Czy można wystawić fakturę VAT bez posiadania firmy?

Przepisy nie zabraniają osobom fizycznym wykonywania czynności za wynagrodzeniem w ramach różnych stosunków prawnych. Wynagrodzenie może być wypłacane nie tylko w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, ale również na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło. Czasami może zdarzyć się, że nabywca prosi o wystawienie faktury. Ustawa o VAT mówi, że osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej nie mogą wystawiać faktur. Mogą dokumentować wykonane czynności jedynie za pomocą rachunku.

Które podmioty uprawnione są do wystawiania faktur VAT? 

Art. 106b ust. 1 ustawy o VAT mówi, że wykonywanie czynności opodatkowanych wymaga od podatnika wystawienia faktury, a taką może sporządzić tylko podmiot o statusie czynnego podatnika VAT.

Za podatnika uważane są: 

• osoby prawne
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
• osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa jest w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Wymieniona działalność obejmuje przede wszystkim działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym także podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, jak również działalność osób wykonujących wolne zawody. Przede wszystkim są to czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły w celach zarobkowych. Wynika z tego, że status podatnika VAT zależy od okoliczności merytorycznych, co oznacza, że aby taki uzyskać nie jest konieczna rejestracja w CEIDG oraz na druku VAT-R składanym w urzędzie skarbowym. Samo wykorzystywanie towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych sprawia, że dana osoba fizyczna staje się podatnikiem podatku VAT. 

Osoby niebędące podatnikami podatku VAT

Jak wskazują przepisy podatkowe za przesłankę, która pozwala uznać osobę fizyczną za podatnika podatku VAT uważa się samodzielne wykonywanie działalności gospodarczej. Jednak należy pamiętać, że nie każda działalność wykonywana samodzielnie może zostać automatycznie uznana za działalność gospodarczą.

Zgodnie z art. 15 ust. 3 i ust. 3a ustawy o VAT za działalność gospodarczą wykonywaną samodzielnie nie zostają uznane czynności: 

• z których tytułu przychody wymienione są w art. 12 ust. 1 do 6 ustawy o PIT (głównie umowa o pracę)
• z których tytułu przychody wymienione są w art. 13 pkt 2 do 9 ustawy o PIT (chodzi o umowy cywilnoprawne jak umowa zlecenie oraz umowa o dzieło) pod warunkiem, że  z tytułu wykonania tych czynności osoby związane są ze zlecającym wykonanie tych czynności, więzami prawnymi jakie tworzą stosunek prawny pomiędzy zlecającym wykonanie czynności, a wykonującym te zlecane czynności i dotyczą warunków ich wykonywania, wynagrodzenia oraz odpowiedzialności zlecającego wykonanie tych czynności wobec osób trzecich
• usług twórców i artystów wykonawców zgodnie z przepisami o prawie autorskim i prawach pokrewnych, które wynagradzane są w formie honorariów za przekazanie lub udzielenie licencji do praw autorskich lub praw artystycznego wykonania lub ich wykonanie, w tym także wynagradzanych za pośrednictwem organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.

W związku z powyższym osoba fizyczna, która wykonuje określoną pracę w oparciu o umowę zlecenia i działa w tym zakresie samodzielnie i ma prawo wykorzystywać określone przedmioty dla celów zarobkowania w sposób ciągły nie jest uważana za podatnika podatku VAT. Oznacza to, że nie posiada uprawnień do wystawiania faktur VAT w zakresie prowadzonej aktywności. Podobna zależność występuje w przypadku osób wykonujących czynności zawodowe na podstawie umowy o pracę lub o dzieło. 

Rachunek zamiast faktury VAT – działalność osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej

Zgodnie z przepisami osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej niebędące podatnikami VAT nie mogą wystawiać faktur VAT, ale mają prawo wystawić rachunek. 
Art. 87 par. 1 Ordynacji podatkowej mówi, że: 

Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Co prawda powyższy przepis skierowany jest w stronę podatników prowadzących działalność gospodarczą, ale w tym przypadku chodzi głównie o działalność rozumianą przez przepisy Ordynacji podatkowej, a nie w rozumieniu ustawy o VAT. Zgodnie z art. 3 pkt 9 Ordynacji podatkowej za działalność gospodarczą uważana jest każda działalność zarobkowa w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, w tym także wykonywanie wolnego zawodu oraz każda inna działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet wtedy, kiedy inne ustawy nie zaliczają takiej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność do grupy przedsiębiorców. 
Przedstawione powyżej określenie działalności gospodarczej obejmuje swoim zakresem także czynności wykonywane samodzielnie na podstawie umów cywilnoprawnych. W związku z tym osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej nie jest uprawniona do wystawiania faktur, ale ma prawo do wystawienia rachunku.  

Podatnicy wymienieni w par. 1 art. 87 Ordynacji podatkowej, którzy otrzymali żądanie wystawienia rachunku jeszcze przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru muszą wystawić rachunek w terminie nie późniejszym niż 7 dni licząc od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. W przypadku, kiedy żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, to rachunek powinien zostać wystawiony w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. 

Dane jakie musi zawierać rachunek

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także z zakresu informacji jakie muszą być zawarte na rachunkach, rachunek będący potwierdzeniem dokonanej sprzedaży lub wykonanej usługi musi zawierać przynajmniej poniższe dane:

• imiona i nazwiska (nazwa albo firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego lub wykonawcy i odbiorcy usługi
• data wystawienia i numer kolejny rachunku
• określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług razem z ich cenami jednostkowymi
• ogólna suma należności wyrażona w liczbach i słownie.

Jeżeli osoba zgłosi żądanie wystawienia rachunku po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, to zgodnie z art. 87 par. 4 Ordynacji podatkowej, podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku. 

Podsumowanie

Co do zasady podmiotem uprawnionym do wystawiania faktur VAT jest podatnik w rozumieniu ustawy o VAT. Nie zawsze osoba, która chce uzyskać status podatnika musi koniecznie formalnie zarejestrować działalność gospodarczą. Status podatnika może uzyskać po spełnieniu materialnych warunków określonych w ustawie o VAT.

Data publikacji: 2023-03-15, autor: FakturaXL