Niektórzy podatnicy zobowiązani są do zakupu kasy wirtualnej. Wykaz firm wykonujących określone czynności, które powinny posiadać kasę wirtualną znajduje się w przepisach wykonawczych. Każda nowo zakupiona kasa musi przed pierwszym zakupem przejść przez proces fiskalizacji.
Czym jest fiskalizacja i dlaczego należy ją wykonać?
Fiskalizacja to cały proces polegający na przestawieniu działania pamięci fiskalnej urządzenia fiskalnego z tzw. trybu szkoleniowego na tryb fiskalny. Każda kasa, jak i drukarka fiskalna musi przejść proces fiskalizacji przed pierwszym zastosowaniem. Dopiero wtedy może być używana do celów podatkowych. W Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania znajduje się definicja fiskalizacji. Zgodnie z nią przez fiskalizację należy rozumieć jednokrotny i niepowtarzalny proces, który ma za zadanie zainicjować pracę kasy. Proces kończy wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji pobranego i zapisanego w bazie danych kasy, harmonogramu związanego z przesyłaniem danych i uruchomieniem trybu fiskalnego kasy. Dzięki fiskalizacji możliwa jest prawidłowa rejestracja dokonywanych transakcji sprzedaży i wystawianie paragonów. W pamięci fiskalnej urządzenia zapisywane są między innymi dane identyfikacyjne przedsiębiorcy oraz inne informacje potrzebne do prawidłowego funkcjonowania kasy.
Proces fiskalizacji kasy wirtualnej
Podstawową czynnością jeszcze przed rozpoczęciem procesu fiskalizacji jest zapewnienie stabilnego połączenia internetowego z Centralnym Repozytorium Kas (CRK).
Łącze musi umożliwiać przesyłanie poleceń z CRK do kasy wirtualnej podczas całego procesu fiskalizacji. W związku z tym:
fiskalizacja musi być dokonana tylko w trybie obsługi kasy w momencie, kiedy baza danych kasy nie zawiera jeszcze żadnych informacji, a jedynie swój unikatowy numer
proces fiskalizacji musi obejmować czynności wymienione w rozporządzeniu dotyczącym kas wirtualnych, takie jak:
przesłanie certyfikatu danej kasy
zgłoszenie żądania fiskalizacji
przesłanie sumy kontrolnej programu pracy kasy oraz nazwy i numeru wersji programu pracy kasy
pobranie przez kasę numeru ewidencyjnego
zerowanie wszystkich liczników kasy
zapis numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz numeru ewidencyjnego w bazie danych kasy, którego użytkownik nie może zmienić w trakcie używania kasy
zapis kategorii kasy w bazie danych kasy, jeżeli program pracy urządzenia umożliwia w kasie łączenie różnych kategorii kas
wystawienie raportu fiskalnego fiskalizacji i przesłanie go do CRK
pobranie i zapis w bazie danych kasy harmonogramu przesyłania danych
uruchomienie trybu fiskalnego kasy.
Kasa mająca postać oprogramowania może być połączona tylko z jednym urządzeniem, na którym została dokonana fiskalizacja. Nie można uruchomić kasy wirtualnej na innym urządzeniu po przeprowadzeniu fiskalizacji.
