Przedsiębiorca ma prawo upoważnić wybraną przez siebie osobę do kontaktów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W tym celu powinien złożyć odpowiedni wniosek w ZUS-ie.
Przedsiębiorca może wyznaczyć inną osobę, która w razie potrzeby w jego imieniu będzie kontaktowała się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Osobą upoważnioną może być zarówno pracownik jak i przedstawiciel biura rachunkowego, które prowadzi sprawy księgowo-kadrowe przedsiębiorcy. Pełnomocnictwo wypełnia się i przesyła do ZUS-u na druku ZUS PEL. Upoważnienie może być jednorazowe, do wykonania tylko jednej, określonej czynności lub stałe do załatwiania wszelkich spraw z ZUS-em za pośrednictwem portalu PUE lub w inny sposób.
Formularz ZUS PEL
Druk pełnomocnictwa ZUS PEL składa się z 5 części, które przedsiębiorca musi wypełnić.
1. Dane osoby udzielającej pełnomocnictwa Jest to miejsce na wpisanie danych właściciela firmy, który udziela pełnomocnictwa. Należy wpisać:
numer PESEL, a w razie jego nie posiadania, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości
datę urodzenia
imię i nazwisko
adres do korespondencji
nazwę państwa o ile nie jest nim Polska
numer telefonu.
Jeżeli pełnomocnictwa udziela spółka z większą ilością przedstawicielstw, to należy wpisać dane więcej niż jednej osoby udzielającej pełnomocnictwa. W tej sytuacji dodatkowo koniecznie musi zostać wypełniony załącznik PEL-Z, który powinien zostać dołączony do formularza głównego.
2. Oświadczenie osoby udzielającej pełnomocnictwa W tym miejscu określa się czy osoba, która została wskazana powyżej działa:
w imieniu własnym
w imieniu reprezentowanej przez tę osobę firmy, spółki, czy instytucji.
W przypadku załączenia druku PEL-Z, to taka opcja powinna być zaznaczona. Jeżeli pełnomocnictwo udzielane jest w imieniu innego podmiotu, to koniecznie oprócz numeru NIP należy wpisać nazwę tego podmiotu, czyli płatnika składek, adres jego siedziby oraz REGON.
3. Dane pełnomocnika Ta część służy do podania danych osoby, której udzielane jest pełnomocnictwo. Należy uzupełnić:
numer PESEL, jeżeli nie został nadany to podaje się rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
datę urodzenia
imię i nazwisko
adres do korespondencji
nazwę państwa jeżeli jest inne niż Polska
numer telefonu (jego podanie nie jest obowiązkowe).
4. Zakres pełnomocnictwa Pełnomocnictwo może być udzielone w częściowym lub pełnym zakresie.
pełnomocnictwo jednorazowe udzielone do wykonania jednej określonej czynności lub załatwienia określonej sprawy oraz wpisanie do czego służy, np. do odbioru korespondencji w konkretnej sprawie
pełnomocnictwo do załatwiania spraw w ZUS-ie w okresie, który zostanie wskazany
pełnomocnictwo do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS ze wskazaniem okresu na jaki zostaje ono udzielone.
Pełnomocnictwo może zostać udzielone na czas nieokreślony lub na czas określony ze wskazaniem tego okresu. Pełnomocnik może reprezentować przedsiębiorcę we wszystkich sprawach w ZUS-ie, ale nie musi mieć dostępu do konta na portalu PUE ZUS. W takim przypadku przedsiębiorca musi zaznaczyć opcję „do załatwiania spraw w ZUS”. Pełnomocnik może też mieć tylko dostęp do PUE ZUS we wskazanym zakresie, to wtedy należy zaznaczyć jedynie opcję „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)”. Jeżeli zostaną wybrane obie opcje, to pełnomocnik będzie mógł załatwiać wszystkie sprawy w ZUS-ie i dodatkowo będzie posiadał dostęp do PUE we wskazanym zakresie.
5. Określenie roli pełnomocnika Przedsiębiorca może określić rolę jaką będzie pełnił pełnomocnik
ubezpieczony
świadczeniobiorca
płatnik składek
komornik.
Pełnomocnictwo do roli ubezpieczonego, świadczeniobiorcy, płatnika składek może być ograniczone jedynie do korespondencji. Dodatkowo, płatnik składek może posiadać wgląd do E-ZLA.
Pełnomocnictwo udzielane w imieniu własnym w zależności od udzielonej roli może oznaczać, że pełnomocnik będzie widział dane przedsiębiorcy, takie jak:
ubezpieczony – informacje o stanie konta osoby ubezpieczonej, dane o zgłoszeniach do ubezpieczeń, informacje o podstawach oraz składkach, zwolnieniach lekarskich, składkach zgromadzonych w OFE oraz na subkoncie ZUS
świadczeniobiorca – informacje o świadczeniach wypłacanych lub już wypłaconych przez ZUS, np. emerytura, renta, zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński, również informacje o wysokości tych świadczeń, zwolnienia lekarskie, formularze PIT
płatnik składek – stan rozliczeń z ZUS-em, dane osób zgłoszonych do ubezpieczeń przez płatnika, ich elektroniczne zwolnienia lekarskie, dostęp do aplikacji e-Płatnik przez którą istnieje możliwość składania dokumentów ubezpieczeniowych (jeżeli płatnik zgłasza do ubezpieczenia mniej niż 100 ubezpieczonych)
komornik – dane kancelarii i wnioski oraz odpowiedzi w sprawie udostępniania danych osobowych.
Jeżeli przedsiębiorca nie ograniczy zakresu pełnomocnictwa, to pełnomocnik otrzyma pełny dostęp do danych w określonej roli. Pozwoli mu to składać różne wnioski i otrzymywać na nie odpowiedzi. W tym momencie wniosek jest już prawie wypełniony. Wystarczy wpisać datę i podpisać się.
Pełnomocnictwo do kontaktów w razie kontroli
Jeżeli przedsiębiorca chce, aby podczas kontroli reprezentowała go inna osoba, to powinien dodatkowo wypełnić i złożyć formularz PEL-K. Ten rodzaj pełnomocnictwa obowiązuje jedynie podczas kontroli i wygasa z dniem odebrania protokołu kontroli.
Odwołanie pełnomocnictwa w ZUS-ie
Jeżeli przedsiębiorca zmieni zdanie co do udzielonego pełnomocnictwa, to może je w każdej chwili odwołać. Służy do tego formularz PEL-O. Wypełniony należy przekazać do ZUS-u. Pełnomocnictwo może zostać odwołane zarówno przez przedsiębiorcę, jak i samego pełnomocnika. Jeżeli spółka posiada wieloosobowe przedstawicielstwo, to wymaga się, aby został dołączony jeszcze załącznik PEL-Z.
Złożenie formularza PEL-O oznacza całkowite odwołanie wcześniej udzielonych pozwoleń. Jeżeli przedsiębiorca chce jedynie ograniczyć zakres dotychczas udzielonego pełnomocnictwa, to powinien jeszcze raz wypełnić i złożyć druk PEL i wskazać w nim zakres obowiązywania pełnomocnictwa.
Wszystkie dostępne druki związane z udzieleniem lub odwołaniem pełnomocnictwa można złożyć w formie papierowej osobiście w placówce ZUS-u lub przekazać w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy PUE.
