Czas pracy przedstawiciela handlowego

Przedstawiciel handlowy w większości wykonuje swoje obowiązki w terenie, poza siedzibą firmy. Dużą część czynności zawodowych dotyczących prowadzenia dokumentacji, wprowadzania danych do systemu wypełnia we własnym domu. Często na spotkanie z klientami udaje się też z domu. Ile godzin powinna trwać praca przedstawiciela handlowego? Jak należy prawidłowo wyliczyć czas pracy handlowca?

Czas pracy przedstawiciela handlowego

Art. 128 Kodeksu pracy wskazuje, że czasem pracy jest czas, w którym pracownik jest w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy bądź w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Pracownik może pozostawać do dyspozycji pracodawcy nawet jeżeli pracuje poza siedzibą firmy. Przedstawiciel handlowy wykonuje pracę, którą sam sobie zaplanuje w określonych ramach czasowych. Przemieszczając się z jednego miejsca w drugie powinien spotkać się z jak największą liczbą klientów, co oznacza, że ciągła zmiana miejsca świadczenia pracy winna być uwzględniana podczas planowania czasu pracy. 
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 sierpnia 2015 roku, sygn. akt III PK 152/14:

Czasem pracy (art. 128 § 1 kp) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Z tego punktu widzenia jest więc obojętne, jakim środkiem transportu pracownik się przemieszcza (własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy publicznym), jak również czym się zajmuje w czasie przejazdu (prowadzi samochód, świadczy pracę możliwą do wykonania w czasie przejazdu, czy też odpoczywa). Za czas pracy może być również uznany czas poświęcony na wykonywanie obowiązków pracowniczych w miejscu zamieszkania pracownika, jeżeli nie ma on zorganizowanego przez pracodawcę żadnego miejsca ("biura"), które mogłoby być traktowane jako filia siedziby pracodawcy. Podróż służbowa z reguły nie jest czasem pracy, jeżeli w jej trakcie pracownik nie wykonuje pracy. Wyjątkiem od tej reguły jest podróż odbywana w normalnych godzinach pracy lub gdy praca polega na ciągłym wykonywaniu czynności poza zakładem pracy (tzw. praca w terenie.

W przypadku przedstawiciela handlowego, przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby nie zostały przekroczone obowiązujące normy czasu pracy przy jednoczesnym prawidłowym rozliczeniu za wykonaną pracę. Zgodnie z przepisami (art. 129 kodeksu pracy) pracownik powinien wykonywać powierzone mu czynności przez 8 godzin w ciągu doby, w przeciętnie 40-sto godzinnym tygodniu pracy trwającym przeciętnie 5 dni.

Przedstawiciel handlowy jest normalnym pracownikiem, któremu przysługują wszystkie uprawnienia pracownicze. W większości jest pracownikiem mobilnym, który zarówno dojazd do miejsca pracy jak i powrót z pracy powinien uwzględnić w czasie pracy. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 2 stycznia 2009 roku, sygn. akt II PK 140/08 wskazuje iż czas pracy przedstawiciela handlowego przemieszczającego się po określonym terenie może być liczony od momentu wyjścia z domu do momentu powrotu do domu. Jeżeli więc przedstawiciel handlowy nie posiada zorganizowanego stałego biura i przemieszcza się pomiędzy klientami w celu realizacji zadań pracowniczych, to należy doliczyć do czasu pracy czas dojazdu do klienta i powrót do domu od klienta. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 grudnia 2008 roku, sygn. akt I PK 107/08, który wskazuje, że: 

czas pracy w rozumieniu art. 128 kp rozpoczyna się od wyjazdu z mieszkania pracownika handlowego w sytuacji, gdy pracodawca nie zorganizował dla niego żadnego miejsca, które mogłoby być traktowane jako zamiejscowa siedziba pracodawcy, a praca polegała w całości na wykonywaniu zadań w placówkach handlowych, do których pracownik dojeżdżał samochodem z zajmowanego przez siebie mieszkania; czas ten obejmuje również powrót do mieszkania po wykonaniu zasadniczego zadania pracowniczego.

