatności składek ZUS.

Jeżeli wynagrodzenia są wypłacane w następnym miesiącu:
Składki ZUS pracodawcy są określane jako koszt podatkowy w tym miesiącu, za który należy wynagrodzenie. Ustawodawca wymaga uregulowania składek najpóźniej do 15-tego tego miesiąca, kiedy zapłata została uregulowana.

W sytuacji, gdy wynagrodzenie do umowy o pracę uregulowano w danym miesiącu, składki ZUS pracodawcy zostają zaliczone do kosztów miesiąca, za które było należne wynagrodzenie. W tym miejscu trzeba zaznaczyć, że ta sytuacja obowiązuje tylko w przypadku terminowego regulowania składek ZUS.

W przypadku, gdy wynagrodzenie do umowy o pracę zostało uregulowane w danym miesiącu, składki ZUS pracodawcy zostają zaliczane do koszów miesiąca, za które było należne wynagrodzenie.
Jednak wymaga się opłacania składek zgodnie z wyznaczonym terminem:

• do 5-go dnia następnego miesiąca w przypadku jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych,
• do 15-go dnia następnego miesiąca w przypadku płatników składek mających osobowość prawną,
• do 20-go dnia następnego miesiąca w przypadku pozostałych płatników składek.

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych i spółki bez osobowości prawnej, do których zalicza się spółki cywilne oraz jawne muszą uregulować składki w terminie do 20-go dnia następnego miesiąca. To właśnie im poświęcimy najwięcej uwagi w dalszej części artykułu.

PRZYKŁAD 1
Wynagrodzenie za sierpień zostało wypłacone w dniu 31.08.2022 roku, a składki, które obliczono do tego wynagrodzenia, uregulowano w dniu 20.09.2022 roku. Część składek uregulowanych przez pracodawcę została wprowadzona do KPiR za sierpień 2022 roku.

Jeżeli wynagrodzenie zostaje wypłacone do 10-tego dnia następnego miesiąca, a składki są uregulowane w wyznaczonym terminie, wiąże się to z wprowadzeniem ich do kosztów KPiR zgodnie z datą zapłaty. Większość przedsiębiorców reguluje wynagrodzenia pracowników w kolejnym miesiącu i opłaca ZUS bez opóźnień, czyli spora część podatników zauważy w firmie takie postępowanie, jak w omówionym przykładzie.

PRZYKŁAD 2
Wynagrodzenie za sierpień 2022 roku zostało uregulowane 9.09.2022 roku. Składki od tego wynagrodzenia znajdą się w deklaracji DRA 01/09/2022 roku, gdyż ZUS wynagrodzenia zostaje wprowadzony w miesiącu odpowiadającym dacie wypłaty. Termin płatności ZUS mija dla przedsiębiorcy w dniu 20.10.2022 roku. W sytuacji, gdy wyznaczony termin został zachowany, składki w części regulowanej przez pracodawcę mogą zostać zakwalifikowane jako koszty KPiR za październik 2022 roku.

Kiedy wynagrodzenie zostaje uregulowane w kolejnym miesiącu, przedsiębiorca ma obowiązek uregulować składki do 15-tego dnia tego samego miesiąca, wtedy mogą zostać zakwalifikowane jako koszty miesiąca, za który trzeba uregulować wynagrodzenie.

PRZYKŁAD 3
Wynagrodzenie za sierpień 2022 roku zostało uregulowane w dniu 9.09.2022 roku. Składki uregulowane z wynagrodzenia zostaną wprowadzone do deklaracji DRA 1/09/2022, gdyż ZUS wynagrodzenia jest wykazywany w miesiącu odpowiadającym dacie wypłaty. Termin płatności ZUS w omawianym przykładzie to dzień 20.10.2022 roku, ale składki muszą zostać opłacone najpóźniej do 15.09.2022 roku. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwe zaliczenie ich do kosztów w KPiR za sierpień 2022 roku. Trzeba wprost powiedzieć, że sytuacja w 3 przykładzie nie zdarza się prawie wcale. Wymagałoby się od przedsiębiorcy, aby w ciągu 5 dni od uregulowania wynagrodzeń, obliczyć deklarację ZUS za bieżący miesiąc i uregulować składki, zapominając o tym, że zanim miesiąc dobiegnie końca, mogą pojawić się też inne wydarzenia, które przyczynią się do zwiększenia kwoty składek. Za przykład można tutaj wskazać zakończenie umowy o pracy w ciągu miesiąca albo uregulowanie w ciągu miesiąca rachunku za umowę zlecenie.

