Przedsiębiorca dokumentuje sprzedaż za pomocą faktur VAT, które powinny być wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Prawo do ich wystawienia posiadają tylko określone podmioty gospodarcze.
jest dokumentem księgowym, który może mieć formę papierową lub elektroniczną. Zgodnie z przepisami musi zawierać określone elementy. Faktura elektroniczna wystawiana i otrzymywana jest w formie elektronicznej.
Podmioty uprawnione do wystawienia faktury
Jeżeli fakturę wystawi nieuprawniony lub nieistniejący podmiot, to przedsiębiorca, który zaksięguje taki dokument naraża się na zapłatę wyższego zobowiązania podatkowego. Od takiej faktury nie można odliczyć podatku naliczonego przez sprzedawcę. Fakturę VAT ma prawo wystawić:
każdy podatnik VAT, którego definicję można znaleźć w ustawie o VAT, dział III „Podatnicy, płatnicy i przedstawiciele podatkowi”, rozdział 1 „Podatnicy i płatnicy”. Jest nim przedsiębiorca:
zarejestrowany jako podatnik VAT czynny
zwolniony z VAT niezależnie od tego czy dokonał w US rejestracji na druku VAT-R, czy też nie dokonał
który wykonuje samodzielnie działalność gospodarczą
inne jednostki organizacyjne nieprowadzące działalności gospodarczej, a dokonujące sprzedaży lub świadczące usługi, np.: stowarzyszenia, czy fundacje
osoba działająca w imieniu i upoważniona przez podatnika, zwłaszcza przedstawiciel podatkowy
nabywca towarów i usług na podstawie zawartej umowy, w której dostawca upoważnia nabywcę do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz. Dodatkowo powinna zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę. Nabywca może wystawiać w imieniu i na rzecz sprzedawcy tylko faktury, które dokumentują:
dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu
przekazanie całości lub części zapłaty jeszcze przed dokonaniem sprzedaży
dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika z Polski jeżeli miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego
organ egzekucyjny (określony w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji) oraz komornicy sądowi, którzy wykonują czynności egzekucyjne w rozumieniu kodeksu postępowania cywilnego. Faktura wystawiana jest w sytuacji kiedy dłużnik ma obowiązek podatkowy związany ze sprzedażą towarów. Na fakturze muszą znaleźć się nazwy i adresy organów egzekucyjnych. W miejscu sprzedawcy należy podać dane dłużnika.
Czas na wystawienie faktury
Przedsiębiorca ma określony przepisami czas na wystawianie faktur. Wszystkie terminy zostały podane w Ustawie o VAT w art. 106i, Dział XI „Dokumentacja”, Rozdział 1 „Faktury”. Czas na wystawienie dokumentu zależy od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej oraz innych okoliczności.
Czas na przygotowanie dokumentacji sprzedażowej – różne okoliczności.
Sprzedaż produktu/usługi została dokonana – faktura winna być wystawiona nie później niż 15 dnia miesiąca następnego po miesiącu dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi
Zapłata części lub całości wartości zakupu przed otrzymaniem zakupionego towaru lub usługi – wystawienie faktury zaliczkowej w terminie nie późniejszym niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty od nabywcy. Wyjątkiem jest zapłata za dostawę towaru lub czynności w przypadku, których obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury z tytułu dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej i gazu przewodowego oraz świadczenia usług telekomunikacyjnych, ochrony osób, dozoru, ochrony i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, najmu, dzierżawy, leasingu oraz usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy o VAT z poz. 140-153, 174 i 175
30 dni licząc od dnia wykonania usługi – dotyczy usług budowlanych lub budowlano-montażowych
60 dni licząc od dnia wydania dostawy drukowanych gazet, książek, magazynów i czasopism z wyłączeniem map i ulotek
