Przedsiębiorcy chętnie korzystają z ulgi badawczo-rozwojowej. Korzyścią wynikającą z jej stosowania jest możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych. Dzięki temu zmniejsza się wysokość podatku do zapłaty. Które wydatki wchodzą w skład ulgi badawczo-rozwojowej?
Czym jest ulga badawczo rozwojowa (B+R) i dla kogo jest przeznaczona?
Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o PIT za działalność badawczo-rozwojową uważa się prace twórcze rozwojowe lub badania naukowe podejmowane systematycznie celem zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy celem tworzenia nowych zastosowań.
Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) ma na celu upowszechnienie działalności innowacyjnej z zakresu wysokich technologii i rozwiązań, co w założeniu ma przełożyć się na wzrost dochodu narodowego oraz podniesienia poziomu dobrobytu w Polsce. Ulgę B+R wprowadziła ustawa o innowacyjności. Z ulgi ma prawo skorzystać każdy przedsiębiorca niezależnie od wielkości firmy, który prowadzi działalność badawczo-rozwojową. Korzystanie z niej oznacza możliwość dodatkowego odliczenia od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych w wysokości 100%. Podatnicy o statusie centrum badawczo-rozwojowego mogą odliczyć nawet do 150% kosztów kwalifikowanych.
Ulga B+R przeznaczona jest dla podatników, którzy:
prowadzą działalność badawczo-rozwojową
uzyskują dochody z działalności gospodarczej opodatkowane wg skali podatkowej lub podatkiem liniowym.
Jak wskazuje art. 26e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą, która swoim zasięgiem obejmuje badania naukowe lub prace rozwojowe, które podejmowane są w sposób systematyczny i dążą do zwiększenia wiedzy, a także wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań. Na podstawie art. 4a pkt 27 ustawy o CIT badania te dzielą się na dwie kategorie:
badania podstawowe – inaczej prowadzone prace odkrywcze lub teoretyczne, których celem jest zdobycie nowej wiedzy
badania aplikacyjne – to prace, których celem jest zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności nastawionych na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług, a także na wprowadzaniu do tych produktów ulepszeń.
Koszty kwalifikowane to wydatki ponoszone przez przedsiębiorców na działalność badawczo-rozwojową, które mogą obniżyć dochód do opodatkowania 2 razy:
w całości jako koszty uzyskania przychodów
w zeznaniu podatkowym w ramach ulgi B+R (dochód do opodatkowania zostaje pomniejszony o limit procentowy określony w ustawie).
Kosztami kwalifikowanymi są:
wynagrodzenia pracowników razem ze składkami na ubezpieczenie społeczne z tytułu wymienionych należności w części finansowanej przez płatnika składek, o ile dotyczą one pracowników zatrudnionych w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej
wynagrodzenia osób z tytułu umów zlecenia lub umów o dzieło razem ze składkami na ubezpieczenia społeczne w zakresie związanym z działalnością badawczo-rozwojową w części finansowanej przez płatnika
nabycie sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych, które nie są środkiem trwałym
nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową
ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne oraz nabycie wyników badań naukowych świadczonych lub wykonywanych na podstawie umowy przez jednostkę naukową na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej
odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej o ile korzystanie to nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem zgodnie z art. 25 ust. 1 i 4
nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej pod warunkiem, że zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem zgodnie z art. 25
koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, które zostały poniesione na czynności wymienione w art. 26e ust. 2 pkt 5.
Kosztami kwalifikowanymi są również dokonywane w danym roku podatkowym odpisy amortyzacyjne środków trwałych oraz wartości niematerialne i prawne wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Wyłączone z nich są samochody osobowe, budowle, budynki i lokale będące odrębną własnością.
Podatnik o statusie centrum badawczo-rozwojowego może uznać za koszty kwalifikowane zgodnie z zasadami określonymi w ustawie:
odpisy amortyzacyjne od budowli, budynków i lokali, które są odrębną własnością i które wykorzystywane są w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej
koszty ekspertyz, opinii usług doradczych, które ponoszone są na rzecz innych podmiotów.
Odliczenia kosztów kwalifikowanych
Koszty kwalifikowane, które przedsiębiorca ponosi w ramach badań podstawowych mogą zostać odliczone tylko w sytuacji, kiedy badania prowadzone są na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową (ustawa o zasadach finansowania nauki z dnia 30 kwietnia 2010 roku). Jeżeli podatnik otrzymał zwrot kosztów (niezależnie w jakiej formie) lub zostały one odliczone od podstawy obliczenia podatku, to wtedy nie podlegają one odliczeniu.
Ustawa przewiduje również inny przypadek, który pozbawia prawa do odliczenia poniesionych kosztów kwalifikowanych. Dotyczy on sytuacji, w której w danym roku podatkowym podatnik prowadzi działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie posiadanego zezwolenia. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy przedsiębiorca nie uwzględnił kosztów kwalifikowanych w dochodzie zwolnionym z podatku na podstawie zezwolenia.
Wydatki na działalność B+R – zeznanie roczne
Podatnik prowadzący działalność badawczo-rozwojową odlicza koszty poniesione na tę działalność w rocznym zeznaniu podatkowym za rok, w którym poniósł koszty kwalifikowane. W przypadku straty lub kiedy wysokość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących odliczeń, to przedsiębiorca może dokonać odliczenia całej kwoty bądź pozostałej części w kolejnych zeznaniach składanych za następujące po sobie 6 lat podatkowe bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub mógł skorzystać z odliczenia.
