W działalności gospodarczej czasami może zdarzyć się, że wystawiona faktura VAT zawiera błędy. W takiej sytuacji podatnik musi wystawić fakturę korygującą. Czy powinien na niej znaleźć się podpis nabywcy potwierdzający jej odbiór? Czy dokument powinien być odesłany do sprzedawcy? W niektórych przypadkach nie jest to konieczne.
Jeżeli korekta dotyczy zwrotów i rabatów z powodu zawyżenia stawki VAT, to oznacza że nie trzeba dopytywać klienta o potwierdzenie faktury korygującej, jeżeli korekta będzie dotyczyła: 1. faktur korygujących, które nie mają wpływu na zmianę kwoty podatku. Korekta dotyczy jedynie: opisu, danych, daty lub innych pozycji na fakturze nie będących pozycjami pieniężnymi 2. faktur korygujących, gdzie korekta wpływa na zwiększenie kwoty podatku (doszło do pomyłki w zakresie zaniżenia ceny lub kwoty podatku) podczas wystawiania faktury pierwotnej 3. faktur bez podatku (faktury na wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, eksport lub faktury za usługi dla odbiorców zagranicznych).
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej jest wymagane jedynie w sytuacji kiedy kwota podatku VAT umieszczona na fakturze zmniejsza się w wyniku dokonanej korekty. W skrócie nazywamy ją korektą „na minus”.
Podpis elektroniczny
Obecnie faktura korygująca może być przesłana do klienta w formie elektronicznej. Wystarczy, że system za pomocą którego następuje wysyłka będzie posiadał funkcję informującą, że dokument został dostarczony do adresata. Taka niezbędna informacja o potwierdzeniu dostarczenia znajduje się w programie FakturaXL.
Ważny odbiór, a nie podpis
Obecnie obowiązujące przepisy nie wymagają umieszczania podpisów wystawcy i kupującego na fakturach i fakturach korygujących. Ważny jest jedynie fakt uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej.
Dokumentem potwierdzającym odbiór faktury, który w zupełności wystarczy może być: 1. dokument pocztowy będący zwrotnym potwierdzeniem odbioru 2. e-mail od kontrahenta informujący, że otrzymał on wskazaną fakturę korygującą 3. komunikat pochodzący z programu pocztowego, np.: w formie załącznika, jeżeli wysyłamy korektę e-mailem.
Inny dowód
Potwierdzenie odbioru faktury korygującej nie jest konieczne w sytuacji kiedy: 1. faktura korygująca została wysłana do nabywcy, a więc próbowaliśmy ją dostarczyć 2. z dokumentacji posiadanej przez sprzedawcę wynika, że nabywca wie o tym, że faktura korygująca ma być wystawiona.
Potwierdzeniem faktury korygującej może być: 1. zgłoszenie reklamacyjne od klienta mające formę elektroniczną lub papierową 2. protokół zwrotu towaru podpisany przez nabywcę 3. wpływ należności za fakturę (płatność pomniejszona o wartość korekty).
Wszystkie wymienione wyżej dokumenty są potwierdzeniem, że kontrahent uzyskał informację i wie o korekcie lub się jej spodziewa. Na tej podstawie mamy prawo rozliczyć wystawioną i wysłaną do klienta fakturę korygującą. Nie trzeba czekać na podpis i jej odesłanie.
