Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób prywatnych muszą przestrzegać pewnych zasad. Zgodnie z przepisami wszystkie takie transakcje powinny być zarejestrowane na kasie fiskalnej. Czy dodatkowo przedsiębiorca może wystawić fakturę na rzecz osoby prywatnej? Jeżeli tak, to jak powinna wyglądać taka faktura?
Zgodnie z przepisami sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej powinna być ewidencjonowana na kasie fiskalnej, a sprzedawca powinien przekazać klientowi paragon fiskalny dokumentujący zakup. Na paragonie znajdują się wszystkie konieczne informacje identyfikujące daną transakcję. Znajdują się na nim:
dane sprzedawcy
numer
data wystawienia
cena towaru
stawki podatków
wartość brutto.
Niektórzy przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej po spełnieniu określonych warunków wskazanych w rozporządzeniu. Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia, to transakcje sprzedaży musi wykazać na specjalnie stworzonym formularzu (ewidencja sprzedaży bezrachunkowej).
Sprzedaż na rzecz osób prywatnych nie wymaga od sprzedawcy dokumentowania za pomocą faktury, wystarczy sam paragon. Jednak czasami klienci mogą wystąpić z żądaniem wystawienia faktury. W takiej sytuacji sprzedawca ma obowiązek taką sporządzić w okresie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym została dokonana transakcja.
Informacje jakie powinna zawierać faktura wystawiona dla osoby prywatnej
Na fakturze wystawianej na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej powinny znaleźć się takie same informacje co na dokumencie sporządzanym na rzecz drugiego przedsiębiorcy, czyli:
data wystawienia dokumentu
numer faktury zgodny z przyjętą numeracją
imię, nazwisko oraz adresy sprzedawcy i klienta
NIP przedsiębiorcy
data dokonania lub zakończenia dostawy oraz data otrzymania zapłaty
nazwa towaru
jednostka miary oraz ilość sprzedanych produktów
cena jednostkowa netto
kwoty ewentualnych rabatów lub zniżek
wartość netto
stawka i wartość podatku VAT
suma sprzedaży netto z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku
kwoty podatku VAT uwzględniające podział na poszczególne stawki
wartość należności brutto.
Na dokumencie może znaleźć się też numer PESEL klienta, ale nie jest obowiązkowy.
Kiedy należy wystawić fakturę dla osoby prywatnej?
Sprzedawca wystawia fakturę na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej na jej wyraźne żądanie. Może ją dostarczyć w dowolnej formie: tradycyjnej, papierowej lub w wersji elektronicznej. Jeżeli chodzi o termin, to w tej kwestii obowiązują uregulowania prawne, które muszą być bezwzględnie stosowane. Inaczej przedsiębiorcy grożą kary finansowe. Jeżeli:
klient zgłosi chęć otrzymania faktury w okresie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym otrzymał towar – nie trzeba przygotowywać żadnych dodatkowych dokumentów, paragon stanowi wystarczający dowód zakupu
klient zgłosi chęć wystawienia faktury do końca miesiąca, w którym rzeczywiście doszło do finalizacji transakcji – faktura musi zostać sporządzona i przekazana do klienta w terminie nie późniejszym niż 15 dzień następnego miesiąca
klient zgłosi chęć otrzymania faktury po miesiącu od nabycia produktu, ale nie później niż 3 miesiące – faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej w 15 dniu od dnia złożenia prośby przez klienta.
Faktura wystawiona na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą nie stanowi zamiennika dla paragonu, który koniecznie powinien zostać wydany klientowi po dokonanej transakcji. Jeżeli przedsiębiorca zwolniony jest z ewidencjonowania na kasie fiskalnej, to w tej sytuacji faktura może być dokumentem potwierdzającym sprzedaż.
Jak wystawić fakturę na osobę prywatną w programie FakturaXL?
Fakturę dla osoby prywatnej wystawia się w taki sam sposób jak każdą inną fakturę w programie (nie ma osobnych specjalnych druków). W polu na nazwę firmy należy wpisać imię i nazwisko Nabywcy, a pole NIP pozostawić puste.
Jeśli na fakturze imiennej ma znaleźć się numer pesel to należy wpisać go w tym samym polu co imię i nazwisko pod spodem. Pole na nazwę Nabywcy jest wieloliniowe, można w nim nacisnąć klawisz Enter i wydłuży się w dół. Takie rozwiązanie pozwala na dopisanie dodatkowych danych jak pesel na fakturze dla osoby prywatnej.
