Jednym z podstawowych dokumentów księgowych potwierdzających dokonaną sprzedaż jest faktura VAT. Dokument ten musi posiadać wymagane dane. Czy do jednych z nich należy podpis?
Zgodnie z przepisami, na fakturze powinny znaleźć się dane wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Są to między innymi:
data wystawienia
kolejny numer nadany w ramach jednej serii jednoznacznie identyfikujący fakturę
imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów/usług razem z ich adresami
numer NIP
nazwa towaru lub usługi
jednostka miary
ilość
cena jednostkowa
kwota
stawka podatku VAT
suma netto z podziałem na stawki
kwota podatku VAT
należność ogółem.
Wśród wymaganych danych na fakturze nie został wymieniony podpis. Dodatkowo w rozporządzeniu znajduje się zapis mówiący, że w niektórych przypadkach na fakturze może znaleźć się węższy zakres wymaganych danych oraz inny może też być sposób przeliczania kwot w walutach obcych wykazywanych na fakturach oraz późniejsze terminy wystawiania dokumentów.
Zgodnie z przepisami, w 2004 roku został zniesiony obowiązek podpisywania wystawianych i otrzymywanych faktur. Nie ma też obowiązku umieszczania na dokumentach pieczątki firmowej. Wymóg akceptacji dokumentu potwierdzającego daną transakcję został utrzymany w stosunku do szczególnych przypadków i dokumentów. Przykładem potwierdzenia faktury może być np. podpis.
Szczególne dokumenty wymagające akceptacji
faktura RR
faktura korygująca
nota korygująca.
Faktura RR Faktura RR dotyczy zakupu produktów rolnych oraz niektórych usług świadczonych przez rolników ryczałtowych. Ten rodzaj faktury wystawia nabywca towaru, a nie sprzedawca jak ma to miejsce w przypadku tradycyjnej faktury. Wykaz elementów jakie powinny znaleźć się na fakturze RR zawiera art. 116 ust. 1 i 2 ustawy o VAT. Zgodnie z przepisem, prawidłowo sporządzony dokument powinien zawierać czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub same podpisy, a także imiona i nazwiska tych osób. Podsumowując faktura RR koniecznie musi być podpisana czytelnie przez nabywcę i sprzedawcę. Rolnik podpisując się na fakturze stwierdza w ten sposób poprawność danych umieszczonych na dokumencie, a także potwierdza prawidłowość spisanego oświadczenia, że jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z zapłaty podatku. Rolnik, który składa podpis na fakturze potwierdza tym samym rzeczywisty charakter transakcji.
została podwyższona cena lub została stwierdzona pomyłka w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.
Wśród wymienionych elementów jakie powinna zawierać faktura korygująca brak jest wymienionego podpisu. Jednocześnie art. 29a ust. 13 ustawy o VAT zawiera zapis, że korekta faktury wymaga uzyskania przez sprzedawcę potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Potwierdzenie wymagane jest w szczególności, kiedy korekta wpływa na zmniejszenie kwoty VAT na fakturze. Sprzedawca, który jest w posiadaniu potwierdzenia odbioru faktury korygującej ma prawo do obniżenia podstawy opodatkowania VAT. Jednym ze sposobów potwierdzającym odbiór dokumentu może być np. podpis nabywcy złożony na fakturze korygującej, a także poświadczenie odbioru faktury za pomocą e-maila, czy za pomocą faxu. Od wymienionej zasady obowiązuje wyjątek. Zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT dopuszcza się obniżenie podstawy opodatkowania VAT, nawet jeżeli podatnik nie otrzymał potwierdzenia pomimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej, a z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługi ma świadomość, że dana transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami jakie zostały określone na fakturze korygującej.
Nota korygująca Dokumentem korygującym fakturę jest też nota korygująca. Sporządza ją nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą błędy. Nota korygująca powinna być zaakceptowana przez sprzedawcę w podobny sposób jak faktura korygująca.
Za pomocą noty zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT nie można skorygować:
miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług
ceny jednostkowej towaru lub usługi
kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen
wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług
stawki podatku
sumy wartości sprzedaży netto
kwoty należności ogółem.
Podsumowanie - brak podpisu na fakturze
Z zasady faktury VAT wystawiane są na rzecz podatników prowadzących działalność gospodarczą. W niektórych przypadkach sporządzane są na żądanie nabywcy będącej osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Dokumentują sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Kwestie związane z wystawianiem faktur reguluje ustawa o VAT i Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 roku w sprawie wystawiania faktur. Zgodnie z nim na fakturach nie jest wymagany podpis ani sprzedawcy, ani nabywcy. Podpisu, a w zasadzie potwierdzenia wymagają, jedynie dokumenty szczególne, jak: faktura korygująca, nota korygująca, czy faktura RR.