Droga jaką ma do pokonania pracownik mobilny jest różna i trudno jest ją zawsze zaplanować z dużo wcześniejszym wyprzedzeniem, stąd wliczenie przejazdów do czasu pracy jest jak najbardziej uzasadnione. 
W zasadzie pracownik mobilny, który odbywa podróż służbową w czasie dojazdu do klienta oraz w drodze powrotnej do placówki nie jest w dyspozycji pracodawcy, ale nie oznacza to, że podróż taka nie powinna zostać wliczona do jego rozkładu czasu pracy przy uwzględnieniu odpoczynku dobowego zagwarantowanego przepisami Kodeksu pracy. 

Rozliczanie czasu pracy przedstawiciela handlowego

Przedstawiciel handlowy tak jak każdy inny pracownik za swoją pracę powinien otrzymać stosowne wynagrodzenie zgodnie z zakresem obowiązków oraz za czas przeznaczony na ich wykonanie, a także za czas przemieszczania się na określonym obszarze geograficznym. Zgodnie z przepisami specyficzna podróż służbowa pracownika mobilnego powinna być doliczona do czasu pracy. Do rozliczenia czasu pracy należy doliczyć także godziny pracy wykonanej ponad normę. W zasadzie czasu podróży przedstawiciela handlowego jaki przypada po godzinach wskazanych w umowie o pracę nie powinno brać się pod uwagę jako czasu pracy w godzinach nadliczbowych. 

PRZYKŁAD 
Przedstawiciel handlowy jednej z firm farmaceutycznych wykonuje czynności zawodowe zgodnie z zapisami umowy o pracę w godzinach 9:00 – 17:00. Na umówione spotkanie z klientem musiał dojechać 100 km. Aby zdążyć na spotkanie wyjechał z domu o godzinie 11:00. Spotkanie z klientem było zaplanowane na godzinę 15:00 i trwało do godziny 18:00. Pracownik wrócił do domu o godzinie 20:00. Musiał jeszcze uzupełnić dokumenty i wprowadzić je do systemu. Pracę wykonywał do godziny 21:00. 

Pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie za swój normalny czas pracy (9:00 – 17:00) i dodatkowo wynagrodzenie za pracę ponad czas normatywny liczony od godziny 17:00 do 18:00 i od 20:00 do 21:00 razem z dodatkiem za pracę w nadgodzinach, a za naruszenie dobowej normy odpoczynku należy mu się czas wolny. 

Czas pracy przedstawiciela handlowego najczęściej liczony jest na podstawie codziennych lub tygodniowych raportów przesyłanych przez przedstawiciela do jego przełożonego.
Raporty powinny zawierać wymienione informacje:

• harmonogram dnia
• liczbę odwiedzanych klientów
• czas poświęcony klientom
• czas na dojazd do klientów. 

Podsumowując przedstawiciel handlowy zgodnie z zawartą umową o pracę powinien otrzymać wynagrodzenie za pracę, dodatkowe wynagrodzenie za pracę oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Wynagrodzenie za nadgodziny najczęściej rozliczane jest w formie ryczałtu ustalonego w odpowiedniej wysokości zawartej w treści umowy o pracę. 

W przypadku przedstawicieli handlowych wykonujących czynności zawodowe w specyficznej podróży służbowej, pracodawcy mają prawo zastosować system podstawowego, zadaniowego i równoważnego czasu pracy. Przy zadaniowym czasie pracy lub w przypadku pracowników mobilnych otrzymujących ryczałt za nadgodziny, pracodawcy nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Do czasu pracy pracownika mobilnego zalicza się:

• czas dojazdu do klienta i powrót od niego
• czas przejazdu pomiędzy placówkami handlowymi.

Przedstawiciel handlowy powinien otrzymać wynagrodzenie za czas pracy w godzinach pracy jakie wyznaczył mu pracodawca w czasie, w którym pozostaje do jego dyspozycji. Jeżeli pracownik świadczy zadania pracownicze w domu i ponad normę, to pracodawca powinien ująć ten czas jako pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownikowi należy się za nią wynagrodzenie za godziny nadliczbowe plus dodatek za godziny ponadnormatywne.

Data publikacji: 2021-08-17, autor: FakturaXL