Księgowanie składek ZUS pracodawcy po zmianach – stan prawny w dniu 1.01.2023 roku

Art. 22 ust. 6bb ustawy PIT został zmodyfikowany w dniu 1.01.2023 roku.

W przypadku wynagrodzeń uregulowanych do ostatniego dnia danego miesiąca:

Składki ZUS pracodawcy są kwalifikowane jako koszt podatkowy w tym miesiącu, za który trzeba uregulować wynagrodzenie. Trzeba zaznaczyć, że wymaga się aby składki były uregulowane w wyznaczonym przez ustawodawcę terminie płatności składek ZUS.

Zmodyfikowane przepisy będą miały wpływ na wynagrodzenia otrzymywane od dnia 01.01.2023 roku i składki z tytułu tych wynagrodzeń.

Składki od wynagrodzeń uregulowanych w danym miesiącu muszą zostać zaksięgowane dokładnie tak samo, jak przed wprowadzeniem nowelizacji. Zmiana ma wpływ jedynie na składki od wynagrodzeń regulowanych w miesiącach kolejnych. Gdy składki ZUS wprowadzone do listy płac będą uregulowane w wyznaczonym terminie, przedsiębiorca zaliczy je do kosztów miesiąca, za który należne było wynagrodzenie.

PRZYKŁAD 4
Wynagrodzenie za styczeń 2023 roku uregulowane w dniu 10.02.2023 roku zawierało składki, które muszą zostać wpisane do deklaracji DRA 01/02/2023 roku. W ZUS wynagrodzenia należy wykazać w miesiącu odpowiadającym dacie wypłaty. Termin płatności ZUS mija 20.03.2023 roku. W sytuacji, gdy nie dojdzie do przekroczenia tego terminu, składka w części opłaconej przez pracodawcę może zostać zakwalifikowana jako koszty w KPiR za styczeń 2023.

PRZYKŁAD 5
Wynagrodzenie za styczeń 2023 roku będzie uregulowane w dniu 10.02.2023 roku. Składki odprowadzone od wynagrodzenia muszą znaleźć się w deklaracji DRA 01/01/2023. Jest to uwarunkowane zasadą, iż w ZUS wynagrodzenia zostają ujęte w miesiącu odpowiadającym dacie wypłaty. Termin płatności ZUS przypada na 20.03.2023 roku, ale termin płatności składek będzie późniejszy niż termin wyznaczony przez ustawodawcę (21.03.2023 roku). Takie postępowanie sprawi, że składki zostaną zaliczone do kosztów w KPiR za marzec 2023 roku, co odpowiada terminowi zapłaty ze względu na spóźniony termin płatności składek ZUS.

Jakie są konsekwencje dla przedsiębiorców?

Nowe przepisy mogą wydawać się w porządku, gdyż przedsiębiorcy regulujący wynagrodzenia po zakończonym miesiącu, zyskują prawo do wcześniejszego rozliczenia kosztów. Zaksięgowanie listy płac oraz wszystkich składek z nią związanych odbędzie się w tym samym czasie. Pamiętajmy, że omawiane zasady są dedykowane tylko dla podatników prowadzących KPiR (zarówno zasady ogólne, jak i podatek liniowy). Zabrania się, aby z tego uprawnienia korzystali ryczałtowcy.

Trzeba jednak skupić się na negatywnych aspektach związanych z wprowadzanymi zmianami. Precyzując, chodzi o konsekwencje dotyczące ujmowania składek ZUS w miesiącu, za który było należne wynagrodzenie. Kiedy weźmiemy pod uwagę sytuację omówioną w 4 przykładzie, dowiadujemy się, że przedsiębiorca opłacił składki obliczone na podstawie listy płac za styczeń 2023 roku uregulowanej w lutym 2023 roku, w dniu 20.03.2023. Koszt tych składek jest ujmowany jeszcze w styczniu, co oznacza, że przedsiębiorca ma obowiązek poprawienia zaliczki PIT za styczeń 2023 roku. Koszty za styczeń będą większe, co przełoży się na zmniejszenie dochodu albo zwiększenie straty.

