Faktura VAT dokumentuje wykonaną transakcję, wyświadczoną usługę albo przekazanie towarów pomiędzy firmami. Na fakturze widnieje wartość dobra, stawka, a także kwota podatku i dane obu kontrahentów.
Za wystawianie faktur odpowiada podatnik oraz upoważnione przez niego osoby bądź osoba. Zgodnie z art. 106e ustawy o VAT, na fakturze nie trzeba składać podpisu wystawcy (poza fakturą VAT RR). Zawarcie podpisu na fakturze, a przede wszystkim przygotowanie upoważnienia dla pracownika do wystawiania faktur jest rekomendowane głównie w firmach, gdzie występuje rozbudowana struktura organizacyjna.
Kiedy przydatne jest upoważnienie do wystawiania faktur?
Szczególnie w momencie, kiedy właściciela nie ma w firmie.
Upoważnienie w znacznym stopniu ułatwia weryfikację osoby, która jest zaangażowana w proces sprzedaży towarów oraz usług, a także jej fakturowania, dzięki czemu można usunąć nieprawidłowości z tym związane. To także skuteczny sposób, aby maksymalnie ograniczyć ryzyko wystąpienia pomyłek i stworzyć jeden spójny schemat dedykowany do wystawiania faktur. To zdecydowane uproszczenie względem osoby odpowiedzialnej za nieprawidłowości albo nadużycia dotyczące wystawiania faktur i wyznaczania zasad oraz stopnia przyznanej odpowiedzialności.
Można spotkać również schemat, gdzie pracownik w podpisywanej umowie ma już zawarte upoważnienie, jednak ten zabieg stosuje się stosunkowo rzadko.Czy upoważnienie jest obowiązkowe?
Faktura nie musi zawierać danych osoby, która ją wystawia. W teorii każdy pracownik firmy mógłby wystawić dokument sprzedaży, jednak w praktyce przedsiębiorcy chcą za wszelką cenę unikać takich sytuacji. Jednak upoważnienie zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, wyłudzeń i innych oszustw, które mogą odbyć się w miejscu pracy. Pomyłki też występują znacznie rzadziej, a jeśli się pojawią, można szybko znaleźć przyczynę pomyłki i dokonać korekty. Procedura wystawiania faktur również jest przejrzysta, dzięki czemu nie trzeba martwić się brakami w numeracji czy prowadzeniem księgowości firmy przez nieodpowiedzialne osoby.
Upoważnienie, mimo iż nieobowiązkowe odgrywa istotną rolę w organizacji spraw firmy. Zaufani pracownicy zostają w ten sposób docenieni, dlatego upoważnienie może być traktowane jako przywilej.
Sam dokument upoważnienia do wystawiania faktur pobiera się z sieci albo drugą opcją jest wygenerowanie dokumentu w systemach umożliwiających prowadzenie księgowości w firmie. Upoważnienie musi zawierać informacje na temat zakresu obowiązków dotyczących przywileju. Nie może zabraknąć również danych pracownika, a także osoby upoważnionej. Niezbędnym elementem są informacje o możliwości odwołania upoważnienia, jeśli zajdzie taka konieczność. Kompletny dokument umieszcza się w aktach osobowych pracownika, dzięki czemu ryzyko zgubienia zostaje maksymalnie ograniczone.Uprawnienia do wystawiana faktur przez pracownika w programie FakturaXL
Oprogramowanie FakturaXL pozwala na dodanie dodatkowych użytkowników (pracowników) do konta właściciela firmy. Można to zrobić w zakładce Ustawienia > Użytkownicy klikając w przycisk Dodaj użytkownika.Każdy dodatkowy użytkownik programu może mieć odpowiednio ograniczone uprawnienia, które można nadawać klikając w przycisk Zarządzaj > Uprawnienia. Domyślnie wszystkie uprawnienia są włączone, więc pracownik może od razu wystawiać faktury.
Ciekawą opcją jest możliwość włączenia opcji Pokazywania wyłącznie tych faktur i dokumentów, które sam wystawił. Pozwala to na ograniczenie widoczności pozostałych dokumentów firmy.
Co istotne, dodając dodatkowych użytkowników jako pracowników firmy, każdy z nich posiada własny login i hasło, jest więc możliwość sprawdzenia w historii dokumentu kto go wystawił lub edytował.
Data publikacji: 2024-09-18, autor: FakturaXL
