Obowiązujące w Polsce przepisy dotyczące faktur pozwalają wysyłać dokumenty sprzedaży w formacie pdf na adres e-mail nabywcy. Coraz częściej dokumenty papierowe zostają zastąpione przez elektroniczne.
Obecnie wielu przedsiębiorców wystawia dokumenty elektroniczne. Zdaniem urzędu skarbowego jest to działanie zgodne z obowiązującymi przepisami. Pomimo pozytywnej opinii ze strony organu podatkowego część przedsiębiorców nadal ma wątpliwości i występuje z wnioskiem o wydanie interpretacji potwierdzającej możliwość wystawiania faktur elektronicznych w formie pliku pdf.
W interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14 września 2018 r. (sygn. 0115-KDIT1-3.4012.463. 2018.2EB) została rozstrzygnięta sprawa spółki zajmującej się sprzedażą detaliczną paliwa, która planowała wdrożyć w życie rozwiązanie umożliwiające klientowi samodzielną zapłatę za paliwo bezpośrednio przy dystrybutorze. Funkcjonalność dostępna po zainstalowaniu na smartfonie aplikacji mobilnej. Dodatkowo klient powinien posiadać osobiste konto użytkownika utworzone w Centralnym Systemie Płatności Mobilnych X i zarejestrowane w aplikacji mobilnej na smartfonie. W celu utworzenia konta należy przygotować następujące dane takie, jak: imię i nazwisko oraz adres, numer NIP lub PESEL, adres e-mail i numer telefonu. Zabezpieczeniem ma być kod PIN. Po zakupie, zrealizowana transakcja zostanie przesłana za pośrednictwem systemu spółki do kasy rejestrującej znajdującej się na stacji paliw celem zaewidencjonowania wartości sprzedaży i kwoty podatku. Na podstawie wcześniej zarejestrowanego paragonu, nabywca będzie mógł otrzymać fakturę. Dokument w formie elektronicznej miałby być przesłany na wskazany przez niego adres e-mail. Spółce zależało na potwierdzeniu, czy przesłanie faktury w formacie pdf na podany przez nabywcę adres e-mail jest zgodny z obowiązującymi przepisami. W wydanej interpretacji Dyrektor KIS potwierdził, że wysłanie faktury elektronicznej jest zgodne z przepisami ustawy o VAT argumentując swoje stanowisko tym, że faktura jest dokumentem zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Możną ją wystawić i otrzymać w dowolnym formacie elektronicznym. Istotne jest żeby zawierała wszystkie elementy wymagane przez ustawę o VAT. W interpretacji znalazło się między innymi stwierdzenie:
planowane wysyłanie faktur elektronicznych w formacie pliku pdf, z wykorzystaniem i za pośrednictwem infrastruktury X związanej z aplikacją mobilną, można uznać za wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT.
Podobne stanowisko zostało przedstawione w innej interpretacji wydanej 17 września 2018 r. (sygn.. 0112-KDIL2-2.4012.326. 2018.2.AP) w odpowiedzi na pytanie innego przedsiębiorcy w podobnej sprawie dotyczącej także sprzedaży paliwa w kontekście samoobsługowej zapłaty za pomocą aplikacji mobilnej.
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej
Interpretacja z 12 września 2018 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.491. 2018.1.PR) wydana przez Dyrektora KISzawiera pozytywną odpowiedź na pytanie dotyczące przechowywania faktur w formie elektronicznej. Spółka zajmująca się produkcją urządzeń spawalniczych, wystawiająca rocznie ok. 3 000 faktur, przechowuje je w formie papierowej. Jednak tak duża ilość dokumentów wymaga posiadania sporej ilości miejsca, dlatego też spółka postanowiła archiwizować faktury w plikach elektronicznych, co znacznie miało jej ułatwić pracę i przyspieszyć odszukanie konkretnej faktury, np.: w razie ewentualnej kontroli skarbowej. Dyrektor KIS stwierdził, że zgodnie z przepisami ustawy o VAT dozwolone jest przechowywanie faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (podobnie jak i papierowych) aż do momentu zakończenia terminu przedawnienia. Ważne aby została zachowana autentyczność pochodzenia dokumentu, integralność treści i jej czytelność oraz możliwy był szybki dostęp do zarchiwizowanych dokumentów.
Podobne stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji z dnia 15 maja 2017 r. (sygn. 0461-ITPP3. 4512.174.2017.2.AP) przez Dyrektora KIS, która dotyczyła faktur wystawianych przez spółkę odzieżową. Spółka może archiwizować e-faktury bez konieczności ich drukowania i przechowywania w wersji papierowej. W podanej interpretacji wyjaśniono także kwestię zwrotu towaru przez nabywcę w przypadku wystawienia faktury korygującej. Nabywca powinien potwierdzić ich odbiór. W przypadku nieotrzymania potwierdzenia odbioru (po dwukrotnej próbie przesłania), wnioskodawca ma prawo obniżyć podstawę opodatkowania na podstawie faktur korygujących przesłanych elektronicznie.
Podstawa prawna:art. 2 pkt 31 i 32, art. 111 ust. 3a pkt 1, art. 106b ust. 1 pkt 1 i ust. 3 pkt 1, art. 106g ust. 1 i ust. 3 pkt 1, art. 106h, art. 106m ust. 1 oraz art. 106n ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U z 2017 r. poz. 1221 ze zm.).
Podsumowanie
Faktury elektroniczne są coraz bardziej powszechne i powoli zaczynają wypierać z obiegu dokumenty papierowe. Dokument elektroniczny powinien być traktowany na równi z papierowym. Oznacza to, że zarówno wystawianie jak i wysyłanie faktur w formie pdf jest prawidłowym i naturalnym sposobem fakturowania. Jednak niektórzy podatnicy wymagają potwierdzenia prawidłowości tego rozwiązania poprzez wydanie odpowiedniej interpretacji indywidualnej, chociaż w świetle obowiązujących przepisów nie jest to działanie konieczne. Faktura jest prawidłowa, jeżeli zostaje zachowana jej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Powyższe dotyczy zarówno faktur papierowych jak i elektronicznych, które dodatkowo muszą uzyskać akceptację odbiorcy, ale niekoniecznie na piśmie.