90 dni licząc od dnia realizacji działań związanych z drukowaniem gazet, książek, magazynów i czasopism, wyłączając zakup usług zagranicznych w przypadku, których VAT rozliczany jest w kraju nabywcy, do których zastosowanie ma art. 28b ustawy o VAT
120 dni licząc od dnia wydania dostawy drukowanych gazet, książek, magazynów i czasopism z wyłączeniem map i ulotek pod warunkiem, że w umowie zostało uzgodnione rozliczenie zwrotów wydawnictw
z dniem upływu terminu płatności – dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej i gazu przewodowego oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, ochrony osób, dozoru, ochrony i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, najmu, dzierżawy, leasingu oraz usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy o VAT z poz. 140-153, 174 i 175 z wyłączeniem zakupu usług zagranicznych, do których stosuje się art. 28b ustawy o VAT, gdzie osobą zobowiązaną do zapłaty podatku VAT jest nabywca
Nabywca otrzymał towar w opakowaniu zwrotnym i od razu pokrył koszt opakowania lub kiedy w umowie została ustalona wysokość kaucji za opakowanie, to w takiej sytuacji kaucja nie jest wliczana do podstawy opodatkowania na fakturze sprzedaży. Jeżeli nabywca nie zwróci opakowania zwrotnego, to podatnik powinien wystawić fakturę obciążającą dostawę w wysokości otrzymanej lub umówionej kaucji – faktura powinna być sporządzona najpóźniej 7-go dniaod określonego w umowie dnia zwrotu lub 60-go dnia od dnia wydania opakowania pod warunkiem, że w umowie nie został określony termin zwrotu opakowania
Podatnik korzystający ze zwolnienia VAT na podstawie obowiązujących przepisów (wartość ze sprzedaży) lub wykonujący czynności zwolnione z VAT nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT. Jednak to do niego należy decyzja o ich wystawieniu. Dostawca towaru prowadzący działalność gospodarczą ma obowiązek wystawić fakturę sprzedaży na wyraźne żądanie nabywcy złożone w terminie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym została dokonana sprzedaż towarów lub usług bądź sprzedawca otrzymał całość lub część zapłaty – faktura powinna być wystawiona w terminie, który zależy od czasu zgłoszenia chęci otrzymania takiej faktury. Żądanie zgłoszone w miesiącu sprzedaży, sprzedawcę obowiązuje podstawowy termin wystawienia faktury, czyli do 15-go dnia następnego miesiąca. Jeżeli żądanie miało miejsce po upływie miesiąca,w którym nastąpiła sprzedaż lub zapłata, podatnik ma czas na wystawienie faktury do 15 dnilicząc od dnia zgłoszenia żądania. Jeżeli żądanie nastąpi po upływie 3 miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym została dokonana sprzedaż towarów lub usług bądź otrzymano całość lub część zapłaty, to sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury. Może to zrobić tylko z własnej woli.
Podatnik nie może wystawić faktury wcześniej niż na 30 dni przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonania usługi, bądź otrzymaniem całości lub części zapłaty przed sprzedażą towarów/usług. Przepis nie ma zastosowania w przypadku faktur wystawianych w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mówi art. 19a ust. 3, ust. 4 oraz ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT o ile faktura zawiera informacje dotyczące okresu rozliczeniowego.
Obowiązkowe elementy na fakturze
jakie powinna zawierać faktura znajdują się w art. 106e ustawy o VAT. Faktura nie musi mieć oznaczenia „Faktura”, aby na jej podstawie podatnik mógł zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodu. Musi jedynie posiadać elementy określone w ustawie. Dokument powinien być sporządzony w 2 egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron bez konieczności umieszczania na nich oznaczeń: „oryginał”, „kopia”.
Na fakturze obowiązkowo muszą być wskazane między innymi takie elementy:
suma wartości sprzedaży netto wg poszczególnych stawek podatku razem ze sprzedażą zwolnioną
kwota należności ogółem.
