Obecnie coraz częściej wystawiane są faktury w formie elektronicznej. Nie wymagają one podpisu. Oprócz nich w obiegu znajdują się również dokumenty papierowe z podpisem i pieczątką przedsiębiorcy. Czy faktura bez podpisu jest prawidłowym dokumentem?
Faktura VAT jest dokumentem, który potwierdza dokonanie transakcji sprzedażowo-zakupowej. Obowiązkowo wystawia ją podatnik VAT na rzecz drugiej firmy będącej stroną transakcji. Faktura może zostać sporządzona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT na fakturze obowiązkowo powinny znaleźć się poniższe elementy:
kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii w sposób jednoznaczny identyfikujący fakturę
imiona i nazwiska bądź nazwy podatnika oraz nabywcy towarów/usług i ich adresy
numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku
numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o ile taka data została określona i różni się od daty wystawienia faktury
nazwa towaru lub usługi
miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
cena jednostkowa netto towaru lub usługi bez kwoty podatku
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto
wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług bez kwoty podatku
stawka podatku
suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku
kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
kwota należności ogółem.
Katalog danych jakie powinny znaleźć się na fakturze jest katalogiem otwartym. Oprócz elementów jakie zostały w nim uwzględnione, podatnik wystawiający fakturę ma prawo umieścić na dokumencie inne dodatkowe elementy jak np.: podpis, czy pieczątkę.
Do 2004 roku wystawiana i otrzymana faktura VAT obowiązkowo musiała być podpisana. Obecnie nie ma już takiego wymogu. Tak samo nie trzeba umieszczać na niej pieczątki.
Faktura z podpisem, czy bez podpisu?
Oba dokumenty, faktura z podpisem, czy bez podpisu niczym się nie różnią jeżeli chodzi o aspekt prawny. Jednak w niektórych okolicznościach, podpis na dokumencie może stanowić dowód w sprawie, np. wtedy kiedy sprzedawca odda sprawę do sądu z powodu nieuregulowanych należności. W takiej sytuacji nieopłacona faktura podpisana przez nabywcę jest dowodem, na podstawie, którego sąd z reguły wydaje nakaz zapłaty. W przypadku braku podpisu na fakturze sąd nie ma pewności co do takiego dowodu, dlatego przed wydaniem wyroku będzie musiał przesłuchać strony konfliktu oraz zebrać inne dowody itp.
Podsumowanie
Brak podpisu na fakturze nie jest błędem, ponieważ zgodnie z przepisami, podpis nie jest obowiązkowym elementem faktury. Jednak dokument bez podpisu posiada mniejszą wartość w przypadku sporu, który strony transakcji zdecydują się rozstrzygnąć w sądzie.
