W obrocie gospodarczym często występuje pojęcie zaliczki i zadatku. Wpłata określonej kwoty na poczet zakupu towaru lub wykonania usługi jest dość często stosowaną praktyką, a jednak cały czas wiele osób ma problem z ich prawidłowym rozróżnieniem. Co łączy, a co różni te dwa pojęcia? Co jest bardziej korzystne: zaliczka, czy zadatek?
Zaliczka jest określoną kwotą pieniężną jaka została wniesiona przez jedną ze stron umowy, która zostaje zaliczona na część przyszłego zobowiązania. Nie stanowi uregulowanego prawem zastrzeżenia umownego. W przypadku niewykonania umowy powinna być zwrócona w całości klientowi, czyli stronie, która ją przekazała, nawet w sytuacji kiedy umowa nie zostanie zrealizowana z winy klienta. Zaliczka nie jest skutecznym zabezpieczeniem chroniącym przed niewykonaniem umowy. Niedotrzymanie terminu lub innych zobowiązań nie rodzi żadnych konsekwencji. Umowa musi zawierać wyraźne oznaczenie, że wymagana jest wpłata zaliczki. W przeciwnym wypadku wpłacona kwota będzie traktowana jak zadatek.
Zadatek jest dodatkowym, uregulowanym prawnie zastrzeżeniem umownym. Jego definicję zawiera art. 394 Kodeksu cywilnego. Podczas zawierania umowy jedna strona przekazuje drugiej określoną sumę pieniędzy lub rzecz, która stanowi zabezpieczenie przed zerwaniem umowy i traktowana jest jak forma odszkodowania gdyby doszło do takiej sytuacji. Zadatek ma też zapewnić wstępne finansowanie drugiej stronie umowy, która wykonuje usługę lub sprzedaje towar. W przypadku niewywiązania się z umowy, zadatek należy zwrócić w dwukrotnej wysokości.
Różnice pomiędzy zadatkiem, a zaliczką
Pomimo, że zadatek i zaliczka funkcjonują od dawna, to w dalszym ciągu wielu osobom trudno jest rozróżnić oba te pojęcia. Jeżeli umowa zostanie wykonana w sposób prawidłowy, to nie ma różnicy czy jest to zadatek, czy zaliczka. Problem pojawia się dopiero w przypadku niezrealizowania usługi. Niewywiązanie się z umowy z winy usługobiorcy skutkuje przepadkiem zadatku na rzecz usługodawcy. Jeżeli umowa zostanie zerwana z winy wykonawcy, to druga strona, która dala zadatek może zażądać jego zwrotu w podwójnej wysokości.
W przypadku zaliczki wpłacona kwota zawsze musi być zwrócona klientowi o ile strony umowy nie postanowią inaczej. Usługodawca ma prawo odliczyć od kwoty zaliczki koszty jakie poniósł w związku z realizacją usługi. Takiej możliwości nie ma przy zwrocie zadatku. Aby uniknąć nieporozumień w tej kwestii strony umowy mogą zawierać między sobą dodatkowe ustalenia dotyczące rozliczeń.
Podsumowanie - trzy sytuacje, w których występują różnice pomiędzy zaliczką, a zadatkiem
usługa nie została zrealizowana z winy klienta
zadatek – przepada na rzecz usługodawcy
zaliczka – zostaje zwrócona klientowi
usługa nie została zrealizowana z winy usługodawcy
zadatek – zostaje zwrócony klientowi w podwójnej wysokości
zaliczka – zostaje zwrócona klientowi w takiej samej wysokości w jakiej została wpłacona
umowa zostaje rozwiązana przez obie strony lub z powodu okoliczności niezależnych od żadnej ze stron
zadatek – zostaje zwrócony klientowi w takiej samej wysokości w jakiej został wpłacony
zaliczka – zostaje zwrócona klientowi w takiej samej wysokości w jakiej została wpłacona.
Zaliczka nie jest gwarancją na pomyślne zrealizowanie umowy transakcji, gdyż każda ze stron może wycofać się w każdej chwili z umowy bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji finansowych. Tak naprawdę zaliczka jest jedynie rezerwacją danej usługi lub towaru.
Z kolei zadaniem zadatku jest zabezpieczenie realizacji umowy i jednocześnie ochrona obu stron. W przypadku niewykonania jej przez jedną z nich, to druga może od niej odstąpić i jednocześnie zachować otrzymany zadatek. Strona, która przekazała zadatek ma prawo zażądać go w podwójnej wysokości.
Zaliczka i zadatek, a podatek VAT
Obowiązek podatkowy dla podatnika, który przed wydaniem towaru/wykonaniem usługi otrzyma część należności, jak: przedpłata, zaliczka, zadatek, czy rata powstaje w chwili otrzymania należności w tej części, w której ją otrzymał. Otrzymana zaliczka jest kwotą brutto. W tej sytuacji podatek VAT należny oblicza się metodą „w stu”. Po sfinalizowaniu umowy należy wystawić fakturę końcową, która powinna zostać pomniejszona o kwotę zaliczki, a podatek VAT zmniejszony o wartość z faktury zaliczkowej i wskazaniem numeru faktury dokumentującej zaliczkę lub zadatek.
Zaliczka i zadatek w świetle podatku dochodowego
Zarówno zadatek jak i zaliczka nie są przychodem do momentu wydania towaru lub wykonania usługi, co oznacza, że otrzymana zaliczka jest obojętna dla podatku dochodowego. Zaliczka i zadatek zostają zaksięgowane po zrealizowaniu umowy na podstawie faktury końcowej. Dopiero w tym momencie stają się przychodem.
Zwrot zadatku lub zaliczki
Czasami już po wpłacie zaliczki lub zadatku jeszcze zanim zamówienie zacznie być realizowane każda ze stron ma prawo zerwać umowę. W takiej sytuacji należy zwrócić zadatek lub zaliczkę i jednocześnie do sporządzonej faktury zaliczkowej wystawić fakturę korygującą.
Niezwrócona zaliczka lub zadatek
Strony umowy mają prawo zawrzeć w niej własne postanowienia, jak np.: że zaliczka lub zadatek nie muszą zostać zwrócone z powodu rezygnacji z zamówienia. Zatrzymana zaliczka lub zadatek z zamówienia stanowiąca wartość netto z faktury zaliczkowej będzie przychodem po stronie sprzedawcy w dacie rozwiązania umowy.
Nawet jeżeli zaliczka lub zadatek nie zostały zwrócone, to i tak trzeba wystawić fakturę korygującą zaliczkę do zera. Należy pamiętać, że fakturę korygującą należy sporządzić w każdej sytuacji nawet jeżeli umowa nie została zrealizowana. W przypadku niezwrócenia zaliczki/zadatku przy zerwanej umowie, to zostają one zaliczone na poczet odszkodowania, a nie wynagrodzenia. Powstały przychód nie podlega opodatkowaniu VAT, co oznacza, że rozliczenie podatku wymaga korekty. Dodatkowo zdarzenie powinno być udokumentowane dowodem księgowym jakim jest np.: nota obciążeniowa z tytułu odszkodowania. Czasami zwrot zaliczki można przeksięgować na rzecz odszkodowania.
