Jak działa OCR do faktur?

Procesy back office nie należą do prostych czynności, dlatego coraz więcej przedsiębiorstw w obsłudze kadr i płac, a także w prowadzonej księgowości wykorzystuje dostępną technologię. Skuteczne narzędzia zapobiegają wystawianiu i przechowywaniu papierowych dokumentów, a także pozwalają ograniczyć nakłady pracy. Praca jest wykonywana przez maszyny i dobrze zaprogramowane algorytmy. Nie warto bronić się przed rozwojem technologii, ale czerpać z niej korzyści na różnych etapach. Jak korzystać z OCR i jakie ma zalety?

OCR faktur – co to jest?

Podstawową funkcją systemu OCR (Invoice Optical Character Recognition) jest skanowanie informacji widniejących w dokumentach papierowych oraz elektronicznych, a następnie przekazywanie danych do programów księgowych. Korzyści są zauważane w sprawnej obróbce faktur i paragonów i ograniczeniu błędów.

Pierwszym krokiem wykonanym przez przedsiębiorcę jest nabycie odpowiedniego narzędzia OCR faktur. Następnie rozpoczyna się cały proces wdrażania, który musi być umiejętnie prowadzony, aby nie generował błędów i nie przyczynił się do rezygnacji z nowoczesnej technologii przez przedsiębiorcę.

Aby uniknąć błędów, należy w pierwszej kolejności dokładnie wyznaczyć założenia biznesowe oraz zdefiniować koncepcję biznesową uwzględniającą stosowanie OCR. Trzeba podać zadania przypisane do narzędzi, wskazać metody integracji z systemem i wybraną funkcjonalność. Jeżeli te kroki nie zostaną podjęte, trudno liczyć na sukces związany z zastosowaniem technologii, nawet tej najlepszej na rynku. Sprawnie używane narzędzie OCR pozwala maksymalnie uprościć czynności księgowe i biurowe.

Efektywne narzędzie dla przedsiębiorstwa w pudełku

Decydując się na nowoczesne prowadzenie firmy, warto nabyć system OCR i moduł dedykowany do fakturowania. Jego praca zostanie zoptymalizowana po przeprowadzeniu konfiguracji. Wystawiane z poziomu systemu dokumenty mogą zostać wzbogacone w dodatkowe pola upraszczające maksymalnie proces wystawiania dowodów sprzedaży i pozwalający unikać błędów.

OCR umożliwia wskazanie elementów podlegających kontroli przez użytkownika, dzięki czemu łatwiej unikać błędów. Wśród częstych pomyłek można wskazać brak kodu kreskowego, podanie dwóch kodów, niewłaściwa data czy brak wymaganych informacji i inne. Odpowiednie ustawienia umożliwiają szybkie i skuteczne raportowanie ze wskazaniem wszystkich błędnie zaczytanych w fakturze danych, a następnie ich poprawę i przekazanie odbiorcy we właściwej formie.

Prawidłowe korzystanie z nowoczesnych narzędzi usprawnia cały proces fakturowania, pozwala uniknąć opóźnień w regulowaniu zobowiązań i zapewnia oszczędność czasu w przygotowywanych i obsługiwanych dowodach.

W pierwszych tygodniach OCR popełnia błędy, jednak wraz z upływem czasu i wprowadzeniem większej ilości danych do systemu, ryzyko pomyłek zostaje ograniczone. Trzeba jednak mieć na uwadze, że błędów jest mniej niż w przypadku ręcznego wprowadzania danych.

OCR bezustannie się uczy, dlatego im dłużej przedsiębiorstwo korzysta z systemu, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia błędów.

W jaki sposób funkcjonuje system OCR?

System OCR jest przydatny zarówno w przypadku drobnych przedsiębiorców, jak i dla działów księgowych w sporych firmach. Korzystają z niego także biura księgowe. Narzędzie rozpoznaje znaki w plikach graficznych, a następnie dane są odczytywane, rozpoznawane, powielane i przenoszone do innej aplikacji. Funkcje są używane głównie w fakturach i innych dokumentach księgowych. Dla firmy to przede wszystkim możliwość uniknięcia ręcznego przepisywania danych i co za tym idzie – oszczędność cennego czasu.

Jakie dokumenty można skanować w systemie OCR?

W systemie OCR skanowane są głównie faktury drukowane na kartkach w formacie A4, chociaż dane mogą być odczytywane także z innych dowodów księgowych:

• paragonów,
• faktur elektronicznych,
• faktur igłowych,
• faktur ręcznych.

System pracuje rzetelnie i zapewnia przydatne funkcje, gdy dokumenty są właściwie przygotowane i wgrywane. W praktyce oznacza to brak plam, adnotacji, brak zagnieceń i postrzępionych elementów. Ślady po zszywaczu czy niewielkie dziurki nie powinny stanowić większego problemu.

Po zeskanowaniu danych należy je zweryfikować, szczególnie w pierwszym okresie korzystania z narzędzia. Dane są zapisywane w chmurze, dzięki czemu ryzyko zgubienia albo zniszczenia dokumentów zostaje maksymalnie ograniczone – są bezpiecznie archiwizowane i katalogowane. W celu weryfikacji dokumentów, nie trzeba udawać się do biura, są dostępne bez żadnych przerw i w każdym miejscu.

W jaki sposób wybrać odpowiedni system OCR?

Systemy OCR stają się coraz popularniejsze na rynku, stąd w trakcie wyboru należy uwzględnić kilka kluczowych czynników:

• samouczenie – wybrany system powinien przyswajać wiedzę, uczyć się, a wgrane algorytmy zapamiętywać układ nowych faktur i innych dokumentów, co docelowo pozwoli ograniczyć ilość błędów,
• możliwość odczytywania dokumentów w różnych formatach – w praktyce oznacza to dokumenty w formacie A4, paragony i faktury igłowe,
• metody stosowane w rozliczeniach,
• opłata za program,
• bezpieczeństwo w przechowywaniu danych – chmura jest optymalnym rozwiązaniem,
• czas niezbędny do wgrywania dokumentów,
• możliwość skanowania dokumentów wielostronicowych,
• funkcja segregacji faktur zeskanowanych zbiorczo,
• opcja przyporządkowania pozycji na zimportowanych fakturach do właściwych kolumn w księgach handlowych albo książkach przychodów i rozchodów.

Reasumując, OCR jest dedykowane do skanowania dokumentów księgowych, a następnie przekazywania danych do programów księgowych. Nie trzeba wpisywać ich ręcznie, dzięki czemu ryzyko popełnienia błędu zostaje maksymalnie ograniczone, a do tego można zaoszczędzić sporo czasu.

Data publikacji: 2024-02-08, autor: FakturaXL