Dodatkowe elementy na fakturze
Niektóre sytuacje wymagają, aby faktura zawierała inne dodatkowe informacje:
oznaczenie „Metoda kasowa” o dotyczy małych podatników, dla których obowiązek podatkowy za sprzedaż towarów/usług powstaje w dniu otrzymania całości lub części zapłaty dokonanej na rzecz czynnego podatnika VAT lub z dniem otrzymania całości lub części zapłaty nie później niż 180-ego dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi na rzecz innego podmiotu o dotyczy podatników, dla których obowiązek podatkowy powstaje w chwili otrzymania całości lub części zapłaty za wydanie towarów komisantowi na podstawie umowy komisu, przeniesienia własności towarów wynikającej z nakazu organu władzy publicznej lub podmiotu, który działa w jego imieniu w zamian za odszkodowanie, dokonywanej dostawy towarów w egzekucji, świadczenia usług na zlecenie sądów lub prokuratury, które związane są z postępowaniem sądowym lub przygotowawczym, jak również świadczenia usług zwolnionych od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37-41
oznaczenie „Samofakturowanie" Nabywca towarów/usług może wystawić fakturę w imieniu sprzedawcy po spełnieniu określonych warunków. Strony transakcji (sprzedawca i nabywca) zawierają umowę na podstawie, której nabywca zostaje upoważniony do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz dostawcy. Dodatkowo musi zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę
oznaczenie „Mechanizm podzielonej płatności” tzw. split payment Takie oznaczenie umieszcza na fakturze nabywca towarów/usług w sytuacji kiedy sam ma obowiązek rozliczenia podatku. Dotyczy to jedynie czynnych podatników VAT sprzedających towary z załącznika nr 15 do ustawy o VAT w przypadku, gdy kwota transakcji jest na kwotę powyżej 15000 zł.
oznaczenie „Odwrotne obciążenie” (reverse charge) Takie oznaczenie umieszcza się na fakturze sprzedaży usług do innych krajów tzw. Eksport usług.
oznaczenie „Procedura marży dla biur podróży” Dotyczy podmiotów świadczących usługi turystyczne, u których podstawą opodatkowania jest kwota marży. Nie muszą one na fakturze umieszczać ceny jednostkowej netto, kwoty zniżek, rabatów, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, sumy podatku
oznaczenie „Procedura marży – towary używane”, „Procedura marży – dzieła sztuki”, „Procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” Przedsiębiorca zajmujący się dostawą towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, u których podstawą opodatkowania jest marża nie ma obowiązku umieszczania na fakturze ceny jednostkowej netto, kwoty zniżek, rabatów, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, ani sumy podatku
Podatnik, który korzysta z przedmiotowego lub podmiotowego zwolnienia z VAT obowiązkowo na wystawianej fakturze sprzedażowej powinien wskazać przepis ustawy lub aktu, przepis dyrektywy 2006/112/WE bądź innej podstawy prawnej, która jest podstawą zwolnienia od podatku. Na fakturze nie trzeba umieszczać: stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, sumy podatku
umieszczenie na fakturze nazwy oraz adresu organu egzekucyjnego lub komornika sądowego Fakturę sporządza organ egzekucyjny lub komornik sądowy w imieniu i na rzecz dłużnika jeżeli sprzedaż dotyczy towarów w ramach licytacji. Na dokumencie muszą znaleźć się również dane podatnika, jak jego imię i nazwisko lub nazwa oraz adres. Dokument musi być sporządzony w 3 egzemplarzach
Faktura wystawiana przez przedstawiciela podatkowego na rzecz i w imieniu podatnika. Na dokumencie koniecznie musi znaleźć się imię i nazwisko lub nazwa oraz adres i numer NIP przedstawiciela
Faktura wystawiana w związku z wewnątrzwspólnotową dostawą nowych środków transportu wymaga umieszczenia na niej daty dopuszczenia środka transportu do użytku. Dodatkowo do faktury należy dołączyć informację o przebiegu pojazdu, liczbę godzin roboczych, w których używany był nowy środek transportu
Faktury dotyczące wydatków urzędów obsługujących gminę i faktur księgowanych przez urząd muszą koniecznie zawierać NIP nabywcy oraz dane identyfikacyjne gminy. Jako dodatkowe informacje wykazane na fakturze należy wskazać dane o odbiorcy towarów lub usług (chodzi o jednostkę działającą w imieniu gminy). Dane umieszcza się w pozycji „odbiorca faktury”.