Zeznanie roczne dotyczące ulgi badawczo-rozwojowej składa się w załączniku PIT/BR. Podatnik w ramach ulgi B+R może odliczyć od dochodu jedynie część wydatków poniesionych na działalność badawczo-rozwojową, które nie powinny przekroczyć:
150% - w przypadku podatnika mającego status centrum badawczo-rozwojowego będącego mikroprzedsiębiorcą, małym lub średnim przedsiębiorcą zgodnie z przepisami ustawy Prawo przedsiębiorców.
Jeżeli podatnik posiada status centrum badawczo-rozwojowego oraz nie jest mikro, małym lub średnim przedsiębiorcą, to kwota odliczenia kosztów kwalifikowanych nie może przekroczyć:
100% kosztów uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa z rejestracji wzoru przemysłowego
150% pozostałych kosztów kwalifikowanych.
Pozostali podatnicy mogą odliczać koszty kwalifikowane w wysokości nieprzekraczającej 100% kosztów kwalifikowanych. Zgodnie z art. 24a ust. 1b ustawy o PIT wydatki na działalność badawczo-rozwojową w ramach ulgi B+R można odliczyć dopiero po ich wyodrębnieniu w prowadzonej ewidencji. Wzór KPiR posiada oddzielną kolumnę 16 przeznaczoną do wpisywania tego rodzaju wydatków.
Wydatek poniesiony na działalność B+R - przykład
Przedsiębiorca prowadzi prace związane z działalnością badawczo-rozwojową. Chce stworzyć nowy system automatyki i informatyki. Przedsiębiorca nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego. Marzeniem podatnika jest stworzenie systemu, który będzie posiadał nowoczesne funkcje, które jeszcze nie są znane na rynku. Przedsiębiorca w celu wykonywania niezbędnych czynności zatrudnił w kwietniu 2022 roku na umowę o pracę programistę, który ma zająć się stworzeniem systemu. Wynagrodzenie programisty zostało ustalone na kwotę 7 000 zł brutto z terminem płatności na koniec miesiąca. Dodatkowo w kwietniu zostały zamówione potrzebne materiały, takie jak dyski i serwery. Programista przeprowadzał testy na systemach przedsiębiorcy. Jednocześnie należy zaznaczyć, że przedsiębiorca posiada status czynnego podatnika VAT.
Koszty badawczo-rozwojowe poniesione przez przedsiębiorcę w kwietniu 2022 roku:
wynagrodzenie programisty – 7 000 zł brutto
składki ZUS naliczone od wynagrodzenia programisty finansowane przez płatnika – 1 433,60 zł
zakup materiałów – 960 zł netto
odpisy amortyzacyjne za maszyny – 100 zł.
Koszty zakupu materiałów zostały ujęte w kolumnie 13 – „Pozostałe wydatki” w dacie dokonania zakupu. Do kolumny 13 na koniec miesiąca została dopisana również kwota dotycząca amortyzacji maszyn. Natomiast koszty wynagrodzenia i składek ZUS finansowane przez firmę zostały ujęte na koniec miesiąca:
kolumna 12 „Wynagrodzenia w gotówce i naturze” – wynagrodzenie brutto
kolumna 16 wzoru PKPiR „Koszty działalności badawczo-rozwojowej” – powyższe koszty ujęte w takich samych datach (zgodnie z art. 26e ustawy o podatku dochodowym).
Koszty związane z wytworzeniem prototypu systemu wyniosły razem 9 493,60 zł. Zostały w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i ujęte w kolumnach 12 oraz 13 księgi przychodów i rozchodów.
W ramach ulgi B+R podatnik może odliczyć:
100% kwoty wynagrodzenia oraz składek ZUS – 8 433,60 zł
100% pozostałych wydatków B+R – 1 060 zł.
W tym przypadku koszty kwalifikowane wynoszą 9 493,60 zł i jeżeli podatnik nie poniesie więcej żadnych innych wydatków w całym 2022 roku na działalność badawczo-rozwojową, to będzie mógł powyższe wydatki odliczyć od dochodu z działalności gospodarczej w ramach ulgi B+R w zeznaniu rocznym za 2022 rok (PIT/BR).
Prawo do ulgi B+R – jak udokumentować?
W przypadku przedsiębiorcy prowadzącego KPiR wszelkie poniesione wydatki powinny być udokumentowane w sposób na jaki wskazuje rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dodatkowo koszty z działalności badawczo-rozwojowej należy ująć w kolumnie 16 księgi, wpisując wszystkie koszty związane z tą działalnością. Nie ma tu znaczenia jaka część z tych kosztów zostanie odliczona od podstawy opodatkowania.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, sposób dokumentowania został określony w ustawie o rachunkowości. Przedsiębiorca ma obowiązek wyodrębnienia w księgach rachunkowych kosztów działalności badawczo-rozwojowej.
Ulgę badawczo-rozwojową rozlicza się w zeznaniu rocznym PIT-36 lub PIT-36L w zależności od wybranej formy opodatkowania. Należy razem z nimi złożyć załącznik PIT/BR.
