Koszty uboczne w KPiR

Najpopularniejszą formą księgowości jaką stosują przedsiębiorcy jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR). Zasady jej prowadzenia określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zapisujemy w niej wszystkie przychody i poniesione koszty spełniające warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Co to są koszty uboczne?

Kosztami ubocznymi są wszystkie wydatki związane z zakupem towarów handlowych i materiałów, jak:

• koszty transportu
• koszty załadunku i wyładunku
• koszty ubezpieczenia w drodze.

Mogą wystąpić jako dodatkowy wydatek na fakturze dokumentującej zakup towarów handlowych.

Ewidencjonowanie transakcji krajowych w KPiR – koszty uboczne

W KPiR do wpisywania kosztów służą rubryki specjalnie do tego przeznaczone. I tak koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych i materiałów należy wpisywać do kolumny 11: „Koszty uboczne zakupu”. Wynika to z ust. 11 objaśnień znajdujących się w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR. Wydatki związane z nabyciem towarów handlowych i materiałów należy wpisać w kolumnie 10 PKPiR: „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. 

PRZYKŁAD 1 

Podatnik prowadzi sklep z obuwiem. Dokonał zakupu obuwia na łączną kwotę 5 000 zł. Koszt transportu z hurtowni to wydatek 300 zł. W jaki sposób powinien zaewidencjonować transakcję? 
Odpowiedź: Obuwie w firmie podatnika jest towarem handlowym i dlatego cały zakup powinien ująć w kolumnie 10 KPiR w kwocie 5 000 zł. Kosztem ubocznym będzie dostarczenie towaru do hurtowni i do sklepu. Wydatek ten w kwocie 300 zł powinien wpisać do kolumny 11 PKPiR 

Koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpieczenia w drodze, które dotyczą zakupów dokonanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wymagają prawidłowego rozróżnienia przez podatników z pozostałymi zakupami związanymi z prowadzeniem firmy (środki trwałe, wyposażenie i pozostałe wydatki). Rozróżnienie ich jest tak ważne, ponieważ ujmuje się je w różnych kolumnach książki. W kolumnie 11 należy umieścić jedynie koszty uboczne zakupu towarów handlowych i materiałów. Na pozostałe wydatki jest miejsce w kolumnie 13 PKPiR („Pozostałe wydatki”).

PRZYKŁAD 2

Pani Ola jest właścicielką salonu kosmetycznego, w którym zatrudnia kosmetyczki i zapewnia im w pracy taki sam strój. Koszt zakupu sukienek i obuwia leży po jej stronie, jako pracodawcy. Pani Ola kupiła w sklepie internetowym obuwie dla swoich pracowników w kwocie 500 zł. Koszt przesyłki kurierskiej wyniósł 20 zł. W jaki sposób pani Ola ma zaewidencjonować fakturę w KPiR?  
Odpowiedź: Zakup obuwia nie ma związku z zakupem towarów i materiałów, ponieważ stanowi inny wydatek, który powinien być zaksięgowany w kolumnie 13 PKPiR razem z kosztem przesyłki kurierskiej. Kolumna 13 służy do ewidencjonowania kosztu przesyłek, transportu, itp. w odniesieniu do sprzedawanych towarów, za które płaci sprzedawca.

Ewidencjonowanie zagranicznych transakcji w kosztach ubocznych

Zakup towarów handlowych i materiałów poza granicami Polski najczęściej wiąże się z dodatkowymi kosztami. Przykładem jest podatek akcyzowy. 
Akcyza nie stanowi kosztu ubocznego, który ujmowany jest w kolumnie 11 PKPiR, dlatego też powinna być zaksięgowana w kolumnie 10. Zakup samochodu i związany z nim podatek akcyzowy na terenie UE lub poza jej obszarem, który stanowi towar handlowy w działalności podatnika uważa się za element ceny zakupu tego towaru.

Nabyte towary i materiały z zagranicy księguje się tak samo jak w przypadku zakupu w Polsce. Wartość zakupu towarów i materiałów należy ująć w kolumnie 10 PKPiR, a wszystkie koszty uboczne (transport, przesyłka, ubezpieczenie w drodze) księguje się w kolumnie 11 książki przychodów i rozchodów.

KPiR w programie do faktur: FakturaXL

Prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w programie FakturaXL odbywa się w formie elektronicznej i jest bardzo proste i intuicyjne. Obsługa nie wymaga wiedzy specjalistycznej z zakresu księgowości i finansów. Program wykonuje większość operacji automatycznie.
Faktury wystawiane i wprowadzone do programu w dziale Koszty (faktury zakupowe) automatycznie dodają się do PKPiR, która znajduje się w dziale Raporty:




Księga zawiera również opcję przesuwania, dodawania, edycji i usuwania wybranych pozycji. Całość działa na podobnej zasadzie jak prowadzenie ewidencji w Excelu. Wystarczy kliknąc na komórkę, a przechodzi ona do edycji i można uzupełniać odpowiednie komórki w kolumnach KPiR.

Utworzona księga zgodnie z przepisami pozwala na wygenerowanie Jednolitego pliku Kontrolnego dla Księgi przychodów i rozchodów JPK_PKPiR, który można wysłać do Urzędu Skarbowego na życzenie w razie kontroli.

Zobacz też: Instrukcja działania KPiR w programie

Data publikacji: 2020-04-27, autor: FakturaXL