Jak rozliczać dotacje w KPIR?

Rozpoczęcie działalności wiąże się z poniesieniem przez przyszłego przedsiębiorcę określonych kosztów początkowych. Z tego powodu niektóre osoby korzystają z różnego rodzaju wsparcia finansowego zwrotnego lub bezzwrotnego, jak: kredyty, pożyczki, czy dotacje. Jak prawidłowo rozliczyć otrzymaną dotację?

Dotacja jako przychód

Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z działalności gospodarczej jest również dotacja, subwencja, dopłata oraz inne nieodpłatne świadczenia, które podatnik otrzymał na pokrycie kosztów lub zwrot wydatków wyłączając przypadki kiedy przychody te związane są z otrzymaniem, zakupem lub wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których można dokonać odpisów amortyzacyjnych. W większości przypadków dotacje są przychodem zwolnionym z opodatkowania. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o PIT:

Wolne od podatku są:
21) jednorazowe środki przyznane bezrobotnemu na podjęcie działalności, o których mowa w art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy; (...)
129) dotacje, w rozumieniu przepisów o finansach publicznych, otrzymane z budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego z zastrzeżeniem ust. 36; (...)
136) płatności na realizację projektów w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich, otrzymane z Banku Gospodarstwa Krajowego, z wyłączeniem płatności otrzymanych przez wykonawców;
137) środki finansowe otrzymane przez uczestnika projektu jako pomoc udzielona w ramach programu finansowanego z udziałem środków europejskich, o których mowa w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1865 oraz z 2016 r. poz. 1250)

Dotacja księgowana w KPiR

Księga Przychodów i Rozchodów służy do wykazywania w niej transakcji, które wywołują konsekwencje podatkowe. Jeżeli zdarzenia gospodarcze są obojętne dla podatku dochodowego dla osób fizycznych, to w zasadzie nie powinny być wykazywane w księdze. 
Uzyskane przychody księguje się w kolumnie 7 KPiR – „Sprzedaż towarów i usług” oraz w kolumnie 8 – „Pozostałe przychody”, np.: odsetki bankowe, przychody ze sprzedaży środka trwałego. Wynika z tego, że obydwie kolumny nie służą do ujmowania w nich przychodów zwolnionych z opodatkowania. 
W praktyce znane są dwa sposoby, które dotyczą księgowania otrzymanej dotacji w KPiR. W zasadzie nie należy jej ujmować w księdze przychodów i rozchodów, ponieważ nie wpływa to w żaden sposób na podatek oraz na wyliczaną i opłacaną przez przedsiębiorcę zaliczkę. 
W sytuacji gdyby podatnik chciał wykazać otrzymaną dotację w KPiR, to powinien wypełnić kolumnę 17 – „Uwagi”. Jest to część, która nie ma wpływu na zobowiązania podatkowe, ponieważ jest przeznaczona do wpisywania uwag odnoszących się do treści ujętych w kolumnach 2 -16. W Uwagach można też wpisywać np.: pobrane zaliczki, obrót opakowaniami zwrotnymi, ewidencjonować wartości przychodów, które podatnik rzeczywiście otrzymał, a do których można także zakwalifikować otrzymaną dotację. Zgodnie z przepisami takie przychody mogą , ale nie muszą być ujmowane. 
Decyzję o zaksięgowaniu dotacji w KPiR podejmuje sam podatnik.  

Sfinansowanie zakupu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych za pomocą dotacji

Jeżeli przedsiębiorca zakupi środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne za otrzymaną dotację, to nie ma prawa zaliczyć odpisów amortyzacyjnych do kosztów podatkowych. Jest to zgodne z zapisem w art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PIT:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych, według zasad określonych w art. 22a-22o, od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych sfinansowany w części dotacją daje możliwość zaliczenia odpisów amortyzacyjnych do kosztów uzyskania przychodów w części uregulowanej środkami własnymi podatnika.
Odpisy amortyzacyjne, które nie są kosztami uzyskania przychodów nie mogą zostać ujęte w KPiR.
Przedsiębiorca powinien wprowadzić zakupiony środek trwały lub wartości niematerialne i prawne do ewidencji oraz sporządzić dokument OT (przyjęcie środka trwałego do użytkowania), a także plan amortyzacji. 

Dotacja – rozliczanie

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków i kosztów bezpośrednio sfinansowanych z dochodów (przychodów), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 46, 47a, 47d, 116, 122, 129, 136 i 137

(art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy o PIT).

Zgodnie z podanym przepisem, przedsiębiorca nie ma prawa uznać wyszczególnionych wydatków za koszt uzyskania przychodu. Wśród wymienionych nie zostały wyszczególnione wydatki sfinansowane otrzymanymi jednorazowymi środkami pochodzącymi z Funduszu Pracy przyznanymi osobie bezrobotnej na podjęcie działalności, dlatego też podatnik ma prawo uznać je za koszt uzyskania przychodu. 

Wydatki sfinansowane dotacją - KPiR

W Księdze Przychodów i Rozchodów ujmuje się koszty w kolumnach:

• kolumna 10 – Zakup towarów oraz materiałów podstawowych
• kolumna 11 – Koszty uboczne zakupu
• kolumna 12 – Wynagrodzenie w gotówce i naturze
• kolumna 13 – Pozostałe wydatki.

Jeżeli wydatek sfinansowany dotacją nie jest kosztem uzyskania przychodu, to nie powinien być ujęty w żadnej z wymienionych wyżej kolumn. W takim przypadku koszt można wykazać w kolumnie 17 książki przychodów i rozchodów – „Uwagi” (podobnie jak w przypadku przychodów) lub w ogóle go nie ujmować. 
W sytuacji kiedy wydatki zostały sfinansowane środkami wskazanymi w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o PIT (poza ŚT i WNiP), to powinny być ujęte w odpowiedniej dla wydatku kolumnie księgi, ponieważ stanowią koszt i pozwalają zmniejszyć zobowiązanie podatkowe przedsiębiorcy. 

Zwrot podatku VAT – dotacja z Urzędu Pracy

Zgodnie z par. 4 ust. 3 pkt 5 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 lipca 2017 roku w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej, podatnik ma obowiązek dokonać zwrotu odliczonego lub zwróconego podatku VAT w przypadku środków otrzymanych z urzędu pracy. Jest to powód, dla którego duża część przedsiębiorców nie chce korzystać z prawa do odliczenia podatku VAT z faktur wystawionych za zakup towarów i usług w ramach przyznanej dotacji. W takiej sytuacji dla wydatku sfinansowanego dotacją, który będzie mógł być ujęty w kosztach, odpowiednią kwotą będzie kwota netto z faktury zakupowej. 
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się podatku VAT poza pewnymi wyjątkami, które w danej sytuacji nie mają miejsca.

Data publikacji: 2021-06-29, autor: FakturaXL