To tylko pierwszy problem. Kiedy zaliczka na PIT za styczeń 2023 roku zostanie zmniejszona, wymagane jest także pomniejszenie zobowiązania podatkowego. W omawianym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest pomniejszenie zaliczki za luty 2023 o nadpłatę, która wynika z wykonania ponownych obliczeń zaliczki PIT za styczeń 2023. W wybranych sytuacjach będzie wiązać się to z nadpłatą w zeznaniu rocznym za rok 2023.

Korekta ZUS to kolejny problem, z którym trzeba się zmierzyć. W deklaracji RCA za luty 2023 przedsiębiorca, którego sytuacja została opisana w przykładzie 4, wziął pod uwagę składniki obliczone z wynagrodzenia za styczeń 2023, które zostało uregulowane w lutym 2023 roku, a składki zapłacone 20.03.2023 roku. Kolejnym działaniem było ujęcie składek w KPiR za styczeń 2023. W RCA znalazła się także składka za przedsiębiorcę, w której wskazano podstawą do ubezpieczenia zdrowotnego liczoną od dochodu za wcześniejszy miesiąc – to ten sam dochód, który został skorygowany w zaliczce PIT za styczeń 2023. Nie wyklucza się przypadków, kiedy w deklaracji RCA podatnika za luty 2023 kwota dochodu za styczeń 2023 regulowane od podstawy ubezpieczenia zdrowotnego, nie była większa od kwoty minimalnego wynagrodzenia, jaka została ustalona na 2023 rok. W takiej sytuacji, nawet gdy zaliczka PIT zostanie skorygowana za styczeń 2023 roku, podstawa do ubezpieczenia zdrowotnego i składka zdrowotna pozostają w takiej samej wysokości.

Sytuacja jest inna, gdy w RCA za luty 2023 roku przedsiębiorca wskazał podstawę do ubezpieczenia zdrowotnego przewyższającą kwotę minimalnego wynagrodzenia za 2023 rok. W takim przypadku nie można obejść się bez korekty ZUS. Korekta zostanie ujęta w rozliczeniu rocznych składek zdrowotnych. Część przedsiębiorców nie chce czekać całego roku na wykonanie korekty i ustawodawca przewidział również taką sytuację. Wymaga się wtedy obliczenia oraz wysłania korekty e-deklaracji ZUS i pomniejszenia kwoty składek ZUS za marzec 2023 o nadpłatę obliczoną na podstawie korekty deklaracji ZUS za luty 2023.

Niestety, to jeszcze nie koniec komplikacji związanych z nowymi przepisami. Po raz kolejny bierzemy pod uwagę przykład 4. Chodzi o obowiązek ponownego przeliczenia zaliczki PIT za luty 2023, pod warunkiem że została obliczona i uregulowana przed 20.03.2023 roku, czyli zanim koszty za styczeń 2023 roku zostały zwiększone o kwotę składek ZUS pracodawcy. Jeżeli z podjętych działań wyniknie nadpłata za styczeń 2023, ustawodawca pozwala na wykonanie rozliczenia w zeznaniu rocznym albo w deklaracji PIT za marzec 2023. Jednakowe działanie jest wskazane przy przeliczeniu zaliczki PIT za luty 2023.

To sporo pracy, korekt i przeliczeń, a przedsiębiorca będzie je musiał wykonywać każdego miesiąca. Po uregulowaniu w dniu 20.04.2023 roku składek ZUS do wynagrodzenia za luty 2023 uregulowanego w marcu 2023 przedsiębiorca trzeci raz musi przeliczyć zaliczkę PIT za luty 2023. W dalszej kolejności przelicza deklarację ZUS za marzec 2023 (ewentualnie ma opcję wstrzymania się do kwietnia 2024, kiedy wykona roczne rozliczenie ZUS), zaliczkę PIT za marzec 2023 i w ostateczności wybiera, czy rozlicza nadpłatę w podatku dochodowym i składkach ZUS na bieżąco, czy preferuje roczne rozliczenie PIT i ZUS.

To problem i jednocześnie schemat działania dla każdej firmy, która reguluje wynagrodzenia po przepracowanym miesiącu. Niestety, zgodnie z przepisami podatnicy będą musieli wielokrotnie przeliczać i korygować zaliczki PIT oraz deklaracje ZUS. Muszą też wykazać się wyjątkową starannością i dbałością o szczegóły, kiedy dochodzi do rozliczania występujących nadpłat.

Data publikacji: 2023-02-08, autor: FakturaXL